Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo

Vận hành đơn hàng tại màn Xử lý đơn hàng

Màn Xử lý đơn hàng được thiết kế nhằm giúp bạn tối ưu hóa quy trình vận hành đơn hàng một cách hiệu quả và có hệ thống. Giao diện chia quy trình xử lý thành các trạng thái theo luồng thực tế

1. Quy trình xử lý đơn hàng

1.1. Quy trình Tiêu chuẩn

Đây là quy trình thường dành cho các cửa hàng hoặc kho có quy mô vừa và nhỏ, xử lý đơn hàng theo từng đơn hoặc theo lô nhỏ.

  • Chờ xác nhận: Nơi tập trung các đơn hàng mới, đang chờ xác nhận
  • Chờ xử lý: Nơi tập trung các đơn hàng mới, đã được xác nhận và sẵn sàng để nhân viên kho xử lý (nhặt hàng, đóng gói).
  • In & đóng gói: Đây là bước xử lý chính. Nhân viên sẽ chọn các đơn hàng từ trạng thái "Chờ xử lý", sau đó in phiếu giao hàng và phiếu nhặt hàng (nếu cần) để đi lấy sản phẩm và đóng gói.
  • Bản giao kiện hàng: Sau khi đóng gói, các kiện hàng được tập hợp tại đây để tạo biên bản bàn giao cho đơn vị vận chuyển (ĐVVC) khi họ đến lấy hàng.
  • Tất cả kiện hàng: Hiển thị danh sách toàn bộ các kiện hàng đã được tạo ra trong hệ thống.
  • Quét đóng gói / Quét kiểm hàng / Biên bản bàn giao: Đây là các tính năng sử dụng máy quét mã vạch để tăng tốc độ và độ chính xác, giúp bạn đóng gói đúng sản phẩm, kiểm tra hàng trước khi giao và xác nhận bàn giao cho ĐVVC.
 Điều kiện tiên quyết:

1.2. Quy trình Nâng cao

Đây là quy trình được thiết kế cho các kho hàng lớn, có lượng đơn hàng cao và cần tối ưu hóa quy trình nhặt hàng (picking) để tiết kiệm thời gian và công sức. "Wave" (đợt) là phương pháp gộp nhiều đơn hàng lại để nhân viên kho đi nhặt tất cả sản phẩm cho các đơn đó chỉ trong một lần.

  • Chờ xác nhận: Nơi tập trung các đơn hàng mới, đang chờ xác nhận
  • Chờ xử lý: Tương tự quy trình Tiêu chuẩn, đây là nơi chứa các đơn hàng chờ xử lý.
  • Chờ tạo wave: (Điểm khác biệt chính) Các đơn hàng từ "Chờ xử lý" được chuyển sang đây. Người quản lý kho sẽ gom nhiều đơn hàng (thường là các đơn có chung sản phẩm hoặc vị trí kho gần nhau) lại để tạo thành một "wave" (đợt nhặt hàng).
  • Nhặt & đóng gói: (Điểm khác biệt chính) Thay vì "In & đóng gói", quy trình này tách biệt rõ ràng:
    • Nhặt hàng (Picking): Nhân viên kho nhận phiếu nhặt hàng của "wave" và đi lấy tất cả sản phẩm cho tất cả các đơn trong wave đó.
    • Đóng gói (Packing): Sau khi nhặt xong, hàng hóa được đưa đến khu vực phân loại. Nhân viên sẽ "chia" các sản phẩm đã nhặt được vào từng đơn hàng cụ thể và tiến hành đóng gói.
  • Bản giao kiện hàng: Tương tự quy trình Tiêu chuẩn, dùng để tạo biên bản giao cho ĐVVC.
  • Kiện bất thường: Quản lý các kiện hàng phát sinh vấn đề trong quá trình xử lý (ví dụ: sai sản phẩm, hỏng hóc khi nhặt hàng, thiếu hàng...).
  • Tất cả kiện hàng: Danh sách toàn bộ kiện hàng.
  • Quét đóng gói / Quét kiểm hàng / Biên bản bàn giao: Các công cụ quét mã vạch hỗ trợ, đặc biệt quan trọng trong quy trình wave để đảm bảo chia đúng sản phẩm vào đúng đơn hàng khi đóng gói.
 Điều kiện tiên quyết:

