Xem báo cáo hoàn hàng trên Sapo OmniAI

Báo cáo hoàn hàng là nhóm bảy báo cáo thuộc nhóm chức năng Báo cáo trên Sapo OmniAI, cho phép nhà bán hàng theo dõi số đơn khách trả lại, số sản phẩm trả lại, tiền đã hoàn cho khách và tỉ lệ hoàn. Bảy báo cáo tương ứng bảy cách xem: xem theo đơn hàng, sản phẩm, nguồn đơn hàng, kênh bán, gian/trang, chi nhánh và lý do trả hàng.

Tổng quan & Ý nghĩa của Báo cáo hoàn hàng:

• Giải quyết 3 bài toán thực tế trong bán lẻ đa kênh:
  • Bài toán về tiền (đối soát kế toán): Tháng này cửa hàng đã trả lại cho khách bao nhiêu, trong đó bao nhiêu là tiền hàng, bao nhiêu là phí giao hàng và thuế để kế toán khớp sổ.
  • Bài toán về chất lượng bán hàng: So sánh giữa các kênh/gian hàng (ví dụ gian hàng Shopee và gian hàng TikTok Shop bên nào bị trả lại nhiều hơn), xác định sản phẩm nào bị trả nhiều nhất và khách trả vì giao sai hàng hay vì hàng lỗi.
  • Bài toán về vận hành kho: Trong số hàng khách đã trả, bao nhiêu đã nhận về kho, bao nhiêu còn đang nằm chờ nhập kho.
• Thay thế thao tác cộng tay từng phiếu trả hàng: Trước khi có báo cáo này, người bán phải mở màn hình Trả hàng, lọc theo khoảng thời gian rồi đọc từng phiếu hoàn một và tự cộng tay ra tổng — tốn thời gian, dễ sót phiếu và không cho ra tỉ lệ hoàn (chỉ số cốt lõi để so sánh công bằng giữa gian hàng bán 10.000 đơn bị trả 100 đơn với gian hàng bán 200 đơn bị trả 100 đơn).
• Tự động tính sẵn 17 chỉ số: Nhóm Báo cáo hoàn hàng tính sẵn 17 chỉ số (7 chỉ số số lượng, 7 chỉ số tiền, 3 chỉ số tỉ lệ) từ chính dữ liệu đơn hàng và phiếu hoàn đã có mà không bắt người bán nhập thêm gì, đồng thời hỗ trợ so sánh với kỳ trước để biết tình hình đang tốt lên hay xấu đi.

1. Giải thích thuật ngữ và danh sách 7 báo cáo hoàn hàng

1.1. Từ ngữ dùng trong báo cáo

1.2. Bảy báo cáo và khi nào nên dùng báo cáo nào

Bảy báo cáo đọc cùng một dữ liệu, chỉ khác nhau ở chỗ mỗi dòng trên bảng đại diện cho đối tượng nào:

2. Phân quyền xem Báo cáo hoàn hàng

2.1. Cấp quyền cho nhân viên

1. Bước 1: Mở màn hình quản lý nhân viên. Bạn vào Cấu hình > chọn Quản lý nhân viên, rồi chọn tài khoản nhân viên cần phân quyền (Xem hướng dẫn phân quyền nhân viên tại đây).
2. Bước 2: Mở phần phân quyền. Bạn bấm Chỉnh sửa phân quyền của tài khoản đó.
3. Bước 3: Tích chọn Báo cáo hoàn hàng rồi lưu lại. Mục Báo cáo hoàn hàng trong danh sách quyền có đúng một ô tích và không có chỗ chọn chi nhánh riêng, vì phạm vi chi nhánh lấy theo chi nhánh đã gán cho tài khoản đó.

Ngay dưới ô tích có dòng chú thích trong khung nền xanh nhạt (kèm biểu tượng thông tin ở đầu dòng) nêu rõ quyền Báo cáo hoàn hàng được xét theo chi nhánh tạo đơn. Nghĩa là khi cấp quyền này, nhân viên xem được toàn bộ phiếu hoàn của các đơn tạo tại chi nhánh đã gán cho tài khoản đó.

