Thực hiện phân quyền nhân viên trên Sapo OmniAI

Việc phân quyền nhân viên giúp chủ cửa hàng kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập dữ liệu, đảm bảo bảo mật thông tin kinh doanh (giá vốn, lợi nhuận) và giao đúng việc cho đúng người, tránh các thao tác sai lệch trên hệ thống.

Điều kiện tiên quyết:

Bạn cần đăng nhập bằng tài khoản Chủ cửa hàng hoặc tài khoản có quyền truy cập mục Cấu hình > Quản lý tài khoản và phân quyền.
Đã tạo sẵn danh sách nhân viên trên hệ thống.

Bước 1: Truy cập quản lý nhân viên

Tại trang quản trị Sapo, trên thanh menu bên trái, bạn chọn Cấu hình > chọn Quản lý nhân viên.

Bước 2: Chọn nhân viên cần phân quyền

Tại màn hình danh sách nhân viên, bạn nhấn vào tên nhân viên cần phân quyền để vào trang chi tiết. Tại đây, bạn kéo xuống phía dưới cùng để tìm mục Quyền quản trị.

Tùy vào trạng thái hiện tại của tài khoản nhân viên, bạn thực hiện thao tác tương ứng như sau:

Trường hợp 1: Nhân viên ĐÃ ĐƯỢC phân quyền trước đó

Giao diện sẽ hiển thị danh sách các chi nhánh mà nhân viên đang quản lý.
Để sửa quyền hiện tại: Nhấn vào biểu tượng bút chì tại dòng tên chi nhánh tương ứng.
Để cấp quyền cho chi nhánh mới: Nhấn vào dòng chữ màu xanh "Phân quyền thêm ở chi nhánh khác" ở góc phải mục Quyền quản trị.

Trường hợp 2: Nhân viên CHƯA CÓ quyền quản trị nào

Giao diện mục Quyền quản trị sẽ hiển thị thông báo "Nhân viên chưa có quyền quản trị tại chi nhánh nào".
Bạn nhấn vào nút "Phân quyền cho tài khoản" ở góc phải để bắt đầu thiết lập mới.

Bước 3: Chỉnh sửa, cập nhật phân quyền nhân viên

1. Thiết lập phạm vi truy cập

Tại cửa sổ phân quyền, bạn cần xác định rõ phạm vi hoạt động của nhân viên:

Chi nhánh phân quyền: Chọn chi nhánh mà nhân viên được phép truy cập và làm việc.
Vai trò: Bạn có thể chọn các Vai trò có sẵn (Ví dụ: Thu ngân, Kho, Quản lý...) để hệ thống tự động tích chọn các quyền mẫu, hoặc chọn "Khác" để tùy chỉnh chi tiết.

2. Chi tiết các quyền hạn và tính năng

Tại mục Danh sách quyền quản trị, để tiết kiệm thời gian thao tác, bạn có thể sử dụng các nút chức năng:

Chọn tất cả: Nhấn vào để tự động tích chọn toàn bộ quyền hạn có trong danh sách.
Mở tất cả: Nhấn vào để hiển thị chi tiết tất cả các quyền con bên trong từng nhóm.

Sau khi xem chi tiết, bạn tiến hành tích chọn vào ô vuông đầu dòng để Cấp quyền hoặc bỏ tích để Hủy quyền truy cập tương ứng theo nhu cầu quản lý.

Dưới đây là bảng giải thích chi tiết các nhóm quyền quan trọng:

Trang chủ

Cho phép xem các chỉ số tổng quan trên Dashboard.

Đơn hàng

Truy cập chi tiết các tính năng của đơn hàng, bao gồm 11 quyền thao tác:

Thao tác cơ bản: Xem tất cả đơn hàng, Tạo đơn hàng, Cập nhật đơn hàng, Xác nhận đơn hàng, Hủy đơn hàng, Xóa đơn hàng, Xuất file đơn hàng.
Xử lý đơn: Đóng gói và giao hàng, Quét đóng gói, Nhặt hàng.
Tài chính: Thanh toán đơn hàng.

Giới hạn dữ liệu đơn hàng được xem & thao tác: Khi bật tùy chọn này, nhân viên chỉ được xem và thao tác trên các đơn hàng do mình tạo hoặc được giao phụ trách.

Lưu ý:

Đây là cơ chế đồng bộ giới hạn giữa Đơn hàng và Vận đơn. Để thao tác với vận đơn, tài khoản cần được tích quyền “Vận đơn” trong mục Vận chuyển, sau đó bật giới hạn tại đây để chỉ xem/cập nhật vận đơn gắn với đơn hàng phụ trách.

