Màn hình quản lý đơn hàng Sàn TMĐT là trung tâm điều hành, nơi bạn có thể theo dõi, lọc và xử lý tất cả đơn hàng từ các kênh Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki tập trung tại một nơi. Việc nắm vững các công cụ trên màn hình này giúp bạn vận hành gian hàng hiệu quả, tránh bỏ sót đơn và tuân thủ đúng thời hạn xử lý của Sàn.

I. Cơ chế đồng bộ đơn hàng

• Đơn hàng trên sàn được đồng bộ về phần Đơn hàng cho từng kênh với trạng thái tương ứng trên Sàn.
• Khi đơn hàng được đồng bộ về Sapo, các sản phẩm trong đơn đã liên kết với sản phẩm Sapo sẽ được cấn trừ kho theo kho được cấu hình.

II. Xem và quản lý danh sách đơn hàng sàn

Bước 1: Truy cập màn đơn hàng sàn

1. Tại màn hình trang quản trị phần mềm, trên thanh menu bên trái, bạn kéo xuống KÊNH BÁN HÀNG > chọn kênh sàn TMĐT: Shopee/ Tiktok Shop/ Lazada/Tiki cần xem đơn hàng.
2. Vẫn trên menu bên trái, trong menu con trỏ xuống bên dưới kênh sàn TMĐT, bạn chọn Đơn hàng.

Bước 2: Xem tổng quan giao diện màn hình quản lý đơn hàng

Màn hình quản lý đơn hàng được thiết kế để cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và các công cụ cần thiết để xử lý đơn hàng nhanh chóng.

Các khu vực chức năng chính bao gồm:

• Lựa chọn gian hàng: Cho phép chuyển đổi qua lại giữa các gian hàng khác nhau.
• Khối thống kê "Công việc cần xử lý": Tóm tắt nhanh các đơn hàng cần ưu tiên theo thời hạn. (áp dụng với kênh sàn TMĐT: Shopee/ Tiktok Shop/ Lazada)
• Bộ lọc và tìm kiếm: Giúp bạn nhanh chóng tìm thấy đơn hàng cần xử lý.
• Các thao tác trên danh sách đơn hàng: Thực hiện các hành động đơn lẻ hoặc hàng loạt.
• Danh sách đơn hàng chi tiết: Hiển thị thông tin của từng đơn hàng.

Bước 3: Thực hiện các thao tác chi tiết

1. Lựa chọn gian hàng

Nếu bạn có kết nối nhiều gian hàng, tại trang quản lý đơn hàng của kênh sàn, bạn thực hiện chọn đúng gian hàng muốn thao tác.

1. Nhấn vào nút [Số lượng] gian hàng ở góc trên cùng bên trái có logo kênh sàn.
2. Tìm kiếm, tích chọn một hoặc nhiều gian hàng bạn muốn xem và xử lý đơn.
3. Nhấn Xác nhận để hoàn tất.

2. Khối thống kê "Công việc cần xử lý"

Khu vực này giúp bạn nắm bắt ngay những đơn hàng cần được ưu tiên xử lý để đảm bảo tuân thủ SLA của Sàn. Bạn có thể nhấp trực tiếp vào từng mục để lọc nhanh danh sách đơn hàng tương ứng.

• Bàn giao nhanh: Các đơn hàng mới về kênh cần được xác nhận và bàn giao sớm cho Đơn vị vận chuyển (ĐVVC) để đảm bảo tỷ lệ giao nhanh theo tiêu chuẩn của Sàn.
• Bàn giao đúng thời hạn: Các đơn hàng sắp đến hạn bàn giao, cần xử lý ngay để tránh vi phạm tỷ lệ giao hàng trễ.
• Sắp hết hạn xác nhận: Các đơn hàng sắp bị Sàn tự động hủy nếu không được xác nhận. Mục này sẽ hiển thị các đơn hàng khi thời gian xác nhận còn dưới 24 giờ.
• Sắp hết hạn bàn giao: Các đơn hàng sắp bị Sàn tự động hủy nếu không được bàn giao cho ĐVVC. Mục này sẽ hiển thị các đơn hàng khi thời gian bàn giao còn dưới 48 giờ.

Để cài đặt cảnh báo tự động cho các mốc công việc này, bạn có thể tham khảo bài viết: Hướng dẫn cấu hình cảnh báo thời hạn xử lý đơn hàng sàn TMĐT.

3. Lọc và tìm kiếm đơn hàng

3.1. Lọc nhanh theo trạng thái:

Hệ thống cung cấp sẵn các tab: Tuỳ theo từng sàn các trường thông tin lọc có thể khác nhau.

 

Bạn bấm chọn vào tab tương ứng để xem nhanh các nhóm đơn hàng theo quy trình xử lý.

3.2. Tìm kiếm theo mã đơn hàng:

• Tại thanh tìm kiếm, bạn nhập mã đơn hàng của Sàn hoặc Sapo để tra cứu trực tiếp. Hệ thống sẽ tìm kiếm và trả về theo mã đơn bạn nhập.

