Với Sapo OmniAI, bạn có thể thêm, sửa, xoá, cập nhật số lượng lô trực tiếp cho sản phẩm. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn Thêm mới lô sản phẩm để đảm bảo kiểm soát chất lượng và vòng đời sản phẩm một cách tối ưu.

Điều kiện tiên quyết

• Quyền tài khoản: Tài khoản được phân quyền Xem sản phẩm, Tạo sản phẩm, Sửa sản phẩm, Khởi tạo & sửa tồn kho sản phẩm tại Cấu hình > Quản lý nhân viên.

  Xem hướng dẫn phân quyền tại đây.

Cách 1: Thêm mới lô ở chi tiết sản phẩm/phiên bản sản phẩm

1. Bước 1: Tại trang quản trị Sapo, trên thanh menu bên trái, chọn Sản phẩm > Danh sách sản phẩm > chọn sản phẩm có quản lý theo lô - hạn sử dụng.

   Trường hợp sản phẩm chưa quản lý theo lô, bạn cần tích chọn mục Quản lý lô - HSD > Lưu để thêm lô sản phẩm. Ngoài ra bạn có thể xem thêm các hình thức cập nhật sản phẩm quản lý lô - HSD tại đây.

2. Bước 2: Trong màn hình chi tiết sản phẩm:
   • Với sản phẩm không có phiên bản kéo xuống khối Thông tin kho, chọn Thêm lô
   • Với sản phẩm có phiên bản sản phẩm > tại mục Phiên bản nhấn chọn vào phiên bản cần thêm mới lô > trang chi tiết phiên bản sản phẩm kéo xuống mục Thông tin kho > chọn Thêm lô
3. Bước 3: Tại pop-up thêm mới lô, bạn điền thông tin lô bao gồm:
   • Mã lô (bắt buộc): mã lô của 1 phiên bản sản phẩm là duy nhất để định danh và không được tạo mã lô trùng nhau. Nhập mã lô cần đảm bảo:
     • Tối đa 50 ký tự, không chứa ký tự đặc biệt.
     • Mã lô có phân biệt ký tự in hoa - in thường.
   • Ngày sản xuất (không bắt buộc): Chọn ngày sản xuất lô hàng.
   • Hạn sử dụng (không bắt buộc): Chọn ngày hết hạn của lô hàng, ngày hết hạn phải lớn hơn hoặc bằng ngày sản xuất.
   • Lưu kho tại: Chọn chi nhánh lưu kho cho lô. Trong các chi nhánh mà sản phẩm lưu kho chỉ chi nhánh lưu kho lô mới có thể bán lô và quản lý tồn kho cho lô.

   Tại bước này, bạn có thể nhấn chọn nút Thêm lô khác để thêm nhiều lô cùng 1 lúc, hệ thống đang hỗ trợ tối đa 50 lô cho một sản phẩm/phiên bản sản phẩm.

4. Bước 4: Sau khi nhập xong thông tin lô, bạn bấm nút Thêm lô để xác nhận hoặc Huỷ nếu không muốn cập nhật.
5. Bước 5: Trong trường hợp cửa hàng của bạn có thêm quản lý kho, tại mục Bảng phân bổ tồn kho, tab Kho lưu trữ và Lô sản phẩm đều hỗ trợ cho phép chỉnh sửa tồn kho bằng cách nhấn chọn vào biểu tượng bút chì (✎) ở cột tồn kho của chi nhánh.

   Chỉnh sửa tồn kho ở tab Kho lưu trữ:

   • Khi bấm chọn chỉnh sửa hiển thị màn hình pop-up Điều chỉnh tồn kho theo lô
     • Chọn mã lô, chi nhánh cần chỉnh sửa tồn kho, bấm vào biểu tượng bút chì (✎), nhập số lượng và lý do điều chỉnh
     • Bấm Lưu để hoàn tất hoặc Huỷ nếu không cập nhật nữa.

   Chỉnh sửa tồn kho ở tab Lô sản phẩm:

   • Với cửa hàng có 1 chi nhánh:
     • Chọn mã lô, chi nhánh cần chỉnh sửa tồn kho, bấm vào biểu tượng bút chì (✎), nhập số lượng và lý do điều chỉnh
     • Bấm Lưu để hoàn tất hoặc Huỷ nếu không cập nhật nữa.
   • Với cửa hàng có từ 2 chi nhánh:
     • Khi bấm chọn chỉnh sửa hiển thị màn hình pop-up Điều chỉnh tồn kho theo lô
     • Chọn mã lô, chi nhánh cần chỉnh sửa tồn kho, bấm vào biểu tượng bút chì (✎), nhập số lượng và lý do điều chỉnh
     • Bấm Lưu để hoàn tất hoặc Huỷ nếu không cập nhật nữa.

Cách 2: Thêm mới lô bằng cách nhập file Excel tồn kho sản phẩm

Bạn có thể thêm mới lô đồng thời cập nhật tồn kho cho lô sản phẩm bằng cách nhập file Excel tồn kho sản phẩm.

1. Bước 1: Tại trang quản trị, trên thanh menu bên trái, chọn Quản lý kho > Tồn kho > chọn Nhập file
2. Bước 2: Tại pop-up Nhập file cập nhật tồn kho sản phẩm bấm chọn Tải file dữ liệu mẫu
3. Bước 3: Nhập các thông tin trên file, như sau:
   • Tên sản phẩm (không bắt buộc)
   • SKU (bắt buộc): nhập mã SKU của sản phẩm, đây là trường bắt buộc dùng để định danh sản phẩm.
   • Mã lô (bắt buộc với sản phẩm quản lý lô - HSD): các sản phẩm có nhiều mã lô, bạn nhập thành nhiều dòng sản phẩm và mỗi mã lô nhập trên 1 dòng.
   • Ngày sản xuất (không bắt buộc): nhập ngày sản xuất của lô tương ứng
   • Hạn sử dụng (không bắt buộc): nhập hạn sử dụng của lô tương ứng
   • Tồn kho (không bắt buộc): nhập số lượng tồn kho của từng lô cần cập nhật của từng chi nhánh
4. Bước 4: Tại trang quản trị, trên thanh menu bên trái, chọn Quản lý kho > Tồn kho > chọn Nhập file > Kéo thả file hoặc tải file vừa nhập lên. Hệ thống sẽ xử lý dữ liệu và gửi kết quả chi tiết về email và mục thông báo trên phần mềm.

Lưu ý hệ thống xử lý thông tin lô như sau:

• Sản phẩm quản lý lô - HSD thì bắt buộc phải có mã lô.
• Nếu mã lô của sản phẩm trên file không trùng mã nào: hệ thống thêm mới mã lô và ghi nhận Ngày sản xuất, Hạn sử dụng và tồn kho theo file
• Nếu mã lô của sản phẩm trên file trùng mã đã có của sản phẩm: hệ thống cập nhật các thông tin Ngày sản xuất, Hạn sử dụng, tồn kho theo thông tin trên file. Nếu ô Ngày sản xuất, Hạn sử dụng bỏ trống thì hệ thống sẽ giữ nguyên thông tin hiện có.

Cách 3: Thêm mới lô qua đơn nhập hàng

Ngoài các cách thêm mới lô trực tiếp, bạn cũng có thể thêm lô mới khi có hàng cần nhập. Xem hướng dẫn thêm lô sản phẩm khi đang tạo đơn nhập hàng tại đây.