Nhập hàng lô - hạn sử dụng hiệu quả hơn với tính năng Tạo đơn nhập hàng: ghi nhanh thông tin lô, hạn dùng ngay khi nhập kho, đảm bảo quản lý kho chính xác. Quy trình này giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, đặc biệt cho các sản phẩm đặc thù.

Bước 1: Truy cập màn Tạo đơn nhập hàng

• Tại trang quản trị phần mềm, trên thanh menu bên trái, bạn chọn Quản lý kho > Nhập hàng > Chọn Tạo đơn nhập hàng để tiến hành nhập sản phẩm vào kho.

Bước 2: Chọn nhà cung cấp

Tại giao diện Tạo đơn nhập hàng bạn thực hiện chọn nhà cung cấp (đây là trường thông tin bắt buộc)

1. Tìm kiếm nhà cung cấp: 

• Tại khối Nhà cung cấp bên trái màn hình, bạn nhấn chọn khung tìm kiếm hoặc bấm phím F4 sau đó nhập thông tin tên, SĐT, mã NCC để lựa chọn nhà cung cấp.

2. Thêm mới nhà cung cấp:

• Trường hợp tìm kiếm nhưng chưa có nhà cung cấp, bạn bấm chọn nút Thêm mới nhà cung cấp
• Tại màn hình pop-up Thêm mới nhà cung cấp bạn nhập các thông tin:

• Chọn Thông tin thêm nếu muốn bổ sung các thông tin khác liên quan đến nhà cung cấp:

• Sau khi nhập xong thông tin, bạn bấm Lưu để hoàn tất hoặc Huỷ nếu có thay đổi và chưa muốn thêm nhà cung cấp.

Bước 3. Chọn sản phẩm lô vào đơn nhập hàng

Cách 1: Chọn từng sản phẩm trên thanh tìm kiếm

1. Tìm kiếm sản phẩm:

• Tại khối Sản phẩm bạn nhấn F3 hoặc trỏ chuột và thanh tìm kiếm để nhập tên, mã SKU,.., kết quả trả về, bạn nhấn chọn sản phẩm muốn thêm vào đơn nhập hàng.
• Hoặc quét mã barcode bằng cách nhấn chuột vào một vị trí bất kỳ trên giao diện và sử dụng máy quét/scan để quét mã vạch có trên sản phẩm

2. Thêm mới sản phẩm:

• Trường hợp chưa có sản phẩm cần nhập hàng trong danh sách, bạn bấm chọn nút Thêm mới sản phẩm
• Tại màn hình pop-up Thêm nhanh sản phẩm bạn nhập các thông tin:

Sau khi nhập xong thông tin, bạn bấm Thêm để hoàn tất hoặc Huỷ nếu có thay đổi và chưa muốn thêm sản phẩm.

Cách 2: Chọn sản phẩm từ pop-up Chọn nhiều

• Tại khối Sản phẩm, bên cạnh khung tìm kiếm bạn nhấn chọn nút Chọn nhiều
• Trên màn hình pop-up Chọn nhiều sản phẩm bạn có thể tìm kiếm và chọn một hoặc nhiều sản phẩm cùng lúc bằng cách tích chọn vào ô vuông trước sản phẩm/ phiên bản sản phẩm cần nhập hàng.
• Nhấn chọn Áp dụng để thêm các sản phẩm/phiên bản sản phẩm đã chọn vào đơn hàng hoặc nhấn Huỷ khi có thay đổi không thêm sản phẩm nữa.

Bước 3: Cập nhật thông tin sản phẩm

Sau khi thêm sản phẩm, bạn kiểm tra và chỉnh sửa các thông tin của sản phẩm liên quan đến Số lượng và Đơn giá:

• Số lượng
• Đơn giá: bạn có thể chỉnh sửa đơn giá bằng cách nhấn chọn vào số tiền ở cột đơn giá tương ứng với sản phẩm.
• Tại pop-up Điều chỉnh giá sản phẩm, bạn nhập các thông tin:
  • Đơn giá: Giá hiện tại của 1 đơn vị sản phẩm.
  • Loại giảm giá: Cho phép bạn chọn loại hình giảm giá muốn áp dụng:
    • Giá trị: Nhập số tiền cố định giảm giá
    • %: Nhập phần phần trăm giảm giá

Sau khi điều chỉnh giá, bạn kiểm tra lại thông tin Giá sau giảm đã chính xác chưa và cần điều chỉnh gì không

Nhấn Áp dụng để cập nhật hoặc Huỷ khi có thay đổi không điều chỉnh giá nữa.