2. Các màn tính năng trong Xử lý đơn hàng

Tại từng trạng thái, bạn có thể thực hiện thao tác hàng loạt như xác nhận đơn, yêu cầu đóng gói, bàn giao, in đơn, in phiếu đóng gói, gán nhân viên phụ trách... Tất cả đều nhằm hỗ trợ xử lý nhanh chóng, chính xác và giảm thiểu sai sót.

  • Trên trang quản trị, trên thanh menu bên trái bấm chọn Xử lý đơn hàng.
  • Trong menu con trỏ xuống từ Xử lý đơn hàng, bạn có thể lựa chọn các tính năng theo bảng dưới đây để lựa chọn màn thao tác phù hợp.
Màn vận hành Mô tả Bộ lọc hỗ trợ Thao tác hàng loạt
Chờ xác nhận Danh sách đơn hàng mới đang chờ xác nhận Lọc đơn hàng tại màn danh sách đơn

1. In đơn hàng hàng loạt

2. Giao hàng hàng loạt

3. Lưu trữ/hủy lưu trữ

4. Yêu cầu đóng gói

5. Thêm/xóa nhân viên phụ trách

6. Thêm/xóa Tag

7. Xác nhận đơn hàng Sàn
Chờ xử lý Danh sách đơn hàng mới đang chờ xử lý Lọc đơn hàng tại màn danh sách đơn

1. In đơn hàng hàng loạt

2. Giao hàng hàng loạt

3. Lưu trữ/hủy lưu trữ

4. Yêu cầu đóng gói

5. Thêm/xóa nhân viên phụ trách

6. Thêm/xóa Tag

7. Xác nhận đơn hàng Sàn
In và đóng gói Danh sách kiện hàng đã được yêu cầu đóng gói hoặc đã đẩy sang đối tác vận chuyển chờ in và đóng gói.
 Lọc kiện hàng đóng gói và giao hàng

1. In hàng loạt phiếu giao hàng

2. In hàng loạt phiếu nhặt hàng theo đơn hàng

3. In hàng loạt phiếu nhặt hàng theo sản phẩm

4. Đánh dấu in phiếu giao hàng/phiếu nhặt hàng

5. Thêm/xóa nhân viên đóng gói

6. Chuyển trạng thái đóng gói
Chờ tạo wave


Danh sách kiện hàng đang chờ để tạo thành đợt nhặt hàng wave
(Chỉ có ở quy trình Nâng cao) 
Nhặt & đóng gói Danh sách các kiện hàng đang ở trong một đợt nhặt hàng và đóng gói.
(Chỉ có ở quy trình Nâng cao)
Kiện hàng bất thường Danh sách tất cả kiện hàng gặp vấn đề trong quá trình xử lý một đợt nhặt hàng và đóng gói wave.
(Chỉ có ở quy trình Nâng cao)


Tất cả kiện hàng

 Danh sách toàn bộ kiện hàng giao hàng và đóng gói

Bàn giao kiện hàng


Danh sách kiện hàng đã được đóng gói và đẩy sang đối tác vận chuyển, chờ đối tác vận chuyển đến lấy hàng.

 
Mẹo:
  • Màn Xử lý đơn hàng giúp hợp nhất toàn bộ quy trình xử lý đơn theo luồng thực tế, cho phép thao tác hàng loạt linh hoạt tại từng bước, từ xác nhận đến bàn giao và giao hàng. Khi được vận hành đúng cách, tính năng này không chỉ tiết kiệm thời gian, mà còn tăng cường sự chính xác, cải thiện hiệu suất làm việc và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho cả người bán lẫn khách hàng.
  • Hãy tận dụng đầy đủ các công cụ hỗ trợ trong màn hình này để chuẩn hóa quy trình vận hành đơn hàng tại cửa hàng của bạn.
Đóng