Nhập file đơn hàng trên Sapo OmniAI

Bạn cần tạo nhiều đơn hàng cùng lúc nhưng việc nhập tay từng đơn rất tốn thời gian và dễ sai sót. Tính năng nhập file đơn hàng hàng loạt của Sapo là giải pháp hoàn hảo, giúp bạn tải lên hàng trăm đơn hàng chỉ với một file Excel, tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác.

Điều kiện tiên quyết:

Tính năng này cần được kích hoạt riêng cho từng cửa hàng. Nếu chưa có, bạn vui lòng gửi yêu cầu đến đội ngũ hỗ trợ của Sapo qua https://help.sapo.vn/createticket.html để được mở tính năng.
Tài khoản cần được phân quyền "Nhập file đơn hàng" tại ít nhất một chi nhánh trong phần phân quyền.
Xem thêm hướng dẫn phân quyền tài khoản tại đây.

Bước 1: Tải file mẫu và chuẩn bị dữ liệu

Tại trang Quản trị Sapo, trên thanh menu bên trái bạn truy cập vào Đơn hàng > Danh sách đơn hàng.
Tại góc trên bên phải màn hình, bạn nhấn vào nút Nhập file.
Trong cửa sổ "Nhập file đơn hàng", bạn nhấn vào liên kết tải file mẫu để tải về máy.
Mở file Excel vừa tải và điền thông tin chi tiết của các đơn hàng vào các cột tương ứng.

Lưu ý:

Tuyệt đối không thay đổi tên cột, thứ tự cột hoặc định dạng sẵn có của file mẫu.
Một đơn hàng có nhiều sản phẩm phải sử dụng chung một STT (Số thứ tự) ở cột đầu tiên cho tất cả các dòng sản phẩm đó.
Mỗi đơn hàng khác nhau phải có Mã đơn hàng khác nhau.
Để đảm bảo hiệu suất, mỗi file nhập không nên vượt quá 3000 dòng. Nếu có nhiều hơn, bạn vui lòng tách thành nhiều file nhỏ.

Bước 2: Tải file lên hệ thống

Sau khi đã hoàn tất việc chuẩn bị file dữ liệu, bạn quay lại màn hình Nhập file đơn hàng theo hướng dẫn từ bước 1.
Trong cửa sổ "Nhập file đơn hàng", chọn Chi nhánh tạo đơn.
Kéo thả file hoặc nhấn vào liên kết tải lên từ thiết bị và tìm đến file Excel bạn đã soạn thảo.
Sau khi chọn file thành công, nhấn nút Nhập file để hệ thống bắt đầu xử lý.

Bước 3: Kiểm tra kết quả nhập file

Thông báo trực tiếp: Sau khi nhấn "Nhập file", hệ thống có thể hiển thị hộp thoại thông báo kết quả ban đầu.
Kiểm tra email: Hệ thống sẽ gửi kết quả xử lý chi tiết (thành công, lỗi) qua email của bạn. Email sẽ bao gồm thông tin về các đơn hàng được tạo thành công và danh sách các dòng bị lỗi kèm theo lý do (nếu có) để bạn dễ dàng đối chiếu và chỉnh sửa.
Kiểm tra lịch sử xuất nhập file: Nhấn vào biểu tượng thông báo (hình cái chuông) góc trên bên phải màn hình, chọn thông báo Nhập danh sách đơn hàng để xem kết quả chi tiết.
Với các trường hợp báo lỗi, bạn có thể theo dõi thêm bài viết hướng dẫn: Xử lý lỗi thường gặp khi nhập file đơn hàng trên Sapo OmniAI

Giải thích chi tiết các trường thông tin trong file mẫu

Dưới đây là mô tả chi tiết các cột trong file nhập để bạn điền thông tin một cách chính xác nhất.