Đơn hàng nháp

Truy cập và thao tác trên đơn hàng nháp với các quyền cụ thể:

Quản lý chung: Xem đơn hàng nháp, Tạo và cập nhật đơn hàng nháp, Xuất file đơn hàng nháp.
Thêm sản phẩm tùy chỉnh (Sản phẩm không có trong danh mục).
Áp dụng khuyến mại và sửa giá. (Lưu ý: Nếu tắt quyền này, nhân viên vẫn có thể áp dụng các chương trình khuyến mãi tự động của hệ thống nhưng không thể tự sửa giá bán thủ công).

Đơn hàng chưa hoàn tất

Xem/cập nhật đơn hàng chưa hoàn tất.

Quản lý kho vận hành (Dành cho quy trình vận hành nâng cao)

Truy cập các tính năng điều phối nhặt hàng theo đợt, bao gồm:

Wave: Các thao tác xử lý đợt nhặt hàng (Xem, Tạo, Cập nhật, Hủy, Xuất file wave).
Chiến lược: Quản lý các quy tắc nhặt hàng/đóng gói (Xem, Tạo, Xóa chiến lược).
Quản lý xe và giỏ nhặt: Quản lý dụng cụ lấy hàng trong kho (Xem, Tạo hoặc xóa xe và giỏ nhặt).

Biên bản bàn giao

Truy cập và quản lý việc bàn giao hàng hóa cho đối tác vận chuyển, bao gồm:

Quản lý biên bản: Xem, Tạo, Sửa, Xóa biên bản.
Vận hành: Xác nhận bàn giao (Thao tác xác nhận đã đưa hàng cho bưu tá).
Dữ liệu: Xuất file biên bản.

Trả hàng

Truy cập và xử lý các nghiệp vụ đổi trả hàng hóa, bao gồm:

Quản lý đơn: Xem đơn trả hàng, Tạo đơn trả hàng, Hủy đơn trả hàng.
Xử lý: Nhận hàng trả lại (Ghi nhận nhập kho), Hoàn tiền cho khách.

Sản phẩm

Truy cập chi tiết các tính năng quản lý Sản phẩm.

Thao tác cơ bản: Xem, Tạo, Xóa, Xuất file danh sách sản phẩm.
Sửa thông tin: Cập nhật thông tin sản phẩm.
Quyền về Giá vốn:
- Xem giá vốn: Là quyền con của Xem sản phẩm.
- Sửa giá vốn: Là quyền con của Sửa sản phẩm.

Mẹo:

Để bảo mật thông tin lợi nhuận, bạn nên tích chọn quyền "Xem/Sửa sản phẩm" nhưng bỏ tích các ô "Xem/Sửa giá vốn" đối với tài khoản nhân viên bán hàng.

Danh mục sản phẩm

Xem, tạo và cập nhật danh mục sản phẩm.

Vận chuyển

Truy cập các tính năng quản lý giao vận, bao gồm:

Vận đơn: Cho phép xem và cập nhật thông tin vận đơn. (Lưu ý: Phạm vi vận đơn được xem/thao tác sẽ phụ thuộc vào cấu hình "Giới hạn dữ liệu" ở mục Đơn hàng).
Đối tác vận chuyển:
- Xem đối tác vận chuyển.
- Quản lý đối tác vận chuyển (Kết nối/Ngắt kết nối).
- Cấu hình vận chuyển (Thiết lập phí ship, kho lấy hàng...).

Kho

Truy cập chi tiết các tính năng Quản lý kho vận (35 quyền), bao gồm:

Tồn kho sản phẩm: Xem, Khởi tạo & điều chỉnh tồn kho, Xuất file tồn kho.
Đặt hàng nhập: Quản lý đơn đặt hàng nhà cung cấp (Xem, Tạo, Sửa, Hủy, Duyệt đơn, Nhập/Xuất file).
Nhập hàng: Quản lý phiếu nhập kho (Xem, Tạo, Sửa, Hủy, Xác nhận nhập kho, Thanh toán, Nhập/Xuất file).
Trả hàng nhập: Quản lý trả hàng cho nhà cung cấp (Xem, Tạo, Sửa, Hủy, Xuất kho trả hàng, Nhận hoàn tiền, Nhập/Xuất file).
Quản lý nhà cung cấp: Xem, Tạo, Sửa, Xóa thông tin nhà cung cấp.
Chuyển kho: Quản lý luân chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh (Xem, Tạo, Sửa, Hủy, Xác nhận chuyển đi/nhận về, Nhập/Xuất file).

Xem thêm hướng dẫn chi tiết phân quyền quản lý kho tại đây.

Khách hàng

Truy cập chi tiết các tính năng quản lý Khách hàng, bao gồm:

Quản lý thông tin: Xem, Tạo, Sửa khách hàng.
Thao tác dữ liệu: Xóa khách hàng, Xuất file khách hàng.

Báo cáo bán hàng

Truy cập các báo cáo hiệu quả kinh doanh cốt lõi:

Báo cáo doanh thu: Xem biểu đồ và số liệu doanh thu bán hàng.
Báo cáo lợi nhuận: Xem lợi nhuận gộp, tiền vốn.