Bước 4: Chọn tính năng nhập kho

Tùy chọn tính năng Nhập kho khi tạo đơn bằng cách tích/bỏ tích ô vuông trước nội dung Nhập kho khi tạo đơn. Tính năng cho phép hệ thống tự động ghi nhận số lượng hàng hóa vào kho ngay tại thời điểm bạn tạo đơn nhập hàng.

Trường hợp 1: Không tích chọn Nhập kho khi tạo đơn, bạn có thể tạo đơn nhập kho mà không cần chọn lô cho sản phẩm lô có trong đơn nhập.

• Ví dụ: Bạn nhận được thông báo từ nhà cung cấp về lô hàng sắp tới gồm:
  • 10 chai Sữa tươi (sản phẩm quản lý theo lô - HSD)
  • 5 gói Bánh quy
• Bạn chưa biết chính xác lô sản xuất và HSD của lô sữa tươi này nhưng muốn lên đơn nhập hàng trước để chuẩn bị giấy tờ. Khi tạo đơn hàng nhập không tích Nhập kho khi tạo đơn.
• Sau này, khi hàng về và bạn có thông tin lô sữa tươi, bạn sẽ vào chỉnh sửa đơn và chọn lô, rồi mới thực hiện nhập kho sau.

Trường hợp 2: Tích chọn Nhập kho khi tạo đơn, để tạo đơn nhập kho bạn bắt buộc phải chọn lô cho sản phẩm lô có trong đơn nhập, phần mềm sẽ điều hướng về màn sửa đơn nhập để chọn lô, sau đó mới thực hiện nhập hàng được.

• Ví dụ: Bạn đang ở kho và nhận lô hàng mới về, gồm:
  • 20 hộp Cà phê (sản phẩm quản lý theo lô - HSD)
  • 15 hộp Trà
• Bạn muốn nhập kho lô hàng này ngay lập tức khi tạo đơn vì đã có thông tin lô sản xuất và HSD của lô cà phê này.

Bước 5: Chọn lô nhập hàng cho các sản phẩm quản lý theo lô - hạn sử dụng

Nhấn chọn vào trường Chọn lô nhập hàng dưới phần mô tả sản phẩm quản lý theo lô - HSD.

Trên màn hình pop-up Chọn lô nhập hàng sẽ hiển thị tất cả các lô, nếu lô không có quản lý kho ở chi nhánh nhập sẽ hiển thị tồn kho là giá trị rỗng, bạn có thể thực hiện các thao tác sau trên màn hình:

• Tìm kiếm lô hàng: Sử dụng ô "Tìm kiếm theo mã lô" để tìm nhanh lô cần phân bổ.
• Lọc lô hàng theo trạng thái: Sử dụng bộ lọc "Trạng thái" để xem các lô theo tình trạng hạn sử dụng
• Thêm mới lô hàng: Nhấn nút "+ Thêm lô sản phẩm" để tạo lô mới nếu cần.
• Phân bổ số lượng nhập kho cho từng lô: Nhập số lượng vào cột "SL nhập" tương ứng với từng lô hàng.
• Hủy phân bổ: Nhấn nút "Hủy" để thoát mà không lưu phân bổ.
• Xóa phân bổ hiện tại: Nhấn nút "Xóa phân bổ lô" để xóa hết các số lượng đã phân bổ.
• Xác nhận phân bổ: Nhấn nút "Xác nhận" để hoàn tất và lưu lại việc phân bổ số lượng nhập kho cho các lô hàng.

1. Thêm mới lô cho sản phẩm nhập

• Nếu bạn nhập về lô chưa tạo trên hệ thống, ở popup chọn lô nhập hàng, bạn nhấp vào “+ Thêm lô sản phẩm” ở góc trái bảng thông tin lô
• Màn hình hiển thị popup “Thêm lô sản phẩm” , bao gồm các thông tin:
  • Mã lô (bắt buộc): mã lô của 1 phiên bản sản phẩm là duy nhất để định danh và không được tạo mã lô trùng nhau. Nhập mã lô cần đảm bảo:
    • Tối đa 50 ký tự, không chứa ký tự đặc biệt.
    • Mã lô có phân biệt ký tự in hoa - in thường.
  • Ngày sản xuất (không bắt buộc): Chọn ngày sản xuất lô hàng.
  • Hạn sử dụng (không bắt buộc): Chọn ngày hết hạn của lô hàng, ngày hết hạn phải lớn hơn hoặc bằng ngày sản xuất.
• Tại bước này, bạn có thể nhấn chọn nút Thêm lô khác để thêm nhiều lô cùng 1 lúc, hệ thống đang hỗ trợ tối đa 50 lô cho một sản phẩm/phiên bản sản phẩm.
• Nhập xong thông tin lô, bạn bấm Thêm lô để xác nhận hoặc Huỷ nếu không muốn cập nhật thêm lô.
• Sau khi thêm lô bạn, lô mới sẽ được thêm vào bảng Chọn lô nhập hàng, bạn có thể tiếp tục thao tác thêm số lượng nhập cho lô sản phẩm.

