Tạo và quản lý phiếu chi trên màn bán hàng tại quầy POS

Quản lý các khoản chi tiêu như trả tiền nhà cung cấp, hoàn tiền cho khách, hay chi phí vận hành là rất quan trọng. Tính năng quản lý phiếu chi trên Sapo POS giúp bạn tạo và theo dõi các khoản chi này một cách tự động và thủ công, đảm bảo sổ quỹ luôn chính xác và minh bạch.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn được cấp quyền truy cập vào mục Sổ quỹ và thực hiện các thao tác tạo, xem, sửa phiếu chi.

1. Cơ chế tạo phiếu chi tự động

Sapo POS được thiết kế để tự động hóa việc ghi nhận chi phí cho các hoạt động thường xuyên, giúp bạn giảm bớt thao tác thủ công.

Các sự kiện tạo phiếu chi tự động:

Thanh toán phiếu nhập kho: Khi bạn xác nhận thanh toán cho một đơn hàng nhập kho từ nhà cung cấp.
Hoàn tiền khách hàng: Khi bạn tạo một giao dịch hoàn tiền cho khách trên một đơn hàng đã bán.

Cơ chế ghi nhận vào sổ quỹ:

Nếu phương thức thanh toán của các sự kiện trên là Tiền mặt → Hệ thống sẽ tự động tạo một Phiếu chi tiền mặt.
Nếu phương thức thanh toán là hình thức khác (Chuyển khoản, quẹt thẻ...) → Hệ thống sẽ tự động tạo một Phiếu chi vào Tài khoản ngân hàng.

2. Hướng dẫn tạo phiếu chi thủ công

Đối với các khoản chi không gắn liền với các sự kiện tự động (ví dụ: trả lương nhân viên, chi phí điện nước, chi phí văn phòng...), bạn cần tạo phiếu chi thủ công.

Bước 1: Truy cập màn tính năng tạo phiếu chi

Trong trang quản trị, trên thanh menu bên trái bạn kéo xuống KÊNH BÁN HÀNG, tìm bấm chọn POS để truy cập màn bán hàng tại quầy.
Tại thanh menu dọc (bên trái màn hình), bạn chọn biểu tượng Sổ quỹ.
Trên màn quản lý Sổ quỹ > nhấn nút Tạo phiếu và chọn Tạo phiếu chi.

Bước 2: Điền thông tin chi tiết cho phiếu chi

Tại mục Thông tin chung:

Loại quỹ: Chọn quỹ bạn dùng để chi tiền.
- Tiền mặt: Ghi nhận chi bằng tiền mặt tại chi nhánh.
- Tài khoản ngân hàng: Ghi nhận chi bằng chuyển khoản. Bạn cần chọn tiếp Tài khoản chuyển tiền từ danh sách các sổ quỹ ngân hàng đã thiết lập.
  Lưu ý: Hệ thống chỉ hiển thị các tài khoản ngân hàng đã được bạn thiết lập thành Sổ quỹ.
Nhóm đối tượng nhận: Chọn nhóm đối tượng nhận tiền (Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên...). Lựa chọn này sẽ lọc danh sách ở trường "Đối tượng nhận".
Đối tượng nhận: Chọn hoặc nhập tên người/tổ chức nhận tiền.
Lý do chi: Chọn lý do chi phù hợp từ danh sách đã được cấu hình sẵn.
Giá trị: Nhập chính xác số tiền đã chi.
Nhóm chi phí: Hệ thống sẽ tự động gợi ý dựa trên "Lý do chi" bạn đã chọn.
Diễn giải: Ghi chú thêm thông tin chi tiết về khoản chi để dễ đối soát sau này.

Tại mục Thông tin bổ sung:

Chi nhánh xuất quỹ: Chọn chi nhánh thực hiện giao dịch chi tiền (bắt buộc khi Loại quỹ là "Tiền mặt").
Ngày chi tiền: Mặc định là ngày hiện tại, nhưng bạn có thể chọn lại ngày trong quá khứ nếu cần.
Mã phiếu chi: Bạn có thể tự nhập mã theo quy tắc riêng, nếu để trống, hệ thống sẽ tự động sinh mã.

Tại mục Ảnh chứng từ:

Ảnh chứng từ: Kéo thả hoặc tải lên ảnh chụp hóa đơn, biên lai để làm bằng chứng. (Hỗ trợ định dạng .png, .jpeg, tối đa 10 ảnh, mỗi ảnh không quá 2MB).

Bước 3: Lưu phiếu chi

Sau khi kiểm tra lại toàn bộ thông tin, bạn nhấn Lưu để hoàn tất việc tạo phiếu chi.

Lưu ý:

Các trường thông tin có dấu * là trường bắt buộc.

3. Xem và cập nhật phiếu chi

Màn hình Sổ quỹ bạn có thực hiện các thao tác:

3.1. Lọc và xem báo cáo thu chi theo thời gian

Tại màn hình Sổ quỹ, bạn nhấn vào ô hiển thị ngày tháng.
Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc mong muốn từ lịch hiện ra.
Hệ thống sẽ ngay lập tức cập nhật lại các số liệu Tổng thu, Tổng chi và danh sách phiếu theo khoảng thời gian bạn vừa chọn.
Tại đây bạn có thể dễ dàng phân biệt dữ liệu phiếu thu có màu xanh cây, dữ liệu phiếu chi có màu đỏ.

3.2. Tìm kiếm một phiếu cụ thể

Nhấn vào ô "Nhập mã phiếu, tham chiếu, chứng từ gốc".
Nhập thông tin bạn cần tìm (ví dụ: PVN00271).
Hệ thống sẽ tự động lọc và hiển thị các kết quả trùng khớp.

3.3. Xem chi tiết phiếu chi

Tại màn hình Sổ quỹ, bạn có thể tìm kiếm và nhấn vào mã phiếu chi cần xem.
Màn hình chi tiết sẽ hiển thị đầy đủ thông tin bạn đã nhập, bao gồm thông tin chung, giá trị, diễn giải và các ảnh chứng từ đính kèm.

Đầu trang:
- Mã phiếu chi: Nếu bạn không nhập mã phiếu, hệ thống tự sinh mã với tiền tố PVN.
- Chi nhánh xuất quỹ.
- Ngày tạo phiếu.
- Nhóm chi phí.
- Lý do chi.
Thông tin chung:
- Tên đối tượng nhận tiền và nhóm đối tượng nhận.
- Giá trị và phương thức thanh toán trên phiếu. Nếu là tài khoản ngân hàng thì tại đây sẽ hiển thị thông tin tài khoản, ví dụ: BIDV - 123455656 - Nguyễn Văn A.
- Diễn giải và tham chiếu.
Ảnh chứng từ:
- Danh sách ảnh liên quan đến giao dịch.
- Click vào ảnh để xóa/phóng to.

3.4. Cập nhật thông tin phiếu chi

Sapo POS cho phép bạn chỉnh sửa một số thông tin trên phiếu chi đã tạo như Diễn giải, Tham chiếu, và Ảnh chứng từ.
Để sửa, bạn chỉ cần mở chi tiết phiếu chi và nhấp trực tiếp vào trường thông tin cần thay đổi.

Mẹo:

Hãy luôn đính kèm ảnh chụp hóa đơn, biên lai hoặc chứng từ liên quan vào phiếu chi.
Điều này giúp việc đối soát và kiểm tra sổ sách sau này trở nên dễ dàng và minh bạch hơn rất nhiều.