Hướng dẫn xuất file - nhập file khách hàng

1. Xuất danh sách khách hàng

Bước 1: Truy cập màn khách hàng

• Tại thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Khách hàng.

Bước 2: Chọn khách hàng cần xuất

• Tại màn hình Khách hàng, tìm kiếm, lọc và click chọn ô vuông trước tên khách hàng bạn muốn tải xuống dưới dạng file Excel.

Bước 3: Tùy chọn xuất file

• Click chọn nút Xuất file nằm góc trên bên phải màn hình.
• Hệ thống hiển thị các tùy chọn xuất danh sách khách hàng:
  • Trên trang này: Xuất khách hàng hiển thị trên trang hiện tại (1 trang thường hiển thị 20, hoặc 50, hoặc 100 khách hàng)
  • Tất cả khách hàng: Xuất toàn bộ khách hàng trong hệ thống.
  • Các khách hàng đã được chọn: Xuất danh sách các khách hàng bạn đã tick chọn
  • Khách hàng phù hợp với kết quả tìm kiếm hiện tại: Xuất danh sách khách hàng phù hợp với từ khóa tìm kiếm hoặc với bộ lọc bạn đã áp dụng khi xuất file.

Bước 4: Tuỳ chọn xuất thông tin Metafield của khách hàng

• Tích chọn ô "Xuất thông tin định nghĩa metafield trên cửa hàng"
• Việc xuất thông tin Metafield của khách hàng giúp bạn dễ dàng quản lý thêm các thông tin bổ sung như phân loại khách hàng, mã nội bộ, thông tin cá nhân hóa,… ngoài các trường mặc định sẵn có.

Bước 5: Chọn xuất file khách hàng

• Sau khi lựa chọn tùy chọn xuất phù hợp, nhấp nút Xuất file.
• Thông báo Xuất file thành công xuất hiện: Dữ liệu sẽ được xử lý và gửi thông báo về email tài khoản đang thao tác.

Bước 6: Tải về file danh sách khách hàng đã xuất.

Cách 1: Khi tài khoản đang thao tác có email: Tải file từ email

• Truy cập email được thông báo ở bước 4
• Tìm mail được Sapo gửi file về.
• Click vào đường dẫn để tải file danh sách khách hàng.

Cách 2: Nếu tài khoản đang thao tác không có email: Tải file từ mục Thông báo

• Tại góc trên cùng bên phải màn hình, cạnh tên tài khoản, nhấp biểu tượng chuông thông báo.
• Nhấp Xem tất cả thông báo.
• Tìm thông báo có tên Xuất danh sách khách hàng.
• Nhấp vào đường link để tải file danh sách.

2. Nhập danh sách khách hàng

Bước 1: Truy cập màn khách hàng

• Tại thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Khách hàng.

Bước 2: Tải file mẫu danh sách khách hàng

• Tại màn hình Khách hàng, click chọn nút Nhập file nằm góc trên bên phải màn hình.
• Hệ thống hiển thị cửa sổ Nhập file danh sách khách hàng, bấm chọn File dữ liệu khách hàng để tải file mẫu về máy

a. Nhập các thông tin khách hàng trên file tải về

b. Một số lưu ý

• Thông tin địa chỉ nhập địa chỉ hành chính theo 2 cấp (Tỉnh/thành phố - Phường/Xã) hoặc địa chỉ hành chính theo 3 cấp (Tỉnh/thành phố - Quận/Huyện - Phường xã) cần chính xác theo danh sách tại đây để đảm bảo hệ thống ghi nhận đúng.
• Nếu không tích chọn Ghi đè thông tin các khách hàng đã có, bạn sẽ không thể cập nhật hoặc thêm mới khách hàng có trùng số điện thoại và email với khách hàng đã có trên hệ thống.

c. Cách nhập thông tin Metafield

• Cấu trúc tên trường Metafield
  
  • Trường Metafield sẽ được hiển thị trong file dưới dạng:

Tên định nghĩa (customer.metafields.{namespace}.{key})

• • Ví dụ:

Ngày tính điểm (customer.metafields.custom.Ngay_tinh_diem)

• Cách nhập thông tin Metafield. Khi nhập file, bạn cần:
  
  • Đảm bảo đúng định dạng tên trường:

Tên định nghĩa (customer.metafields.{namespace}.{key})

• • Giá trị của các trường là kiểu chuỗi (string). Nếu là định dạng đặc biệt (số, ngày, tiền tệ…), hệ thống hiện tại chỉ lưu dưới dạng chuỗi.
    
• Ví dụ:

Bước 4: Chọn file danh sách khách hàng

• Trên cửa sổ Nhập file danh sách khách hàng, kéo thả file vào vùng dữ liệu hoặc nhấn chọn tải lên từ thiết bị
• Bạn chọn file danh sách khách hàng đã tạo sẵn.
• Hệ thống hiển thị tên file đã tải lên.

Bước 5: Tùy chọn Ghi đè thông tin các khách hàng đã có

• Bạn có thể chọn tùy chọn "Ghi đè thông tin các khách hàng đã có" để cập nhật thông tin khách hàng cũ dựa trên email hoặc số điện thoại.
• Nếu email hoặc số điện thoại trong file nhập trùng với dữ liệu hiện có trên hệ thống, các thông tin còn lại sẽ được cập nhật trên khách hàng đó thay vì tạo mới.
• Nếu không tích chọn Ghi đè thông tin các khách hàng đã có, bạn sẽ không thể cập nhật hoặc thêm mới khách hàng có trùng số điện thoại và email với khách hàng đã có trên hệ thống.

Bước 6: Kiểm tra kết quả nhập file khách hàng

• Truy cập vào email tài khoản đã thực hiện nhập file để xem thông tin về hoạt động nhập danh sách khách hàng, bao gồm các khách hàng cập nhật/ thêm mới thành công thông qua nhập file và những khách hàng xử lý không thành công (do thiếu dữ liệu, sai dữ liệu hoặc trùng dữ liệu).
• Load lại trang Khách hàng để xem danh sách khách hàng đã được nhập lên. Bạn có thể kiểm tra một số lỗi thường gặp khi nhập file khách hàng tại đây.