Nhập hàng bằng file excel trên Sapo OmniAI

Để giúp quá trình nhập hàng diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn, phần mềm hỗ trợ tính năng nhập hàng bằng file Excel. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn cần nhập số lượng lớn hàng hóa, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót so với việc nhập thủ công.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản được phân quyền truy cập Nhập hàng.
Xem hướng dẫn phân quyền tại đây
Bật tính năng Quản lý kho đầy đủ trong Cấu hình quản lý kho
Xem hướng dẫn cấu hình tại đây

Bước 1: Tải file mẫu nhập hàng

Trên trang quản trị Sapo, chọn Quản lý kho > Nhập file (góc phải màn hình).
Hộp thoại Nhập file đơn nhập hàng sẽ mở ra.
Nhấn “Tải file dữ liệu mẫu” để tải file mẫu về máy tính.

Bước 2: Điền thông tin vào file Excel

Mở file Excel và nhập thông tin theo hướng dẫn dưới đây:

Thông tin chung về đơn nhập hàng

Trường dữ liệu	Bắt buộc?	Mô tả
Mã đơn nhập	Không	Nếu để trống, hệ thống sẽ tự động sinh mã. Không được điền mã có tiền tố PO
Thẻ tags	Không	Nếu có nhiều thẻ, cách nhau bằng dấu phẩy.
Ghi chú	Không	Ghi chú cho cả đơn nhập, tối đa 255 ký tự.
Tham chiếu	Không	Nhập nếu cần.
Chiết khấu đơn nhập	Không	Chỉ cần nhập một trong hai loại giá trị theo % hoặc theo VND Trường hợp nhập cả hai, Sapo sẽ lấy giá trị tiền
Thuế	Không	Chọn áp dụng thuế cho đơn nhập hàng hay không.

Lưu ý:

Chỉ áp dụng thuế trong trường hợp cửa hàng có bật cấu hình thuế.

Thông tin sản phẩm trong đơn nhập

Trường dữ liệu	Bắt buộc?	Mô tả
Mã SKU	Có	Trường SKU sản phẩm bắt buộc nhập chính xác. Sapo căn cứ mã SKU xác định sản phẩm tạo trên hệ thống để tạo đơn nhập hàng. Nếu có nhiều hơn 1 sản phẩm có trùng mã SKU thì sẽ lấy sản phẩm tạo gần nhất
Mã Barcode	Không	Nếu cửa hàng có nhiều sản phẩm trùng mã barcode, hệ thống sẽ lấy sản phẩm có thời gian tạo gần nhất.
Tên sản phẩm	Không	Tên sản phẩm chính của sản phẩm
Tên phiên bản	Không	Tên phiên bản sản phẩm
Số lượng	Có	Phải nằm trong khoảng 0 < n < 999,999.
Đơn giá	Không	Chỉ nhập số nguyên trong khoảng 0 - 99,999,999. Nếu để trống, hệ thống sẽ lấy giá vốn của sản phẩm trên hệ thống.
Chiết khấu sản phẩm	Không	Nhập một trong hai loại (%) hoặc giá trị. Nếu điền cả hai, hệ thống ưu tiên giá trị.

Thông tin tổng đơn nhập hàng

Trường dữ liệu	Bắt buộc?	Mô tả
Tên chi phí	Không	Nhập tên chi phí
Giá trị chi phí	Không	Nhập số tiền chi phí của Tên chi phí tương ứng

Bước 3: Nhập file Excel lên hệ thống

Bạn thực hiện lại Bước 1 để mở Hộp thoại Nhập file đơn nhập hàng.
Chọn Chi nhánh và Nhà cung cấp.
Nhấn vào “Kéo thả file vào đây hoặc tải lên từ thiết bị” để tải file lên.
Nhấn Nhập file để hệ thống xử lý dữ liệu.
Sau khi nhập file thành công, đơn nhập sẽ hiển thị trạng thái “Chưa nhập” và chưa cộng tồn kho.

Bước 4: Kiểm tra và xử lý đơn nhập hàng

Sau khi tải file lên thành công, bạn có thể mở đơn nhập hàng để kiểm tra và hoàn tất bằng cách:

Click vào đơn nhập hàng vừa tạo để xem chi tiết.

Chọn một trong các hành động sau:

Hành động	Mô tả
Sửa đơn (góc phải màn hình)	Chỉnh sửa thông tin đơn nhập nếu cần.
In đơn	In đơn nhập hàng
Hủy đơn (nhấn Thao tác khác,góc phải màn hình)	Hủy đơn nhập hàng nếu không nhập nữa
Sao chép (nhấn Thao tác khác,góc phải màn hình)	Sao chép thông tin đơn này để tạo thành một đơn nhập hàng khác nếu cần.
Nhập hàng (góc phải màn hình)	Xác nhận nhập hàng và cộng số lượng tồn kho.
In tem mã vạch (nhấn Thao tác khác,góc phải màn hình)	Chuyển sang màn hình in mã vạch (Xem hướng dẫn in mã vạch tại đây).
Nhập kho (Phía dưới danh sách sản phẩm)	Xác nhận nhập hàng và cộng số lượng tồn kho.

Lưu ý:

Khi đơn nhập hàng đã ở trạng thái Đã nhập, bạn không thể sửa hoặc hủy.
Nếu có sai sót về số lượng, bạn cần thực hiện Hoàn trả đơn nhập hàng. Xem thêm bài viếtHoàn trả đơn nhập hàng trên Sapo