Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo

Gửi tồn đầu kỳ sang Dược Quốc gia trên Sapo OmniAI

Gửi tồn đầu kỳ giúp bạn đồng bộ tồn kho theo từng lô hiện có trên Sapo OmniAI sang Cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia (DQG) trước khi liên thông đơn nhập hàng và đơn bán hàng.

Điều kiện tiên quyết:
Cảnh báo
  • Mỗi tài khoản DQG chỉ được gửi tồn đầu kỳ duy nhất một lần.
  • Nếu tài khoản đã phát sinh bất kỳ chứng từ nào gửi sang DQG (kể cả chứng từ phát sinh lỗi), DQG sẽ khóa vĩnh viễn quyền gửi tồn đầu kỳ.
  • Bạn bắt buộc phải hoàn thành bước này trước khi bật chế độ Tự động.

Bước 1: Chuẩn hóa dữ liệu lô trước khi gửi

Hệ thống sẽ đọc tồn kho thực tế theo từng lô trên Sapo Omni. Mỗi lô hàng bắt buộc phải có đầy đủ Số lô và Hạn sử dụng.

Cảnh báo
  • Nếu chỉ một lô của sản phẩm vi phạm bất kỳ lỗi dữ liệu nào dưới đây, hệ thống sẽ bỏ toàn bộ sản phẩm đó khỏi giao dịch gửi đi (kể cả các lô hợp lệ khác của sản phẩm đó cũng không được gửi). DQG không hỗ trợ gửi bổ sung số lượng cho giao dịch đã ghi nhận.

Các lỗi khiến dòng sản phẩm bị loại bỏ:

  • Sản phẩm chưa được liên kết với mã thuốc DQG.
  • Sản phẩm bị tắt tính năng Quản lý theo lô, hạn sử dụng dẫn đến không có thông tin lô.
  • Số lô hiển thị là giá trị mặc định DEFAULT. Bạn cần cập nhật số lô thực tế.
  • Lô hàng bị để trống hạn sử dụng. Bạn phải khai báo hạn sử dụng đầy đủ trước khi gửi.
  • Số lượng tồn kho chứa số thập phân (ví dụ: 2.5). Bạn cần điều chỉnh về số nguyên.
  • Lô hàng có tồn kho bằng 0 (hệ thống sẽ tự động không đưa vào giao dịch).
Lưu ý:
  • Các lô hàng đã quá hạn sử dụng nhưng vẫn còn tồn kho thực tế trên Sapo Omni vẫn được hệ thống gửi sang DQG kèm đúng hạn dùng thực tế của lô.

Bước 2: Mở popup gửi tồn đầu kỳ

Tại màn hình Cài đặt > Kết nối tài khoản dược, bạn bấm vào nút Gửi tồn đầu kỳ trên biểu ngữ thông báo màu vàng (hoặc trên khung các bước thiết lập).

Bước 3: Xem trước và kiểm tra số liệu

Danh sách hiển thị từng tài khoản DQG, danh sách chi nhánh dùng chung và tổng số dòng gửi được, số dòng bị bỏ. Bấm Xem và gửi.

Bảng chi tiết sẽ hiển thị cụ thể danh sách Lý do bỏ dòng kèm số lượng chi tiết.

Bước 4: Rà soát và hoàn thiện dữ liệu

Nếu phát hiện số dòng bị bỏ lớn, bạn bấm Hủy, quay lại xử lý chuẩn hóa dữ liệu lô/hạn dùng theo Bước 1, sau đó mở lại popup. Hệ thống sẽ tự động tính toán lại dữ liệu mới nhất.

Bước 5: Xác nhận gửi dữ liệu

Bấm nút Gửi tồn đầu kỳ. Hệ thống sẽ khóa popup, gộp tồn kho của toàn bộ chi nhánh dùng chung tài khoản và gửi sang DQG. Đơn giá gửi đi được lấy theo giá vốn của sản phẩm tại đúng thời điểm bấm nút.

Lưu ý:
  • Nút Gửi tồn đầu kỳ sẽ bị hệ thống khóa hoàn toàn (kèm mách nước giải thích) nếu tài khoản DQG đã từng phát sinh bất kỳ giao dịch gửi chứng từ nào trước đó.
  • Các chứng từ bán hàng hoặc nhập hàng tạo trên Sapo Omni trước thời điểm kết nối tài khoản sẽ không làm khóa nút gửi tồn đầu kỳ.

Theo dõi kết quả sau khi gửi

  • Đang liên thông: Trạng thái chi nhánh hiển thị "Đang liên thông", nút gửi tạm thời ẩn đi. Bạn chỉ cần chờ hệ thống hoàn tất xử lý.
  • Đã gửi tồn đầu kỳ: Gửi thành công, hệ thống hiển thị ngày ghi nhận giao dịch và ẩn hoàn toàn nút gửi tồn đầu kỳ.
  • Liên thông lỗi: Màn hình kết nối hiển thị "Liên thông lỗi". Bạn truy cập màn hình Liên thông chứng từ, kiểm tra chi tiết lỗi và bấm nút Gửi lại (hệ thống sẽ lấy lại tồn kho tại đúng thời điểm bấm gửi lại).
  • DQG báo đã có tồn: Tài khoản tự động chuyển sang "Đã khai trên Dược Quốc gia", hệ thống sẽ không gửi lại giao dịch này nữa.

Để cập nhật thông tin lô và hạn sử dụng cho sản phẩm, bạn có thể tham khảo hướng dẫn thêm mới sản phẩm quản lý theo lô - hạn sử dụng và hướng dẫn cập nhật trạng thái quản lý lô - hạn sử dụng của sản phẩm.

iconTrợ lý Sapo
icon
icon
Đóng