2. Phân bổ số lượng nhập kho cho từng lô

• Bạn nhấp vào ô số lượng nhập và điền số lượng thuộc lô tương ứng, sau khi nhập Số lượng sản phẩm lô đang chọn sẽ hiển thị thông tin tổng số lượng sản phẩm cho tổng lô nhập hàng.
• Nếu số lượng lô không khớp với số lượng nhập của sản phẩm ở ngoài màn hình Tạo đơn nhập hàng sẽ hiển thị cảnh báo Không khớp số lượng sản phẩm nhập ban đầu. Bạn cần điều chỉnh lại số lượng phân bổ hoặc số lượng sản phẩm ở ngoài màn hình đơn nhập hàng để đồng nhất lại thông tin.
• Bấm Xoá phân bổ lô nếu muốn toàn bộ số lượng trên lô về bằng 0 và điều chỉnh lại.
• Bấm Xác nhận để hoàn thành thêm lô vào sản phẩm hoặc Huỷ nếu thay đổi và không muốn lưu phần cập nhật.
• Khi thêm thành công, thông tin mã lô sẽ hiển thị dưới mô tả sản phẩm

Bước 6: Chỉnh sửa, xoá lô nhập trên sản phẩm

• Sau khi thêm lô nhập hàng, bạn có thể chỉnh sửa lô hàng đã nhập bằng cách nhấn chọn lại vào nút Chọn lô nhập hàng và thao tác như hướng dẫn từ bước 5
• Xoá lô nhập hàng bằng cách tích chọn dấu X ở lô hàng dưới phần mô tả sản phẩm.

Bước 7: Thêm các thông tin Chi nhánh nhập, Thông tin bổ sung, Ghi chú, Tag (nếu có)

• Chi nhánh nhập: Tìm và chọn chi nhánh nhập hàng
• Thông tin bổ sung:
  • Nhân viên phụ trách: Tìm kiếm và chọn nhân viên chịu trách nhiệm đơn hàng
  • Ngày nhập dự kiến: Chọn ngày, giờ dự kiến hàng về kho
  • Mã đơn nhập
  • Tham chiếu: Trường nhập mã tham chiếu, mã số liên quan đến đơn hàng
• Ghi chú
• Tag

Bước 8: Thiết lập thông tin thanh toán đơn nhập hàng

1. Thêm giảm giá:

• Bấm F6 hoặc nhấn vào Thêm giảm giá để thiết lập:
  • Chọn loại giảm giá:
    • Giá trị: Nhập số tiền cố định giảm giá
    • %: Nhập phần phần trăm giảm giá
• Nhấn Thêm giảm giá để lưu cấu hình hoặc Huỷ nếu có thay đổi không giảm giá nữa.

2. Chi phí nhập hàng:

• Bấm F7 hoặc nhấn vào Chi phí nhập hàng để thiết lập:
• • Nhập thông tin trên pop-up Thêm chi phí nhập hàng:
    • Tên chi phí (bắt buộc): Tên để phân biệt các loại chi phí
    • Giá trị
• Nhấn Thêm chi phí để thiết lập thêm các mục chi phí khác hoặc nhấn chọn biểu tượng “thùng rác” để xoá dòng chi phí

Chọn Áp dụng để lưu cấu hình hoặc Huỷ nếu có thay đổi không thiết lập nữa.

Lựa chọn thanh toán Tiền cần trả NCC:

• Nhấn “Đã thanh toán” để chọn phương thức thanh toán và nhập số tiền thanh toán. Trường hợp, số tiền thanh toán nhỏ hơn tổng tiền cần trả NCC, số tiền còn thiếu sẽ nằm ở mục Còn phải trả trên màn hình chi tiết phiếu nhập kho hoặc để xem chi tiết công nợ theo từng nhà cung cấp bạn vào Quản lý kho > Nhà cung cấp > chọn nhà cung cấp cần kiểm tra.
• Nếu không thanh toán ngay, bạn chọn Thanh toán sau và hệ thống sẽ tự động ghi nợ đơn nhập hàng.

Bước 9: Lưu đơn nhập hàng

• Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn Tạo đơn nhập hàng để lưu đơn nhập.