Xuất file đơn hàng

Tính năng Xuất file đơn hàng cho phép bạn trích xuất dữ liệu đơn hàng từ hệ thống ra file Excel để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau như lưu trữ, thống kê báo cáo, đối soát, chia sẻ dữ liệu với các bộ phận liên quan hoặc xử lý thủ công khi cần thiết.

Bước 1: Truy cập tính năng

• Từ trang quản trị Sapo, trên thanh menu bên trái chọn Đơn hàng > Danh sách đơn hàng.
• Tại giao diện Danh sách đơn hàng, bạn nhấn vào nút Xuất file.

Bước 2: Chọn phạm vi xuất dữ liệu

Bạn có thể lựa chọn một trong các phạm vi xuất sau:

• Tất cả đơn hàng: Xuất toàn bộ đơn hàng trong cửa hàng.
• Đơn hàng trên trang này: Chỉ xuất các đơn hàng đang hiển thị ở trang hiện tại.
• Các đơn hàng được chọn: Xuất các đơn hàng mà bạn đã tích chọn thủ công.
• [Số lượng] đơn hàng phù hợp với kết quả tìm kiếm: Xuất các đơn hàng phù hợp với điều kiện tìm kiếm và bộ lọc hiện tại (ví dụ: 4098 đơn hàng phù hợp).

Bước 3: Chọn loại file xuất

Bạn có thể lựa chọn một trong ba định dạng file sau, tùy vào mục đích sử dụng:

• File tổng quan theo đơn hàng: Xuất danh sách đơn hàng, mỗi dòng là một đơn.
• File tổng quan theo sản phẩm: Xuất danh sách mặt hàng trong các đơn hàng, mỗi dòng là một sản phẩm.
• File chi tiết: Xuất đầy đủ thông tin chi tiết từng đơn hàng và sản phẩm trong đơn.

Bước 4: Thao tác nâng cao

1. Xuất kèm dữ liệu Metafields (Trường thông tin mở rộng)

• Nếu cửa hàng của bạn có tạo thêm các trường thông tin mở rộng (Metafields) để quản lý đơn hàng theo đặc thù riêng, bạn có thể xuất các dữ liệu này ra file báo cáo.
• Để thực hiện xuất kèm dữ liệu Metafields, bạn tích chọn dòng Xuất kèm dữ liệu Metafields.

2. Tùy chỉnh trường dữ liệu xuất

• Tính năng này cho phép bạn lựa các trường dữ liệu hiển thị và thay đổi vị trí các cột để nhóm các thông tin liên quan nằm liền kề nhau trên file Excel tải về.
• Để thực hiện tùy chỉnh trường dữ liệu xuất, bạn thao tác như sau:
  • Nhấp vào dòng Tùy chọn trường dữ liệu xuất (biểu tượng hình bánh răng), hệ thống hiển thị danh sách toàn bộ các trường dữ liệu hỗ trợ xuất.
  • Ẩn/Hiện cột: Tại mục Thêm cột hiển thị, bạn đánh dấu tích vào ô trống trước tên trường dữ liệu để chọn xuất cột đó. Bỏ dấu tích nếu không muốn cột đó xuất hiện trong file.
  • Sắp xếp vị trí cột: Tại mục Cột hiển thị, bạn nhấn giữ biểu tượng di chuyển (dấu 6 chấm) bên cạnh tên trường dữ liệu và kéo thả lên/xuống để thay đổi thứ tự. Các cột ở trên cùng sẽ hiển thị từ trái sang phải trên file Excel.
  • Sau khi hoàn tất, nhấn nút Lưu để áp dụng thiết lập hoặc nút Quay về mặc định để khôi phục lại cấu hình ban đầu của phần mềm.

3. Tối ưu hóa cấu trúc và định dạng dữ liệu Excel

Khi sử dụng tính năng xuất dữ liệu đơn hàng, hệ thống đã được chuẩn hóa để mang lại trải nghiệm tính toán liền mạch nhất cho người dùng:

• Định dạng tự động tương thích: Toàn bộ dữ liệu số tiền (Tạm tính, Khách đã trả, Tổng tiền...) đều được định dạng theo chuẩn số liệu kế toán (Number) có phân cách hàng nghìn. Các dữ liệu mang tính định danh (Mã đơn, Số điện thoại) được định dạng dưới dạng Văn bản (Text) nhằm tránh hiện tượng mất số 0 ở đầu chữ số.
• Xử lý đơn hàng nhiều sản phẩm: Với các đơn hàng bao gồm nhiều sản phẩm, thông tin chung của đơn hàng (Mã đơn, Tên khách, Địa chỉ...) ở dòng đầu tiên sẽ được sao chép và lặp lại đầy đủ tại các dòng sản phẩm tiếp theo, đảm bảo không bị đứt gãy thông tin khi sử dụng bộ lọc (Filter).
• Giới hạn xuất file: Để đảm bảo tính ổn định và hiệu năng xử lý, đối với các trường hợp dữ liệu lớn, hệ thống sẽ tự động trích xuất 100.000 dòng dữ liệu đầu tiên.

Bước 5: Nhận file qua email

Sau khi hoàn tất cài đặt và xác nhận, hệ thống sẽ xử lý và gửi file Excel đến địa chỉ email bạn đã đăng ký.