2.2. Ba cách mở được báo cáo

2.3. Phạm vi dữ liệu xem được theo chi nhánh tạo đơn

Báo cáo xét mọi dòng của một đơn theo chi nhánh tạo đơn (chi nhánh mà đơn hàng được tạo). Bạn có quyền Báo cáo hoàn hàng ở chi nhánh nào thì xem được đơn tạo ở chi nhánh đó, kể cả khi khách trả hàng về một chi nhánh khác.

Báo cáo xét theo chi nhánh tạo đơn để mọi dòng của một đơn luôn đi cùng nhau. Nếu xét theo chi nhánh nhận hàng trả thì một đơn bị cắt làm đôi (phần bán thuộc chi nhánh này, phần hoàn thuộc chi nhánh kia) làm sai lệch tỉ lệ hoàn.

Ví dụ với nhân viên chỉ có quyền ở chi nhánh B:

3. Các bước xem và thao tác trên Báo cáo hoàn hàng

Bước 1: Mở nhóm Báo cáo hoàn hàng

1. Mở danh sách báo cáo: Tại menu điều hướng bên trái màn hình, bạn chọn Báo cáo > Danh sách báo cáo (Xem tổng quan danh sách báo cáo tại đây). Hệ thống mở trang chứa toàn bộ nhóm báo cáo của cửa hàng.
2. Tìm nhóm Báo cáo hoàn hàng: Nhóm này nằm ở cột bên trái của trang, ngay dưới nhóm Báo cáo bán hàng, gồm bảy mục.
3. Bấm vào tên một báo cáo: Hệ thống mở màn hình báo cáo đó, gồm thanh bộ lọc ở trên cùng, phần tổng quan ở giữa và bảng dữ liệu ở dưới.

Bước 2: Chọn khoảng thời gian và so sánh với kỳ trước

Thanh bộ lọc trên đầu mỗi báo cáo có ba ô, áp dụng chung cho cả bảy báo cáo:

Thao tác thiết lập thời gian:

1. Chọn Khoảng thời gian: Bấm vào ô Khoảng thời gian ở bên trái thanh bộ lọc rồi chọn khoảng ngày cần xem (mặc định là 30 ngày qua).
2. Chọn cách so sánh: Bấm vào ô So với nằm ngay cạnh ô Khoảng thời gian và chọn một trong hai:
   • So sánh với kì trước (mặc định): Hệ thống tự lấy khoảng ngày liền trước, dài đúng bằng khoảng bạn đang chọn. Ví dụ bạn chọn 7 ngày từ 08/10 đến 14/10 thì kì so sánh là 7 ngày từ 01/10 đến 07/10.
   • Không so sánh: Màn hình chỉ hiện số của kì hiện tại, không có mũi tên so sánh.

Bước 3: Đọc phần tổng quan ở đầu màn hình

Phần tổng quan nằm dưới thanh bộ lọc và tổng hợp toàn bộ dữ liệu trong khoảng thời gian bạn chọn, gồm hai dạng tùy theo báo cáo:

• a. Báo cáo theo đơn hàng hiển thị năm thẻ: Gồm Số lượng đơn hoàn, Số lượng sản phẩm hoàn, Tổng giá trị hoàn hàng, Tỉ lệ hoàn theo đơn hàng và Tỉ lệ hoàn theo sản phẩm.
• b. Sáu báo cáo còn lại hiển thị biểu đồ cột ngang Top 5: Biểu đồ vẽ tối đa 5 mục có tỉ lệ hoàn cao nhất, xếp từ cao xuống thấp. Ví dụ ở báo cáo theo gian/trang, biểu đồ cho bạn thấy ngay 5 gian hàng đang bị trả lại nhiều nhất.
• c. Mũi tên so sánh với kì trước: Khi bật so sánh, mỗi thẻ và mỗi cột biểu đồ có thêm mũi tên kèm phần trăm thay đổi so với kì trước (làm tròn tới 2 chữ số thập phân).