3.3. Bộ lọc:

Cung cấp nhiều điều kiện lọc chi tiết hơn cho phép bạn kết hợp nhiều điều kiện khác nhau để thu hẹp tối đa danh sách đơn hàng.

3.3.1. Trạng thái trên sàn

Bộ lọc này cho phép bạn xem các đơn hàng dựa trên trạng thái thực tế được đồng bộ về từ Sàn TMĐT. Tuỳ theo từng sàn các trường thông tin lọc có thể khác nhau.

3.3.2. Ngày tạo:

Bộ lọc này giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm đơn hàng theo các mốc thời gian tạo đơn.

• Nhấn vào bộ lọc Ngày tạo.
• Chọn các mốc thời gian gợi ý có sẵn như: Hôm nay, Hôm qua, Tuần này, Tuần trước, Tháng này, Tháng trước.
• Nếu muốn tìm theo một khoảng thời gian cụ thể, nhấn Tùy chọn và nhập ngày bắt đầu - kết thúc.
• Nhấn nút Lọc để xem kết quả.

3.3.3. Bộ lọc khác:

• Nhấn vào Bộ lọc khác.
• Chọn và nhập thông tin cho một hoặc nhiều điều kiện lọc dưới đây: Ngày tạo, Trạng thái trên sàn, Trạng thái đồng bộ, Tình trạng liên kết, Sản phẩm, Đối tác vận chuyển, Dịch vụ vận chuyển, Chi nhánh Sàn, Tình trạng in vận đơn, Hóa đơn điện tử, Được xử lý bởi Sàn, Đơn đặt hàng trước.
• Sau khi thiết lập xong các điều kiện, nhấn Lọc để áp dụng.

3.4. Lưu bộ lọc:

Sau khi chọn một bộ điều kiện lọc hay dùng, bạn có thể nhấn Lưu bộ lọc để sử dụng lại nhanh chóng cho những lần sau.

• Trên màn cửa sổ lưu bộ lọc, bạn chọn:
  • Lưu bộ lọc mới > nhập tên bộ lọc mới.
  • hoặc Lưu vào bộ lọc đã có > Chọn tên bộ lọc đã thêm trước đó, không áp dụng với các bộ lọc tạo sẵn từ hệ thống.
• Nhấn Lưu để hoàn tất. Bộ lọc sẽ hiển thị ở dạng Tab (thẻ) ở trên danh sách.

4. Tùy chỉnh cột hiển thị

Sapo cho phép bạn cá nhân hóa giao diện danh sách đơn hàng bằng cách lựa chọn những cột thông tin cần thiết nhất cho quy trình làm việc của mình. Bạn có thể thêm, bớt hoặc sắp xếp lại thứ tự các cột một cách linh hoạt.

1. Tại màn hình danh sách đơn hàng, nhấn vào biểu tượng Cột ở góc trên bên phải, bên cạnh nút Lưu bộ lọc.
2. Trên cửa sổ "Điều chỉnh cột hiển thị" bao gồm 2 khu vực:
   • Thêm cột hiển thị: Đây là danh sách các cột thông tin có sẵn. Để thêm một cột, bạn chỉ cần tích vào ô vuông trước tên cột đó. Cột được chọn sẽ tự động được thêm vào danh sách "Cột hiển thị".
   • Cột hiển thị: Đây là danh sách các cột đang được hiển thị ngoài trang danh sách đơn hàng.
     • Để ẩn bớt một cột, bạn nhấn vào dấu X ở bên phải tên cột.
     • Bạn có thể nhấn giữ và kéo thả tên các cột để sắp xếp lại thứ tự xuất hiện của các trường.
3. Nếu bạn muốn khôi phục lại giao diện cột mặc định do Sapo thiết lập ban đầu, chỉ cần nhấn vào nút Quay về mặc định.
4. Để lưu thay đổi bạn chọn:
   • Nhấn Lưu để áp dụng các thay đổi vừa thiết lập.
   • Nhấn Hủy để đóng cửa sổ mà không lưu lại thay đổi.

Dưới đây là giải thích chi tiết về các cột thông tin bạn có thể lựa chọn để hiển thị trên danh sách đơn hàng sàn:

5. Thao tác trên danh sách đơn hàng

Màn hình quản lý đơn hàng cung cấp đầy đủ các công cụ để bạn xem thông tin chi tiết và xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng, từ các thao tác đơn lẻ đến hàng loạt.

5.1. Thao tác trên từng đơn hàng (Xem thông tin chi tiết)

Để xem nhanh thông tin chi tiết của một đơn hàng mà không cần rời khỏi trang danh sách, bạn có thể mở rộng trực tiếp từng dòng đơn hàng.

