Kiểm tra các hoạt động ảnh hưởng đến công nợ khách hàng

Công nợ khách hàng (tiền khách hàng nợ cửa hàng) được ghi nhận dựa trên các giao dịch bán hàng, trả hàng và các phiếu thu chi.

Điều kiện tiên quyết

Tài khoản của bạn cần được phân quyền phù hợp: Xem Khách hàng, sổ quỹ, đơn hàng, đơn trả hàng, báo cáo bán hàng.
Xem hướng dẫn phân quyền tại đây.

1. Tổng quan các thao tác ảnh hưởng đến công nợ khách hàng

STT	Thao tác	Tăng (KH nợ cửa hàng)	Giảm (Cửa hàng nợ KH hoặc KH đã thanh toán nợ)
1	Mua hàng (Đơn hàng được tạo)	Giá trị đơn hàng
2	Xác nhận thanh toán		Giá trị thanh toán
3	Trả hàng		Giá trị trả hàng
4	Hoàn tiền (chỉ hoàn tối đa giá trị trả hàng)	Giá trị hoàn tiền
5	Tạo phiếu thu chủ động		Giá trị phiếu thu
6	Tạo phiếu chi chủ động	Giá trị phiếu chi
7	Điều chỉnh công nợ tăng	Giá trị công nợ tăng
8	Điều chỉnh công nợ giảm		Giá trị công nợ giảm

2. Các hoạt động tạo công nợ/ dư nợ dương: Khách nợ cửa hàng

Tại thanh menu bên trái trên trang quản trị, vào Đơn hàng > Danh sách đơn hàng .
Ở màn hình danh sách đơn hàng, chọn Bộ lọc khác
Tìm trường Trạng thái thanh toán
Chọn Chưa thanh toán hoặc Thanh toán một phần
Nhấn “Lọc” để có danh sách những đơn hàng chưa thanh toán

Tại thanh menu bên trái trên trang quản trị, vào Khách hàng > Danh sách khách hàng .
Ở màn hình Danh sách khách hàng, tìm và nhấn vào tên Khách hàng muốn xem
Danh sách đơn gần đây sẽ hiển thị những đơn hàng đã tạo với khách này.
Nếu đơn chưa được thanh toán sẽ hiện trạng thái Chưa thanh toán hoặc Thanh toán một phần

Bạn nhấn vào từng mã đơn để xử lý thanh toán đơn hàng
Nếu đơn hàng không phải giao dịch thực tế, hãy Hủy đơn hàng để tránh ghi nhận công nợ không chính xác.

Cách tìm:
- Nếu bạn không nhớ chính xác thời gian tạo khách hàng, hãy chọn khoảng thời gian dài hơn để đảm bảo danh sách tìm kiếm đã bao gồm các giao dịch liên quan đến khách hàng này.

Hướng xử lý:
- Phiếu chi ngoài phạm vi đơn hàng (phiếu chi thủ công, không phải phiếu chi tự động sinh ra từ các giao dịch đơn hàng) thường xuất hiện khi khách hàng trả hàng nhưng cửa hàng không hoàn tiền trực tiếp qua đơn trả hàng. Thay vào đó, cửa hàng tạo phiếu chi thủ công để hoàn tiền.
- Nếu sau đó có 1 tài khoản khác của cửa hàng tiếp tục vào đơn trả hàng và thực hiện hoàn tiền thêm lần nữa, hệ thống sẽ ghi nhận hai lần chi tiền cho cùng một giao dịch, dẫn đến sai lệch công nợ.

Cách kiểm tra:
- Danh mục bên trái Chọn ứng dụng Quản lý công nợ > Chọn Khách hàng
- Tìm và nhấn vào tên khách hàng mà bạn muốn kiểm tra công nợ
- Ở màn hình lịch sử thay đổi công nợ, Cột thông tin loại giao dịch là Điều chỉnh và giá trị thay đổi là dương tức là đã từng điều chỉnh công nợ tăng
Cách xử lý:
- Nhấn tại đây đọc bài hướng dẫn Điều chỉnh công nợ để chỉnh công nợ giảm

Lưu ý chung:

Nếu sau khi kiểm tra riêng từng trường hợp, công nợ vẫn không khớp, cần kiểm tra cả dư nợ dương và dư nợ âm để cấn trừ và tính toán chính xác tổng công nợ hiện tại.
Tất cả thao tác kiểm tra và xử lý công nợ chỉ thực hiện được trên phiên bản web, không áp dụng cho ứng dụng di động.

3. Các hoạt động tạo công nợ/ dư nợ âm: Cửa hàng nợ khách

Tại thanh menu bên trái trên trang quản trị, chọn Đơn hàng > Trả hàng,
Danh sách toàn bộ đơn trả hàng nhấn Bộ lọc khác
Lọc trạng thái Hoàn trả là chưa hoàn trả và Trạng thái nhận hàng là đã nhận hàng là những đơn làm công nợ khách âm
Nhấn “Lọc” để xem danh sách đơn trả

Cách tìm:
- Nếu bạn không nhớ chính xác thời gian tạo khách hàng, hãy chọn khoảng thời gian dài hơn để đảm bảo danh sách tìm kiếm đã bao gồm các giao dịch liên quan đến khách hàng này.

Kiểm tra lý do tạo phiếu thu.
Nếu ghi nhận sai, có thể tạo phiếu chi để điều chỉnh hoặc Xóa phiếu thu.
Ví dụ: Cửa hàng thu nợ ngoài đơn hàng nhưng không vào đơn hàng để xác nhận thanh toán mà tạo phiếu thu thủ công. Nếu sau đó xác nhận thanh toán trong đơn hàng, công nợ sẽ bị ghi nhận hai lần thu tiền, dẫn đến dư nợ âm.

Cách kiểm tra:
- Danh mục bên trái Chọn ứng dụng Quản lý công nợ > Chọn Khách hàng
- Tìm và nhấn vào tên khách hàng mà bạn muốn kiểm tra công nợ
- Ở màn hình lịch sử thay đổi công nợ, Cột thông tin loại giao dịch là Điều chỉnh và giá trị thay đổi là âm tức là đã từng điều chỉnh công nợ giảm
Cách xử lý:
- Nhấn tại đây đọc bài hướng dẫn Điều chỉnh công nợ để chỉnh công nợ tăng

Lưu ý chung:

Nếu sau khi kiểm tra riêng từng trường hợp, công nợ vẫn không khớp, cần kiểm tra cả dư nợ dương và dư nợ âm để cấn trừ và tính toán chính xác tổng công nợ hiện tại.
Tất cả thao tác kiểm tra và xử lý công nợ chỉ thực hiện được trên phiên bản web, không áp dụng cho ứng dụng di động.