A. Thông tin chung về đơn hàng

Trường thông tin	Mô tả & Yêu cầu	Bắt buộc/Tùy chọn
Thông tin đơn hàng
STT	Số thứ tự của đơn hàng. Các sản phẩm trong cùng một đơn phải có chung STT.	Bắt buộc
Mã đơn hàng	Mã đơn hàng của bạn. Không được trùng nhau giữa các đơn hàng khác nhau.	Tùy chọn
Nguồn đơn hàng	Nguồn bán hàng phát sinh đơn (ví dụ: POS, Facebook, Zalo).	Tùy chọn
Ngày đặt hàng	Ngày khách hàng đặt đơn hàng. Định dạng hợp lệ: Phải đúng định dạng YYYY-MM-DD HH:mm. Nếu không nhập, hệ thống tự động ghi nhận theo thời điểm tạo đơn hàng (tức là thời điểm nhập file)	Tùy chọn
Tác động tồn kho	Nhập: Có: để trừ tồn kho sản phẩm. Nếu sản phẩm đã hết hàng và không cho phép bán âm. Đơn hàng sẽ vẫn được tạo. Không: để không trừ tồn kho sản phẩm.	Bắt buộc
Gửi email thông báo	Nhập: Có: để gửi email xác nhận cho khách nếu khách hàng cung cấp thông tin email liên hệ. Không: để không gửi email thông báo.	Tùy chọn
Giá đã bao gồm thuế	Có: Giá bán đã bao gồm thuế. Không: Giá bán chưa bao gồm thuế. Mặc định là Có. Mặc định là Có (tức ghi nhận Giá đã bao gồm thuế) nếu bạn bỏ trống trường này.	Tùy chọn
Trạng thái thanh toán	Đã thanh toán hoặc Chưa thanh toán. Mặc định là Chưa thanh toán nếu không có giá trị.	Tùy chọn
Phương thức thanh toán	Ví dụ: Tiền mặt, Chuyển khoản, COD.	Tùy chọn (Cần thiết nếu trạng thái là "Đã thanh toán")
Trạng thái giao hàng	Đã giao hàng hoặc Chưa giao hàng.	Tùy chọn
Hình thức giao hàng	Giao hàng hoặc Nhận tại cửa hàng.	Tùy chọn
Đối tác vận chuyển	Nhập mã đối tác vận chuyển. Tham khảo danh sách MaDTVCNgoai trong file mẫu.	Bắt buộc nếu hình thức là "Giao hàng" và trạng thái là "Đã giao hàng"
Phí giao hàng	Nhập dạng số (ví dụ: 30000).	Tùy chọn
Giảm giá đơn hàng (%)	Chiết khấu theo %. Chỉ điền 1 trong 2 loại giảm giá (VND hoặc %). Nhập số phải lớn hơn hoặc bằng 0 và nhỏ hơn hoặc bằng 100 Để trống được hiểu là nhập số bằng 0 Trường hợp nhập số lẻ khuyến mãi số tiền thì tự động làm tròn xuống.	Tùy chọn
Giảm giá đơn hàng (VND)	Chiết khấu theo số tiền. Chỉ điền 1 trong 2 loại giảm giá. Nhập số phải lớn hơn hoặc bằng 0 Để trống được hiểu là nhập số bằng 0 Trường hợp nhập số lẻ khuyến mãi số tiền thì tự động làm tròn xuống.	Tùy chọn
Mô tả	Ghi chú thêm cho khuyến mãi đơn hàng (tối đa 500 ký tự).	Tùy chọn
Thông tin khác
SĐT nhân viên phụ trách	SĐT của nhân viên phụ trách đơn. Phải là SĐT đã có trên hệ thống Sapo.	Tùy chọn
Ghi chú	Ghi chú nội bộ cho đơn hàng.	Tùy chọn
Tags	Các tag phân loại đơn hàng, cách nhau bởi dấu phẩy ,.	Tùy chọn
Tham chiếu	Mã đơn tham chiếu từ hệ thống khác (nếu có).	Tùy chọn

B. Thông tin mua hàng

Trường thông tin	Mô tả & Yêu cầu	Bắt buộc/Tùy chọn
Mã phiên bản	Mã định danh của phiên bản sản phẩm, dùng để liên kết sản phẩm có sẵn trên hệ thống. Trong trang chi tiết sản phẩm, bên phải tên sản phẩm, bấm chọn icon mũi tên trỏ xuống “v”, bạn sẽ thấy thông tin ID phiên bản Hệ thống hiện chưa hỗ trợ nhập sản phẩm combo. Vui lòng tách thành phần của combo trước khi tải file. Nếu bạn nhập ID/SKU của combo, hệ thống sẽ chỉ ghi nhận thông tin sản phẩm cha.	Tuỳ chọn
Tên sản phẩm	Tên sản phẩm trong đơn hàng. Bắt buộc nhập nếu không tìm thấy sản phẩm nào liên kết với SKU hoặc Mã phiên bản. Tối đa 255 ký tự. Nếu đã liên kết được sản phẩm, trường này có thể để trống, hệ thống sẽ tự động lấy theo tên phiên bản của sản phẩm liên kết. Nếu có nhập, hệ thống sẽ ưu tiên sử dụng giá trị nhập từ file.	Bắt buộc nếu SKU hoặc mã phiên bản không trùng khớp với sản phẩm nào trên hệ thống
Tên phiên bản	Tên phiên bản của sản phẩm (ví dụ: Đỏ, Size L).	Tùy chọn
SKU	Mã SKU phiên bản sản phẩm. Hệ thống hiện chưa hỗ trợ nhập sản phẩm combo. Vui lòng tách thành phần của combo trước khi tải file. Nếu bạn nhập ID/SKU của combo, hệ thống sẽ chỉ ghi nhận thông tin sản phẩm cha.	Tùy chọn
Số lượng	Số lượng sản phẩm Bắt buộc nhập số lượng Số lượng phải lớn hơn 0 Được phép nhập số thập phân, lẻ sau dấu phẩy 3 chữ số	Bắt buộc
Giá bán	Bắt buộc nhập đối với sản phẩm tùy chỉnh (không xác định được sản phẩm liên kết dựa trên SKU và mã phiên bản). Giá bán phải là số nguyên dương lớn hơn hoặc bằng 0. Trường hợp nhập số lẻ thì tự động làm tròn xuống. (trường hợp khác VND thì giữ nguyên). Nếu đã liên kết được sản phẩm, trường này có thể để trống. Hệ thống sẽ tự động lấy theo tên phiên bản của sản phẩm liên kết. Nếu có nhập, hệ thống sẽ ưu tiên sử dụng giá trị nhập từ file.	Bắt buộc nếu không tìm thấy sản phẩm qua SKU/ID
Giảm giá sản phẩm (VND)	Giảm giá trên toàn bộ line sản phẩm. (Ví dụ: mua 2 sản phẩm, giảm 10,000đ). Giảm giá sản phẩm không được vượt quá = Số lượng*Giá bán	Tùy chọn
Khối lượng (g)	Khối lượng của 1 đơn vị sản phẩm (tính bằng gram).	Tùy chọn
Đơn vị	Đơn vị tính của sản phẩm (ví dụ: Cái, Hộp, Kg).	Tùy chọn
Yêu cầu vận chuyển	Giá trị Có/Không. Nếu bỏ trống, hệ thống sẽ lấy từ sản phẩm đã liên kết.	Tùy chọn
Nhãn hiệu	Ưu tiên sử dụng giá trị nhập từ file. Tối đa 255 ký tự. Nếu bỏ trống, hệ thống sẽ lấy giá từ sản phẩm đã liên kết.	Tùy chọn
Thuế
Tỉ lệ	Tỉ lệ thuế được áp dụng cho từng dòng sản phẩm (lineItem). Giá trị này phải là số nguyên dương (> 0).	Tùy chọn
Số tiền	Số tiền thuế, yêu cầu là số nguyên dương. Không cho phép nhập vượt quá: (Giá bán - Giảm giá trên một đơn vị sản phẩm)*Số lượng. Nếu có tỉ lệ thuế mà không nhập số tiền thì ghi nhận là 0.	Tùy chọn

