Xem danh sách đơn trả/hoàn hàng trên Sapo OmniAI

Màn hình Danh sách đơn trả hàng là nơi tổng hợp toàn bộ thông tin về các giao dịch khách trả lại hàng hóa, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ nhận hàng về kho, trạng thái hoàn tiền và quản lý tập trung các đơn trả hàng của cửa hàng từ nhiều kênh bán lẫn đơn hoàn từ sàn TMĐT trên cùng một hệ thống.

1. Truy cập danh sách đơn trả hàng

• Trên thanh menu bên trái giao diện trang quản trị Sapo OmniAI, bạn nhấp chọn phân hệ Đơn hàng.
• Trong danh sách menu con vừa mở rộng, bạn nhấp chọn mục Trả hàng để hệ thống điều hướng đến màn hình Tổng quan trả hàng.

2. Xem và kiểm tra dữ liệu tổng quan

Tại giao diện Tổng quan trả hàng, bạn tiến hành xem và phân loại nhanh dữ liệu thông qua các công cụ hiển thị đầu trang:

Chọn chi nhánh làm việc

Nhấp vào ô thả xuống Tất cả chi nhánh ngay cạnh tiêu đề giao diện để lọc dữ liệu theo chi nhánh bạn được phân quyền. Hệ thống mặc định hiển thị toàn bộ chi nhánh (bao gồm cả chi nhánh đã ngừng hoạt động).

Theo dõi các chỉ số thống kê tự động

Quan sát thanh trạng thái đầu trang để nắm bắt nhanh số lượng đơn hàng theo từng tiến trình xử lý cụ thể:

• Yêu cầu trả hàng: Số đơn chờ sàn hoặc shop duyệt hoàn.
• Chỉ hoàn tiền: Số đơn chỉ cần hoàn tiền, không cần nhận lại hàng vật lý.
• Đang trả lại: Số đơn đang trên đường quay về người bán. Gồm 2 loại đơn khi nhấp mở rộng: Đơn trả hàng và Đơn giao hàng thất bại đang hoàn về.
• Chờ xác nhận hàng hoàn: Số đơn đã hoàn về kho người bán nhưng chưa xác nhận nhận bàn giao từ đối tác vận chuyển hoặc nhập kho. Gồm 2 loại đơn khi nhấp mở rộng: Đơn trả hàng và Đơn giao hàng thất bại đang hoàn về.
• Đã xác nhận chờ nhập kho: Số đơn đã xác nhận nhận bàn giao từ đối tác vận chuyển, đang chờ nhập kho.
• Cảnh báo bất thường: Các đơn có dấu hiệu bất thường, cần kiểm tra để tránh thất thoát hàng hoàn. Gồm 3 loại đơn cảnh báo.
  • Quá 3 ngày kể chưa hoàn về kho: Số đơn có thời gian vận chuyển quá 3 ngày từ thời điểm người mua bàn giao cho đối tác vận chuyển.
  • Thất lạc: Số đơn thất lạc trong quá trình hoàn hàng.
  • Trả lại thất bại: Số đơn đối tác vận chuyền hoàn về kho nhưng thất bại.
    

3. Tìm kiếm và sắp xếp danh sách đơn trả hàng

Để thu hẹp phạm vi tìm kiếm đơn hàng hoàn, bạn sử dụng bộ công cụ đa năng tại khu vực trung tâm giao diện:

Thanh tìm kiếm cơ bản

Nhập từ khóa để tìm nhanh theo Mã đơn trả hàng, Mã đơn hàng gốc, Tên khách hàng hoặc Số điện thoại khách hàng.

Sắp xếp dữ liệu

Nhấp vào nút Sắp xếp ở góc phải gần thanh tìm kiếm để tùy chỉnh thứ tự hiển thị của các đơn hoàn trên danh sách theo 1 trong số các tiêu chí sau:

• Ngày tạo: Bạn có thể tùy chọn hiển thị danh sách theo thứ tự Từ cũ đến mới hoặc Từ mới đến cũ theo ngày tạo của đơn trả hàng.
• Sản phẩm: Bạn có thể tùy chọn hiển thị danh sách theo tổng số lượng sản phẩm hoàn trả Từ bé đến lớn hoặc Từ lớn đến bé.
• Ngày hủy đơn trả: Bạn có thể tùy chọn hiển thị danh sách theo thứ tự Từ cũ đến mới hoặc Từ mới đến cũ theo ngày hủy đơn trả hàng.
• Đối tác giao hàng: Bạn có thể tùy chọn sắp xếp danh sách theo bảng chữ cái của đơn vị vận chuyển Từ A đến Z hoặc Từ Z đến A.
• Ngày hoàn thành: Bạn có thể tùy chọn hiển thị danh sách theo thứ tự Từ cũ đến mới hoặc Từ mới đến cũ theo ngày hoàn thành của đơn trả hàng.
• Ngày chấp nhận yêu cầu: Bạn có thể tùy chọn hiển thị danh sách theo thứ tự Từ cũ đến mới hoặc Từ mới đến cũ theo ngày chấp nhận yêu cầu trả hàng.

• Ngày khách gửi hàng hoàn: Bạn có thể tùy chọn hiển thị danh sách theo thứ tự Từ cũ đến mới hoặc Từ mới đến cũ theo ngày khách gửi hàng hoàn.

