Khi cần đặt thêm hàng từ nhà cung cấp, cửa hàng cần có 1 chứng từ lưu lại danh sách các sản phẩm đặt, rồi sau đó khi hàng về đối chiếu để tạo đơn nhập hàng từ đơn đặt đã có. Tính năng đặt hàng nhập giúp lưu trữ, theo dõi quản lý các đơn đặt trước nhà cung cấp của cửa hàng.

1. Tạo đơn đặt hàng nhập trực tiếp

Bước 1: Chọn Quản lý kho > Đặt hàng nhập > Tạo đơn đặt hàng nhập

Bước 2: Bạn nhấp chuột vào ô Tìm nhà cung cấp để chọn nhà cung cấp đã tạo trên Sapo hoặc nhập tên vào ô tìm kiếm. Nếu chưa tạo nhà cung cấp, bạn nhấp chọn Thêm mới nhà cung cấp, pop-up sẽ hiện ra để bạn nhập thông tin nhà cung cấp.

Lưu ý: Trường hợp nhân viên tạo đơn không có quyền xem nhà cung cấp vẫn có thể nhìn thấy tên nhà cung cấp và chọn, các thông tin chi tiết khác sẽ được ẩn.

Bước 3: Chọn Thông tin đơn đặt hàng nhập: Chi nhánh tạo đơn, Nhân viên phụ trách, Ngày nhập dự kiến, Mã đơn đặt (nếu bỏ trống hệ thống tự sinh mã). Nhập tham chiếu, ghi chú, gắn tag cho đơn (nếu có)

Bước 4: Chọn Thông tin sản phẩm theo các cách sau: 

• Cách 1: Gõ vào ô tìm kiếm và chọn từng sản phẩm. Bạn có thể thêm mới sản phẩm nhanh trên màn tạo đơn đặt hàng nhập

• Cách 2: Dùng máy quét mã vạch quét mã sản phẩm vào đơn.
• Cách 3: Bấm nút Chọn nhiều, tìm kiếm, chọn danh sách nhiều sản phẩm để đặt hàng nhập nhà cung cấp

Lưu ý:

• Chỉ sản phẩm có quản lý kho tại chi nhánh đang chọn mới có thể tìm kiếm và thêm vào đơn.

• Nếu thêm sản phẩm xong đổi chi nhánh nhập thì có thể xảy ra lỗi khi tạo đơn

• Chỉ hỗ trợ thêm tối đa 500 dòng ở trong đơn đặt hàng nhập

Sau khi thêm được các sản phẩm muốn đặt vào đơn, bạn điền tiếp các thông tin:

• Số lượng: Bạn nhấp vào ô Số lượng rồi nhập con số tương ứng
  
• Đơn giá: Hệ thống gợi ý đơn giá nhập là giá vốn hiện tại của sản phẩm, bạn nhấn vào giá trị đơn giá để sửa hoặc thêm chiết khấu cho sản phẩm
  

Bước 5:  Điền chiết khấu đơn (nếu có), chọn đơn đặt Có áp dụng thuế hay không (cửa hàng đang bật cấu hình Thuế thì mới hiện ô chọn áp dụng thuế ở đơn đặt)

Bước 6: Chọn:

• Tạo đơn đặt hàng: để tạo đơn ở trạng thái Đơn nháp, cần phải duyệt đơn thì mới có thể nhập hàng từ đơn đặt này
• Tạo và duyệt đơn đặt hàng: để tạo đơn ở trạng thái Chờ nhập
• Hủy: bỏ đơn đang tạo và thoát ra màn danh sách đơn đặt hàng nhập

Lưu ý:

Nếu tài khoản không có quyền xem giá vốn thì chỉ thao tác thêm được sản phẩm và số lượng sản phẩm để đặt hàng nhập. Đơn giá sẽ lấy giá vốn lưu của sản phẩm. Các trường thông tin Thành tiền, Tổng Tiền, Chiết khấu, Thuế, Tiền cần trả NCC sẽ ẩn.

2. Tạo đơn đặt hàng bằng cách nhập file excel

Để tạo đơn đặt hàng nhập bằng file excel bạn thao tác như sau:

Bước 1: Chọn Quản lý kho > Đặt hàng nhập > Nhập file > chọn Tải file mẫu nhập đơn đặt hàng nhập

Bước 2: Mở file excel mẫu đơn đặt, nhập thông tin theo file mẫu có sẵn

• Thông tin chung của đơn đặt

• Bảng thông tin sản phẩm

Lưu ý: Nếu tài khoản không có quyền xem giá vốn thì các trường Đơn giá, chiết khấu sản phẩm, Chiết khấu đơn đặt để trống

Bước 3: Tại pop-up nhập file trên phần mềm, Chọn chi nhánh, Nhà cung cấp > chọn tải file vừa điền thông tin lên và bấm Nhập file

Bước 4: Xử lý hệ thống
Hệ thống sẽ xử lý file và gửi thông báo tình trạng xử lý, lỗi cụ thể (nếu có) qua email của bạn hoặc sẽ gửi vào mục thông báo trong phần mềm.

Đơn tạo thành công bằng file excel sẽ ở trạng thái Đơn nháp.

Trên đây là hướng dẫn tạo đơn đặt hàng nhập nhà cung cấp, bạn có thể xem tiếp hướng dẫn:

• Tạo đơn nhập hàng từ đơn đặt hàng nhập
• Quản lý đơn đặt hàng nhập đã tạo