Lưu ý:

Khi nhập đơn hàng, việc hệ thống liên kết với sản phẩm đã có hay tạo sản phẩm mới sẽ phụ thuộc vào mã phiên bản/ SKU trong file nhập.

Trường hợp mã phiên bản/ SKU trên file trùng với SKU/ mã phiên bản của sản phẩm đã có trên phần mềm: Hệ thống sẽ liên kết đơn hàng với sản phẩm hiện có. Khi đó, nếu file nhập không có thông tin như vận chuyển, thuế,... thì hệ thống sẽ lấy theo thông tin đã thiết lập của sản phẩm trên phần mềm. Đồng thời, việc cập nhật tồn kho cũng sẽ áp dụng cho chính sản phẩm đó. Nếu cột Tác động tồn kho được chọn là Có, hệ thống sẽ trừ tồn kho của sản phẩm tương ứng.
Trường hợp mã phiên bản/ SKU trên file không có/ không khớp với sản phẩm nào trên phần mềm: Hệ thống sẽ tạo sản phẩm mới dựa trên các thông tin trong file (như tên sản phẩm, giá bán,...), thay vì liên kết với sản phẩm đã có. Vì không có sản phẩm để kế thừa thông tin, các thiết lập như thuế, vận chuyển... sẽ không được lấy từ sản phẩm trên phần mềm. Tuy nhiên, việc cập nhật tồn kho vẫn phụ thuộc vào cột Tác động tồn kho: nếu chọn Có thì sản phẩm mới vẫn được trừ tồn kho, nếu chọn Không thì sẽ không tác động đến tồn kho.

C. Thông tin khách hàng và địa chỉ giao hàng

Trường thông tin	Mô tả & Yêu cầu	Bắt buộc/Tùy chọn
Khách hàng
Số điện thoại	SĐT của người mua. Dùng để tìm kiếm hoặc tạo mới khách hàng.	Tùy chọn
Email	Email của người mua. Dùng để tìm kiếm hoặc tạo mới khách hàng.	Tùy chọn
Địa chỉ giao hàng
Họ khách hàng	Họ của người nhận hàng.	Tùy chọn
Tên khách hàng	Tên của người nhận hàng.	Tùy chọn
SĐT giao hàng	SĐT của người nhận hàng.	Tùy chọn
Địa chỉ	Địa chỉ chi tiết (số nhà, tên đường).	Tùy chọn
Tỉnh thành	Nhập chính xác tên Tỉnh/Thành phố. Tham khảo sheet "Địa chỉ" trong file mẫu.	Tùy chọn (Bắt buộc nếu cần giao hàng)
Quận huyện	Nhập chính xác tên Quận/Huyện.	Tùy chọn (Bắt buộc nếu cần giao hàng)
Phường xã	Nhập chính xác tên Phường/Xã.	Tùy chọn (Bắt buộc nếu cần giao hàng)

Lưu ý:

Hệ thống bắt buộc nhập đủ 3 cấp (Tỉnh/Thành, Quận/Huyện, Phường/Xã). Nếu địa chỉ chỉ có 2 cấp (thiếu Phường/Xã), bạn vui lòng liên hệ lại khách hàng để bổ sung, hoặc chọn tạm một Phường/Xã trung tâm và điền địa chỉ thực tế vào ô Địa chỉ chi tiết/Ghi chú.

Trợ lý Sapo