Nhấn vào biểu tượng mũi tên ▼ ở đầu mỗi dòng đơn hàng. Khi được mở rộng, một bảng thông tin chi tiết với 3 tab sẽ hiện ra:

• Tab 1: Sản phẩm trong đơn: Hiển thị danh sách các sản phẩm mà khách hàng đã đặt trên Sàn, bao gồm: Ảnh, Tên sản phẩm, Mã SKU, Phiên bản và Số lượng.
• Tab 2: Liên kết đơn hàng:
  • Trạng thái thành công: Giúp bạn xác nhận dữ liệu (mã đơn, tổng tiền, trạng thái) đã được đồng bộ đúng và đầy đủ.
  • Trạng thái thất bại: Hệ thống sẽ hiển thị "Chưa liên kết đơn hàng” bên Sapo kèm theo lý do lỗi cụ thể. Dựa vào đây, bạn có thể nhanh chóng chẩn đoán vấn đề (ví dụ: lỗi cấu hình sản phẩm, hết tồn kho,...) và thực hiện hành động khắc phục kịp thời.
  Lưu ý:

  • Sản phẩm trong đơn hàng cần được liên kết với sản phẩm trên Sapo trước thời điểm đặt đơn để hệ thống có thể trừ tồn kho và quản lý tập trung.
• Tab 3: Sản phẩm liên kết: Cột này hiển thị trạng thái liên kết sản phẩm, yếu tố quyết định sự chính xác của tồn kho và doanh thu.
  • Sản phẩm đã liên kết: Bạn bấm vào để xem chi tiết sản phẩm trên Sapo.
  • Sản phẩm chưa liên kết: Bấm vào để được chuyển đến màn hình "Thêm mới sản phẩm" và thực hiện liên kết.

Tại cột "Thao tác" ở cuối mỗi dòng đơn hàng, bạn có thể thực hiện các hành động nhanh cho đơn hàng như Xác nhận đơn hàng, Đồng bộ lại, In đơn hàng, Xem đơn hàng trên Sàn.

5.2. Thao tác hàng loạt

Thao tác hàng loạt giúp bạn xử lý nhiều đơn hàng cùng lúc, tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu suất vận hành.

Cách thực hiện:

1. Tích vào ô vuông ở đầu dòng của những đơn hàng bạn muốn xử lý.
2. Một thanh công cụ sẽ hiện ra ở phía trên danh sách, hiển thị số lượng đơn đã chọn.
3. Nhấn vào nút Chọn thao tác.

Tuỳ theo từng sàn, bạn có thể thực hiện các thao tác hàng loạt có sẵn bao gồm:

Tuỳ theo từng sàn, bạn có thể thực hiện các thao tác hàng loạt có sẵn bao gồm:

 

5.3. Xuất file

Tính năng này giúp bạn xuất danh sách đơn hàng ra file Excel để phục vụ cho mục đích báo cáo, đối soát hoặc lưu trữ dữ liệu.

1. Bạn nên sử dụng các bộ lọc để thu hẹp danh sách đơn hàng cần xuất.
2. Nhấn vào nút Xuất file.
3. Trong cửa sổ pop-up, chọn phạm vi xuất dữ liệu:
   • Tất cả đơn hàng: Xuất toàn bộ danh sách đơn hàng.
   • Đơn trên trang này: Chỉ xuất các đơn hàng đang hiển thị trên trang bạn đang xem.
   • [Số lượng] đơn hàng được chọn: Xuất các đơn hàng bạn đang chọn.
4. Nhấn Xuất file để tải file về máy.

5.4. In hàng loạt

Tính năng này được thiết kế để bạn có thể in phiếu giao hàng/nhãn vận chuyển với số lượng lớn mà không cần chọn thủ công từng đơn.

1. Nhấn vào nút In hàng loạt.
2. Trong cửa sổ pop-up, cấu hình việc in ấn:
   • Chọn nguồn đơn hàng cần in:
     • Đơn hàng trên gian hàng: In tất cả các đơn hàng hợp lệ của một gian hàng cụ thể (bạn cần chọn gian hàng từ danh sách).
     • Đơn hàng trên trang này: Chỉ in các đơn hàng hợp lệ đang hiển thị trên trang bạn đang xem.
   • (Tùy chọn) Tích vào ô Bao gồm đơn đã in nếu bạn có nhu cầu in lại các phiếu đã được in trước đó.
3. Nhấn In phiếu để bắt đầu.

• Xem thêm hướng dẫn In hàng loạt đơn hàng trên ứng dụng Sapo OmniAI tại đây.

5.5. Cập nhật đơn hàng

Tính năng này cho phép bạn chủ động yêu cầu Sapo đồng bộ lại các đơn hàng mới nhất từ Sàn TMĐT theo một khoảng thời gian và gian hàng cụ thể. Điều này rất hữu ích trong các đợt cao điểm sale khi bạn muốn đảm bảo không bỏ sót bất kỳ đơn hàng mới nào.

1. Nhấn vào nút Cập nhật đơn hàng bên góc phải màn hình.
2. Trên cửa sổ pop-up, bạn thực hiện:
   • Chọn thời gian cập nhật: Chọn mốc thời gian bạn muốn đồng bộ lại đơn hàng (ví dụ: Hôm nay, Hôm qua,...).
   • Chọn gian hàng: Tích chọn một hoặc nhiều gian hàng bạn muốn cập nhật.
3. Nhấn Xác nhận để hệ thống bắt đầu quá trình đồng bộ.