Gửi dữ liệu Hóa đơn máy tính tiền đến Cơ quan Thuế trên Sapo OmniAI

Theo Điều 30, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán hàng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trong ngày.

Lưu ý:

Khi nào cần thực hiện: Cuối ngày làm việc hoặc định kỳ trong ngày, kế toán/chủ cửa hàng cần thực hiện thao tác này để đẩy toàn bộ dữ liệu các hóa đơn đã xuất tại cửa hàng lên hệ thống của Tổng cục Thuế.

Cảnh báo rủi ro:

Nếu chậm hoặc không gửi, doanh nghiệp/hộ kinh doanh có thể bị phạt từ 2 - 20 triệu đồng.

Cách 1: Gửi dữ liệu thủ công

Hiện tại trên ứng dụng Sapo Invoice trên phần mềm Sapo OmniAI không hỗ trợ gửi dữ liệu hóa đơn máy tính tiền lên Cơ quan thuế thủ công.

Nếu cần gửi dữ liệu thủ công, bạn cần truy cập tài khoản Sapo Invoice của cửa hàng để thao tác. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Cách 2: Gửi dữ liệu tự động (theo khung giờ)

Bạn có thể thiết lập gửi dữ liệu hóa đơn máy tính tiền lên CQT theo các khung giờ được cấu hình sẵn.

Điều kiện áp dụng:

Tính năng này CHỈ hỗ trợ với Chữ ký số HSM (Server) hoặc Chữ ký số từ xa (Remote Signing). Đối với chữ ký số từ xa, bạn cần bật máy lên để xác nhận ký số, do đó lưu ý để ý khi có yêu cầu ký vào các khung giờ gửi tự động.
KHÔNG hỗ trợ Chữ ký số USB Token (do USB Token yêu cầu cắm thiết bị và nhập PIN thủ công mỗi lần ký).

Quy trình cài đặt:

Bước 1: Truy cập thiết lập ký số

Trên thanh menu bên trái trang quản trị Sapo OmniAI, mục Kế toán và Thuế, chọn Sapo Invoice > Cài đặt (biểu tượng bánh răng góc dưới cùng bên trái).
Chọn mục Thiết lập ký số.

Bước 2: Kích hoạt tính năng tự động

Kéo xuống cuối màn hình Thiết lập ký số, tìm mục Cài đặt tự động.
Tích chọn vào ô vuông: Tự động gửi hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế.

Bước 3: Cấu hình thông tin gửi

Sau khi tích chọn, bảng cấu hình chi tiết sẽ hiện ra. Bạn cần điền đầy đủ các trường thông tin sau:

Chữ ký số (*): Bấm vào danh sách thả xuống và chọn chữ ký số bạn muốn dùng để ký gửi dữ liệu (Ví dụ: Chữ ký số HSM HILO-CA...).
- Lưu ý: Danh sách chỉ hiển thị các chữ ký số HSM hoặc ký số từ xa đang hoạt động và đã đăng ký tờ khai.
Thời gian (*): Chọn các khung giờ bạn muốn hệ thống tự động thực hiện gửi dữ liệu (Ví dụ: 12:30, 17:00, 23:30).
- Giới hạn: Bạn được chọn tối đa 3 khung giờ trong ngày.
Email nhận thông báo: Nhập địa chỉ email của kế toán hoặc chủ cửa hàng. Sau mỗi lần hệ thống gửi dữ liệu tự động, kết quả (thành công/thất bại) sẽ được gửi về email này để bạn nắm bắt.

Bước 4: Lưu thiết lập

Sau khi điền đủ thông tin, bấm nút Lưu ở góc trên bên phải màn hình để hoàn tất.

Lưu ý quan trọng khi dùng tính năng tự động:

Khung giờ sau 23:30: Nếu cửa hàng của bạn có phát sinh hóa đơn sau 23:30 (sau khung giờ quét cuối cùng của hệ thống), bạn bắt buộc phải chủ động gửi thủ công các hóa đơn này ngay trong ngày (trước 24:00) để tránh bị phạt do chuyển dữ liệu quá thời hạn quy định.
Kiểm tra email: Nên thường xuyên kiểm tra email thông báo để đảm bảo dữ liệu đã được gửi thành công. Nếu nhận được thông báo thất bại, cần vào phần mềm kiểm tra và gửi lại thủ công ngay.