Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Tạo đơn đặt hàng nhập trên Sapo OmniAI

Tính năng Đặt hàng nhập giúp bạn dễ dàng theo dõi số lượng hàng hóa đặt mua từ nhà cung cấp, kiểm soát tiến độ nhập hàng và quản lý chi phí một cách chính xác.

Điều kiện tiên quyết:

Bước 1: Truy cập tính năng Đặt hàng nhập

  • Trên trang quản trị Sapo, chọn Quản lý kho > Đặt hàng nhập> Chọn Tạo đơn đặt hàng (góc phải màn hình).

Bước 2: Chọn nhà cung cấp:

  • Trên giao diện tạo đơn, nhấp vào ô Tìm nhà cung cấp để chọn nhà cung cấp đã tạo hoặc nhập tên để tìm kiếm.
  • Nếu chưa có nhà cung cấp, chọn Thêm mới nhà cung cấp để nhập thông tin.
Lưu ý:
  • Nếu nhân viên không được cấp quyền Quản lý nhà cung cấp thì chỉ có thể nhìn thấy tên mà không xem được thông tin chi tiết.

Bước 3: Nhập Thông tin đơn đặt hàng, bao gồm:

  • Mục Chi nhánh nhập: đang là chi nhánh mặc định. Với cửa hàng có nhiều chi nhánh, bạn có thể bấm vào mục và chọn lại chi nhánh nhập hàng.
  • Mục Thông tin bổ sung, bạn thực hiện nhập các thông tin:
    • Nhân viên phụ trách
    • Ngày nhập dự kiến
    • Mã đơn nhập (Nếu để trống, hệ thống tự sinh mã)
    • Tham chiếu

Bước 4: Chọn sản phẩm đặt hàng nhập

    Tại mục Sản phẩm bạn chọn 1 trong các cách sau để thêm sản phẩm:

    Cách 1: Tìm kiếm sản phẩm thủ công qua thanh tìm kiếm

    • Bấm chọn vào ô tìm kiếm
    • Gõ tên sản phẩm, mã SKU vào ô tìm kiếm
    • Tìm và chọn sản phẩm

    Cách 2: Thêm nhanh sản phẩm mới

    • Bấm chọn vào ô tìm kiếm, chọn Thêm mới sản phẩm
    • Nhập các thông tin sản phẩm trên cửa sổ Thêm nhanh sản phẩm
    • Bấm Thêm để hoàn tất.

    Cách 3: Sử dụng máy quét mã vạch để thêm sản phẩm vào đơn

    Cách 4: Chọn nhiều sản phẩm cùng lúc với tính năng Chọn nhiều

    • Bấm chọn nút Chọn nhiều bên cạnh ô tìm kiếm.
    • Trên màn cửa sổ Chọn nhiều sản phẩm, bạn có thể tìm kiếm theo tên, SKU, Barcode sản phẩm như cách 1.
    • Tích chọn ô vuông trước tên các sản phẩm, phiên bản sản phẩm nhập hàng.
    • Nhấn Áp dụng để hoàn tất.
    Lưu ý:
    • Tính năng đặt hàng nhập chỉ áp dụng cho sản phẩm đơn lẻ, không hỗ trợ cho sản phẩm combo.
    • Chỉ sản phẩm có quản lý kho tại chi nhánh đang chọn mới có thể tìm kiếm và thêm vào đơn.
    • Nếu thêm sản phẩm xong đổi chi nhánh nhập thì có thể xảy ra lỗi khi tạo đơn.
    • Chỉ hỗ trợ thêm tối đa 500 dòng ở trong đơn nhập hàng.

    Bạn có thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa sau khi đã thêm sản phẩm:

    Điều chỉnh số lượng

    Ngay tại cột Số lượng, bạn có thể nhập số lượng bằng bàn phím hoặc nhấn mũi tên lên/xuống để tăng giảm.

