Tạo đơn đặt hàng nhập bằng file Excel trên Sapo OmniAI

Việc tạo đơn Đặt hàng nhập hàng loạt bằng file giúp bạn tiết kiệm thời gian, xử lý nhanh chóng hơn trong quá trình vận hành.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản được phân quyền truy cập Xem sản phẩm, Tạo sản phẩm, Sửa sản phẩm, Khởi tạo và sửa tồn kho sản phẩm, Xem giá vốn, Nhập hàng (xem, tạo, sửa, huỷ đơn nhập) tại Cấu hình > Quản lý nhân viên.
Xem hướng dẫn phân quyền tại đây
Bật tính năng Quản lý kho đầy đủ trong Cấu hình quản lý kho
Xem hướng dẫn cấu hình tại đây

Truy cập Quản lý kho > Đặt hàng nhập > nhấn Nhập file (góc phải màn hình) để mở hộp thoại Nhập file đơn đặt hàng nhập
Nhấn Tải file dữ liệu mẫu để tải file

1. Thông tin chung về đơn nhập hàng

Trường dữ liệu	Bắt buộc?	Mô tả
Mã đơn nhập	Không	Nếu để trống, hệ thống sẽ tự động sinh mã. Không được điền mã có tiền tố PO
Thẻ tags	Không	Nếu có nhiều thẻ, cách nhau bằng dấu phẩy.
Ghi chú	Không	Ghi chú cho cả đơn nhập, tối đa 255 ký tự.
Tham chiếu	Không	Nhập nếu cần.
Chiết khấu đơn nhập	Không	Chỉ cần nhập một trong hai loại giá trị theo % hoặc theo VND Trường hợp nhập cả hai, Sapo sẽ lấy giá trị tiền
Thuế	Không	Chọn áp dụng thuế cho đơn nhập hàng hay không.

Lưu ý:

2. Thông tin sản phẩm trong đơn nhập

Trường dữ liệu	Bắt buộc?	Mô tả
Mã SKU	Có	- Trường SKU sản phẩm bắt buộc nhập chính xác. Sapo căn cứ mã SKU xác định sản phẩm tạo trên hệ thống để tạo đơn nhập hàng. - Nếu có nhiều hơn 1 sản phẩm có trùng mã SKU thì sẽ lấy sản phẩm tạo gần nhất
Mã Barcode	Không	Nếu cửa hàng có nhiều sản phẩm trùng mã barcode, hệ thống sẽ lấy sản phẩm có thời gian tạo gần nhất.
Tên sản phẩm	Không	Tên sản phẩm chính của sản phẩm
Tên phiên bản	Không	Tên phiên bản sản phẩm
Số lượng	Có	Phải nằm trong khoảng 0 < n < 999,999.
Đơn giá	Không	Chỉ nhập số nguyên trong khoảng 0 - 99,999,999. Nếu để trống, hệ thống sẽ lấy giá vốn của sản phẩm trên hệ thống.
Chiết khấu sản phẩm	Không	Nhập một trong hai loại (%) hoặc giá trị. Nếu điền cả hai, hệ thống ưu tiên giá trị.

3. Thông tin lô sản phẩm (nếu quản lý theo lô)

Trường dữ liệu	Bắt buộc?	Mô tả
Mã lô	Có	Mã số hoặc ký hiệu lô hàng. Bắt buộc nhập nếu sản phẩm được quản lý theo lô - HSD.
Ngày sản xuất	Không	Ngày sản xuất của lô hàng. Lưu ý định dạng: dd/mm/yyyy (ví dụ: 25/12/2024). Định dạng Text.
Hạn sử dụng	Không	Ngày hết hạn của lô hàng. Lưu ý định dạng: dd/mm/yyyy (ví dụ: 25/12/2025). Định dạng Text.

Lưu ý:

Trong phần thông tin lô mục Nhập lô trường Mã lô là bắt buộc nếu sản phẩm được quản lý theo lô - HSD.
Định dạng ngày tháng: trường Ngày sản xuất và Hạn sử dụng phải đúng theo dd/mm/yyyy và định dạng ô phải là Text để đảm bảo hệ thống đọc chính xác.
Ngoài các thông tin bắt buộc nhập, bạn nhập thông tin lô theo từng dòng sản phẩm, mỗi lô 1 dòng tương ứng với số lượng nhập ở cột bên cạnh
Nếu tài khoản không có quyền xem giá vốn thì các trường Đơn giá, Chiết khấu sản phẩm, Chiết khấu đơn nhập để trống.

4. Thông tin tổng đơn nhập hàng

Trường dữ liệu	Bắt buộc?	Mô tả
Tên chi phí	Không	Nhập tên chi phí
Giá trị chi phí	Không	Nhập số tiền chi phí của Tên chi phí tương ứng

Bạn thực hiện lại Bước 1 để mở hộp thoại Nhập file đơn đặt hàng nhập.
Chọn Chi nhánh và Nhà cung cấp.
Nhấn vào dòng Kéo thả file vào đây hoặc tải lên từ thiết bị để tải file bạn đã chỉnh sửa.
Nhấn Nhập file để hệ thống xử lý dữ liệu.
Đơn tạo thành công bằng file excel sẽ ở trạng thái Đơn nháp.

Nếu file nhập không thành công, bạn có thể kiểm tra lỗi nhập file ở phần thông báo theo các cách sau:

Cách 1: Ngay khi hoàn thành nhập file, màn hình sẽ hiển thị pop-up thông báo kết quả Nhập file đơn nhập hàng thành công, bấm vào link file đính kèm trong phần thông báo để xem chi tiết.
Cách 2: Truy cập thông báo trên trang quản trị bằng cách bấm vào biểu tượng thông báo (hình cái chuông) góc trên bên phải màn hình > mục Hệ thống > chọn thông báo Nhập file tạo đơn nhập hàng để xem kết quả, nguyên nhân lỗi (nếu có)
Cách 3: Truy cập vào email của tài khoản đăng nhập để kiểm tra email kết quả từ hệ thống gửi về và xử lý các lỗi nhập liệu (nếu có).

Lưu ý:

Với sản phẩm quản lý theo lô:
- Lô của sản phẩm sẽ được thêm vào dưới dòng của sản phẩm trong đơn nhập
- Những lô chưa tồn tại sẽ được tạo tại tất cả các chi nhánh
- Số lượng của 1 sản phẩm lô trong đơn nhập sẽ bằng tổng số lượng lô tương ứng trong file nhập