Giới hạn dữ liệu doanh thu được xem: Khi bật tính năng này, nhân viên sẽ chỉ xem được thông tin doanh thu dựa trên các đơn hàng do mình tạo hoặc phụ trách.

Lưu ý:

Thông tin chi phí trên báo cáo lợi nhuận hiện chưa hỗ trợ giới hạn theo nhân viên. Do đó, khi xem báo cáo lợi nhuận với quyền hạn chế, chỉ số "Tổng thu nhập từ bán hàng" có thể hiển thị không chính xác tuyệt đối theo phạm vi giới hạn.

Xem thêm Giới hạn dữ liệu báo cáo doanh thu và lợi nhuận theo nhân viên và chi nhánh tại đây.

Báo cáo thanh toán

Truy cập Báo cáo thanh toán để xem chi tiết tình hình thu chi qua các phương thức thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản, Quẹt thẻ, COD...) và đối soát dòng tiền.

Báo cáo khác

Truy cập các nhóm báo cáo chuyên sâu bổ trợ:

Báo cáo kho: Xem giá trị tồn kho, báo cáo xuất nhập tồn và biến động kho.
Báo cáo khách hàng: Phân tích hành vi mua sắm, tần suất và hiệu quả khách hàng.
Báo cáo website: Theo dõi lưu lượng truy cập, nguồn truy cập và hiệu quả kinh doanh trên kênh Website.

Khuyến mãi

Truy cập chi tiết các tính năng Khuyến mãi, bao gồm:

Xem CTKM: Xem danh sách và chi tiết nội dung các chương trình khuyến mãi.
Tạo, sửa CTKM: Thiết lập chương trình khuyến mãi mới hoặc chỉnh sửa các chương trình hiện có.

Sổ quỹ

Truy cập chi tiết các tính năng quản lý dòng tiền (Sổ quỹ), bao gồm:

Quản lý chứng từ: Xem, Tạo, Sửa, Xóa các phiếu thu và phiếu chi.
Quản lý lý do: Xem danh sách, Tạo mới và Sửa các loại lý do thu chi (Ví dụ: Thu bán hàng, Chi tiền điện, Chi lương...).

Website

Truy cập chi tiết các tính năng quản trị kênh Website, bao gồm:

Giao diện & Cấu trúc: Themes (xem, sửa giao diện), Quản lý menu điều hướng.
Nội dung: Quản lý nội dung website (Xem, tạo bài viết blog/trang nội dung).
Hệ thống: Quản lý Tên miền và Cấu hình website chung.

Cấu hình hệ thống

Truy cập chi tiết các thiết lập hệ thống quan trọng, bao gồm:

Hệ thống & Chi nhánh: Cấu hình chung, Cấu hình chi nhánh, Cấu hình thuế.
Thanh toán: Cấu hình thanh toán, Cấu hình trang thanh toán.
Quản trị: Quản lý tài khoản và phân quyền (Tạo/sửa nhân viên), Cấu hình gói dịch vụ.
Vận hành: Cấu hình thông báo và mẫu in, Quản lý file (Hình ảnh, tài liệu).

3. Phân quyền ứng dụng

Tại mục Phân quyền ứng dụng, danh sách sẽ hiển thị các Kênh bán hàng và Ứng dụng mà cửa hàng đã cài đặt. Bạn tích chọn vào các ứng dụng muốn cấp quyền truy cập cho nhân viên.

Sàn TMĐT: Shopee, Lazada, Tiki, Tiktok Shop (Hỗ trợ truy cập công cụ Đăng bán đa sàn, Ứng dụng đa sàn).
Kênh bán hàng khác: Facebook, Google My Business.
Vận chuyển & Tiện ích: Sapo Express, Giao Hàng Tiết Kiệm, Giao Hàng Tự Động, Cấu hình mẫu in...
Chat OmniAI: Đối với ứng dụng này, bạn có thể thiết lập phân quyền chi tiết hơn (Ví dụ: Chỉ xem hội thoại được phân công).

Mẹo:

Tích chọn ô "Tất cả ứng dụng" nếu bạn muốn cấp quyền truy cập toàn bộ các ứng dụng hiện có cho nhân viên này một cách nhanh chóng.

Bước 4: Lưu thiết lập

Sau khi đã tích chọn đầy đủ các quyền phù hợp, bạn nhấn nút Lưu ở góc trên bên phải màn hình để áp dụng thay đổi.

Lưu ý:

Các mục có ký hiệu (?) là quyền áp dụng cho toàn hệ thống, không phân biệt theo chi nhánh.
Nên kiểm tra kỹ quyền "Xóa" và "Xuất file" trước khi cấp cho nhân viên để tránh rủi ro mất mát dữ liệu.