    Lưu ý:
    • Số lượng tối đa cho mỗi sản phẩm là 999,999 (gần một triệu). Với các sản phẩm có đơn vị tính lẻ (như kg, mét...), bạn có thể nhập thêm tối đa 3 chữ số thập phân sau dấu chấm (ví dụ: 15.5 kg hoặc 10.250 m).

    Chỉnh đơn giá sản phẩm

    Nhấn vào phần Đơn giá của dòng sản phẩm → popup điều chỉnh giá sẽ hiển thị. Tại popup:

    • Bạn nhập lại đơn giá
    • Chọn loại chiết khấu: theo giá trị hoặc %, điền giá và % chiết khấu tương ứng
    • Nhấn Áp dụng

    Thay đổi đơn vị tính của sản phẩm

    Nếu sản phẩm có nhiều đơn vị (vd: hộp, thùng…), bạn có thể:

    • Nhấn vào mũi tên cạnh tên đơn vị tính đang hiển thị (ví dụ: “Hộp”)
    • Chọn đơn vị mới trong danh sách (ví dụ: “Thùng”)
    • Nhập số lượng theo đơn vị mới

    Ví dụ: Nếu mỗi Thùng chứa 12 Hộp, khi bạn chọn “Thùng” và nhập số lượng là 2, hệ thống sẽ hiểu là bạn đang nhập 24 hộp.

    Tách dòng sản phẩm

    Dùng khi một sản phẩm có nhiều mức giá (như hàng khuyến mãi, nhập từ nhiều nguồn).

    Các bước thực hiện:

    1. Tại khối sản phẩm bạn tích chọn ô Tách dòng.
    2. Sau đó, thêm lại chính sản phẩm đã có trên danh sách→ hệ thống tự tạo dòng mới.
    3. Bạn nhập giá và số lượng riêng biệt cho mỗi dòng.

    Ví dụ: Bạn nhập 100 cây bút giá 2.000đ và 50 cây giá 1.800đ, hãy dùng tính năng Tách dòng để tạo 2 dòng riêng biệt và nhập đúng giá cho từng dòng. Việc này giúp quản lý giá vốn chính xác theo từng lần nhập hàng.


    Bước 5: Nhập các thông tin thanh toán, bổ sung

    Tại khối Thanh toán, bạn thực hiện điều chỉnh:

    • Bấm chọn Thêm giảm giá hoặc phím tắt F6 > Chọn loại giảm giá theo Giá trị hoặc % > Nhập giá trị giảm tương ứng, đảm bảo tổng giá trị giảm không lớn hơn tổng tiền sản phẩm > nhấn Thêm giảm giá để hoàn tất.
    • Bấm chọn Thuế > Tích chọn Áp dụng thuế > chọn Áp dụng để hoàn tất. Trường hợp Giá bán đã bao gồm thuế, bạn có thể chỉnh sửa cấu hình cài đặt thuế bằng cách bấm vào dòng chữ “tại đây” để chuyển qua màn cấu hình. Xem thêm hướng dẫn Cấu hình thuế tại đây.

    Tại mục Ghi chú, Tag bạn nhập và chọn thêm thông tin nếu có.

    Bước 6: Hoàn tất đơn đặt hàng nhập

    Sau khi nhập đầy đủ thông tin bạn có các tùy chọn sau để hoàn tất đơn đặt:

    Thao tác Mô tả Ảnh hưởng kho
    Hủy Hủy đơn đặt hàng và không tiếp tục tạo đơn Không ảnh hưởng đến số lượng kho
    Tạo đơn đặt hàng Tạo đơn ở trạng thái Đơn nháp, cần phải duyệt đơn thì mới có thể nhập hàng từ đơn đặt này Không ảnh hưởng đến số lượng tồn kho
    Tạo & duyệt đơn đặt hàng Tạo đơn và trạng thái đơn là Chờ nhập Tăng số lượng “Đang về kho” của sản phẩm
    Lưu ý:
    • Tài khoản nhân viên không được cấp quyền Xem giá vốn sẽ không thao tác được bước này.