• d. Chọn xem biểu đồ hay xem bảng: Sáu báo cáo có biểu đồ đều có một cụm ba nút nằm giữa biểu đồ và bảng (báo cáo theo đơn hàng không có cụm này vì phần tổng quan là năm thẻ):

Bước 4: Đọc bảng dữ liệu

• a. Dòng tổng:
  • Dòng tổng nằm ngay dưới hàng tiêu đề của bảng, cộng trên toàn bộ dữ liệu sau khi lọc chứ không chỉ cộng trang bạn đang xem (khi chuyển sang trang 2 thì dòng tổng vẫn giữ nguyên con số).
  • Các ô thuộc tính trên dòng tổng để trống (vì dòng tổng gộp nhiều sản phẩm hoặc nhiều chi nhánh lại nên không có một tên đại diện). Chỉ các cột số mới có giá trị.
• b. Ba chỉ số tỉ lệ và cách tính:

Cả ba chỉ số tỉ lệ làm tròn tới 2 chữ số thập phân và tính lại trên dòng tổng chứ không cộng dồn từ các dòng con. Cột tỉ lệ hiện 0% khi trong kì không có hàng trả lại, và hiện dấu gạch ngang khi mẫu số bằng không nên không chia được:

• c. Ô không có dữ liệu:

Hai giá trị N/A và 0 lọc theo được vì đó là giá trị thật trong dữ liệu (riêng 0 ở cột mã là cách cột mã hiển thị ô rỗng, không phải một mã số bằng 0). Dấu gạch ngang chỉ là cách hiển thị ô rỗng nên không lọc theo được.

Bước 5: Chọn cột hiển thị và lọc dữ liệu

a. Chọn cột cần xem:

1. Bước 1: Mở danh sách cột. Trên thanh thao tác phía trên bảng, bạn bấm nút Cột hiển thị. Hệ thống mở ra hai mục là Thuộc tính và Thống kê.
2. Bước 2: Bấm vào mục cần sửa. Bấm tiếp vào một trong hai mục đó để mở danh sách cột tương ứng. Mục Thuộc tính là các cột chữ dùng để nhóm số liệu, còn mục Thống kê là các cột số.
3. Bước 3: Tích chọn cột cần xem rồi bỏ tích cột không cần. Cả nhóm bảy báo cáo có 17 chỉ số (7 chỉ số số lượng, 7 chỉ số tiền, 3 chỉ số tỉ lệ); mỗi báo cáo mở sẵn một phần trong số đó.

b. Lọc dữ liệu:

Nút Bộ lọc nằm bên phải thanh thao tác ngay trên bảng, đối diện nút Cột hiển thị. Mỗi bộ lọc cho chọn nhiều giá trị cùng lúc, và cách kết hợp như sau:

• Chọn nhiều giá trị trong cùng một bộ lọc thì bảng lấy đơn thỏa mãn một trong các giá trị đó. Ví dụ chọn Shopee và Lazada ở bộ lọc Tên kênh bán hàng thì bảng hiện đơn của cả hai kênh.
• Chọn ở nhiều bộ lọc khác nhau thì đơn phải thỏa mãn tất cả. Ví dụ chọn kênh Shopee và chi nhánh Hà Nội thì bảng chỉ hiện đơn vừa bán trên Shopee vừa tạo tại Hà Nội.
• Bộ lọc không chọn giá trị nào thì hiểu là lấy tất cả.

c. Xem giải nghĩa của một chỉ số:

• Mỗi chỉ số có một biểu tượng thông tin chữ i bên cạnh tên cột. Bạn rê chuột vào đó để xem ý nghĩa và công thức của chỉ số.

Bước 6: Xuất dữ liệu ra file

1. Bước 1: Lọc xong dữ liệu cần xuất và chọn các cột muốn có trong file.
2. Bước 2: Bấm Xuất báo cáo ở góc trên bên phải màn hình, cùng hàng với tiêu đề báo cáo.