• Ngày khách xác nhận nhận bàn giao: Bạn có thể tùy chọn hiển thị danh sách theo thứ tự Từ cũ đến mới hoặc Từ mới đến cũ theo ngày xác nhận nhận bàn giao.

• Ngày trả lại hàng: Bạn có thể tùy chọn hiển thị danh sách theo thứ tự Từ cũ đến mới hoặc Từ mới đến cũ theo ngày trả lại hàng.

Bộ lọc nổi bật

• Bộ lọc Ngày tạo: Nhấp vào ô Ngày tạo để chọn nhanh các khoảng thời gian có sẵn như: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, 30 ngày qua, 90 ngày qua, Tuần trước, Tháng trước, Năm trước, Tuần này, Tháng này, Năm này hoặc nhấp Tùy chọn để thiết lập khoảng ngày chính xác, sau đó chọn Lọc.
• Bộ lọc Chi nhánh nhận hàng: Nhấp chọn ô Chi nhánh nhận hàng để tích chọn một hoặc nhiều kho/cửa hàng cụ thể chịu trách nhiệm tiếp nhận lại sản phẩm, sau đó nhấp Lọc.
• Sử dụng tính năng Thu gọn bộ lọc: Khi cần mở rộng không gian hiển thị cho bảng dữ liệu, bạn nhấp vào biểu tượng hai mũi tên ngược nhau ở góc trái thanh tìm kiếm để ẩn hoặc hiển thị các thanh thuộc tính lọc.

4. Xem và tùy chỉnh hiển thị danh sách dữ liệu

Bảng dữ liệu hiển thị chi tiết các cột thông tin của phiếu trả hàng:

Theo dõi các trường thông tin

Bạn có thể dễ dàng kiểm tra các dữ liệu cơ bản theo mặc định bao gồm: Mã đơn trả (bắt buộc có), Ngày tạo, Khách hàng, Mã đơn hàng, Trạng thái hoàn trả, Trạng thái nhận hàng, Sản phẩm và trường Trạng thái đơn trả.

Điều chỉnh cột hiển thị

Nhấp vào Biểu tượng bánh răng ở góc trái bảng dữ liệu để mở cửa sổ tùy biến giao diện hiển thị. Tích chọn vào các trường dữ liệu bạn muốn bổ sung ra ngoài màn hình danh sách chính như: Ngày tạo, Chi nhánh trả hàng, Chi nhánh nhận hàng, Khách hàng, Mã đơn hàng, Trạng thái hoàn trả, Trạng thái nhận bàn giao, Trạng thái nhận hàng, Được xử lý bởi sàn, Vận chuyển hàng hoàn, Mã vận đơn trả hàng, Loại trả hàng, Sản phẩm, Trạng thái đơn trả, Nhân viên tạo trả hàng, Ngày hủy đơn trả, Đối tác giao hàng, Ngày hoàn thành, Ngày chấp nhận yêu cầu, Ngày khách gửi hàng hoàn, Ngày xác nhận nhận bàn giao, Ngày trả lại hàng, Ngày nhận hàng, Nhân viên nhận bàn giao, Nhân viên nhận hàng, Nhân viên xử lý hoàn trả, Nguồn đơn hàng, Kênh bán hàng, Gian hàng, Trạng thái nhập kho, Trạng thái trên sàn, Đường dẫn tham chiếu, Tag.

Để bỏ bớt cột hiển thị, bạn nhấp vào biểu tượng dấu X bên cạnh tên trường dữ liệu ở cột bên phải.

5. Sử dụng bộ lọc tìm kiếm nâng cao

Từ màn hình danh sách đơn trả hàng, bạn nhấp chọn nút Xem tất cả (biểu tượng hình phễu) để hệ thống mở thanh menu trượt Bộ lọc khác ở phía bên phải.

Tùy chỉnh hiển thị các thuộc tính lọc

• Tại chân trang menu Bộ lọc khác, bạn nhấp chọn Biểu tượng bánh răng để mở màn hình Chỉnh sửa bộ lọc.
• Nhấp vào Biểu tượng ghim bên cạnh tên thuộc tính để đưa bộ lọc đó ra ngoài thanh công cụ nhanh, hoặc bỏ ghim để thu gọn.

Danh sách bộ lọc có thể sử dụng

Áp dụng hoặc làm mới bộ lọc

Sau khi đã chọn xong các tiêu chí, bạn nhấp nút Lọc màu xanh ở góc dưới cùng menu trượt để hệ thống cập nhật kết quả.

6. Thao tác hàng loạt trên danh sách

Bạn tích chọn nhiều đơn trên danh sách để thanh thao tác hàng loạt hiện lên, rồi chọn thao tác cần chạy cho cả lô.

Thêm tag và Xóa tag

Tag là nhãn tự do bạn gắn lên đơn trả hàng để phân loại theo lô xử lý, theo nhóm vấn đề, hoặc để đánh dấu đơn mình đã xử lý tới đâu. Sau đó bạn lọc lại theo tag ở mục 5.

• Thêm tag: Chọn các đơn cần gắn, nhấp Thêm tag, nhập hoặc chọn tag từ danh sách gợi ý rồi xác nhận. Tag mới được cộng thêm vào tag sẵn có của đơn, tag cũ không bị mất và tag trùng không bị nhân đôi.
• Xóa tag: Chọn các đơn cần gỡ, nhấp Xóa tag rồi chọn đúng tag muốn gỡ. Các tag khác của đơn vẫn giữ nguyên.