File xuất dùng đúng khoảng thời gian, bộ lọc và thứ tự cột bạn đang xem trên màn hình, chứa toàn bộ kết quả sau lọc (không giới hạn theo trang đang xem).

4. Mô tả chi tiết 17 chỉ số và các cột thuộc tính

Mọi chỉ số đều ghi nhận theo ngày tạo đơn hàng gốc, và chỉ tính phiếu hoàn đã hoàn tiền cho khách.

4.1. Bảy chỉ số số lượng

4.2. Bảy chỉ số tiền

Hai cột Tổng giá trị hoàn hàng và Số tiền thực hoàn thường bằng nhau. Bảng dưới đây gồm một trường hợp hai cột bằng nhau và ba trường hợp hai cột lệch nhau:

Dòng cuối của bảng trên là đơn công nợ (đơn cho khách trả tiền sau hoặc đơn thu tiền khi nhận hàng). Khách trả hàng trước khi thanh toán nên hệ thống vẫn tính ra số phải hoàn là 50.000đ, còn cửa hàng chưa nhận đồng nào của khách nên không chuyển lại gì, và Số tiền thực hoàn bằng 0đ.

4.3. Ba chỉ số tỉ lệ

4.4. Các cột chữ (Thuộc tính) dùng để nhóm và lọc

Mỗi báo cáo mở một tập cột chữ riêng. Bảng dưới đây gom theo nhóm kèm nguồn lấy dữ liệu:

5. Tổng hợp quy tắc ghi nhận dữ liệu và xử lý tình huống thường gặp

5.1. Bảng tổng hợp các quy tắc và giới hạn quan trọng

5.2. Phạm vi ảnh hưởng và trường hợp dữ liệu biến mất khỏi báo cáo

• Thay đổi trong nhóm Báo cáo: Trang Danh sách báo cáo có thêm khối Báo cáo hoàn hàng gồm bảy mục, đặt ở cột bên trái và ngay dưới nhóm Báo cáo bán hàng. Bảy mục này đều là màn hình mới, không sửa màn báo cáo nào đang có.
• Thay đổi ở màn Chỉnh sửa phân quyền: Danh sách quyền có thêm mục Báo cáo hoàn hàng với đúng một ô tích, kèm một dòng chú thích nói quyền này xét theo chi nhánh tạo đơn (không có chỗ chọn chi nhánh riêng).
• Những chỗ không đổi: Quy trình trả hàng và hoàn tiền giữ nguyên, vì báo cáo chỉ đọc dữ liệu đơn hàng và phiếu hoàn đã có chứ không thêm bước nào ở màn Trả hàng. Sổ quỹ, Báo cáo bán hàng và các nhóm báo cáo khác cũng không đổi.
• Hai trường hợp dữ liệu biến mất khỏi báo cáo:
  • Phiếu hoàn bị hủy thì dòng của phiếu đó biến mất khỏi báo cáo.
  • Đơn đã hủy chỉ còn trên báo cáo khi đơn đó có tối thiểu một phiếu hoàn đã hoàn tiền, nên hủy nốt phiếu hoàn cuối cùng thì cả đơn biến mất.

5.3. Vì sao một phiếu hoàn chưa lên báo cáo?

Hai nguyên nhân hay gặp nhất khi bạn không tìm thấy một phiếu hoàn trên báo cáo:

• a. Phiếu hoàn chưa hoàn tiền cho khách:
  • Báo cáo chỉ hiện phiếu hoàn đã hoàn tiền. Bạn vào menu Đơn hàng rồi mở màn hình Trả hàng (Xem hướng dẫn quản lý danh sách đơn trả/hoàn hàng tại đây) để xem trạng thái hoàn tiền của phiếu. Hoàn tiền xong (Xem hướng dẫn hoàn tiền đơn trả hàng tại đây) thì phiếu lên báo cáo ở lần bạn tải lại trang tiếp theo.
• b. Khoảng thời gian đang lọc không chứa ngày tạo đơn:
  • Phiếu hoàn của tháng này nhưng đơn gốc tạo tháng trước thì bạn phải lọc theo tháng tạo đơn mới thấy.