Công nợ khách hàng (tiền khách hàng nợ cửa hàng) được ghi nhận dựa trên các giao dịch bán hàng, trả hàng và các phiếu thu chi.
-
Hướng dẫn kiểm tra dư nợ dương: Khách nợ cửa hàng
-
Hướng dẫn kiểm tra dư nợ âm: Cửa hàng nợ khách
-
Phân quyền tài khoản: Tài khoản của bạn cần được phân quyền phù hợp: Xem Khách hàng, sổ quỹ, đơn hàng, đơn trả hàng, báo cáo bán hàng.
-
Xem hướng dẫn phân quyền tại đây.
1. Tổng quan các thao tác ảnh hưởng đến công nợ khách hàng
| STT | Thao tác | Tăng (Khách hàng nợ cửa hàng) | Giảm (Cửa hàng nợ khách hàng hoặc Khách hàng đã thanh toán khoản nợ cho cửa hàng) |
|---|---|---|---|
| 1 | Mua hàng (Đơn hàng được tạo) | Giá trị đơn hàng | |
| 2 | Xác nhận thanh toán | Giá trị thanh toán | |
| 3 | Trả hàng | Giá trị trả hàng | |
| 4 | Hoàn tiền (chỉ hoàn tối đa giá trị trả hàng) | Giá trị hoàn tiền | |
| 5 | Tạo phiếu thu chủ động | Giá trị phiếu thu | |
| 6 | Tạo phiếu chi chủ động | Giá trị phiếu chi | |
| 7 | Điều chỉnh công nợ tăng | Giá trị công nợ tăng | |
| 8 | Điều chỉnh công nợ giảm | Giá trị công nợ giảm |
2. Các hoạt động tạo công nợ/ dư nợ dương: Khách nợ cửa hàng
Trường hợp 1. Dư nợ dương đến từ Đơn hàng chưa thanh toán
-
Cách tìm những đơn hàng chưa thanh toán:
-
Tại thanh menu bên trái trên trang quản trị, vào Đơn hàng > Danh sách đơn hàng .
-
Ở màn hình danh sách đơn hàng, chọn Bộ lọc khác
-
Tìm trường Trạng thái thanh toán
-
Chọn Chưa thanh toán hoặc Thanh toán một phần
-
Nhấn “Lọc” để có danh sách những đơn hàng chưa thanh toán
-
Cách tìm những đơn hàng chưa thanh toán khi biết khách hàng cụ thể:
-
Tại thanh menu bên trái trên trang quản trị, vào Khách hàng > Danh sách khách hàng .
-
Ở màn hình Danh sách khách hàng, tìm và nhấn vào tên Khách hàng muốn xem
-
Danh sách đơn gần đây sẽ hiển thị những đơn hàng đã tạo với khách này.
-
Nếu đơn chưa được thanh toán sẽ hiện trạng thái Chưa thanh toán hoặc Thanh toán một phần
-
Hướng xử lý:
-
Bạn nhấn vào từng mã đơn để xử lý thanh toán đơn hàng
-
Nếu đơn hàng không phải giao dịch thực tế, hãy Hủy đơn hàng để tránh ghi nhận công nợ không chính xác.
Trường hợp 2. Dư nợ dương do Các phiếu chi được tạo chủ động
-
Cách tìm:
-
Tại thanh menu bên trái trên trang quản trị, chọn Sổ quỹ
-
Chọn khoảng thời gian từ khi khách hàng được tạo đến hiện tại.
-
Nếu bạn không nhớ chính xác thời gian tạo khách hàng, hãy chọn khoảng thời gian dài hơn để đảm bảo danh sách tìm kiếm đã bao gồm các giao dịch liên quan đến khách hàng này.
-
Nhấn chọn Bộ lọc khác ở góc trên bên phải danh sách.
-
Tên đối tượng: Điền tên khách hàng cần kiểm tra.
-
Lý do thu chi: Chọn Chi khác
-
Nhấn Lọc để áp dụng bộ lọc và xem danh sách các phiếu chi .
-
Hướng xử lý:
-
Kiểm tra lý do tạo phiếu chi.
-
Nếu cần thiết, có thể Tạo phiếu thu lại để điều chỉnh hoặc Xóa phiếu chi sai.
-
Lưu ý:
-
Phiếu chi ngoài phạm vi đơn hàng (phiếu chi thủ công, không phải phiếu chi tự động sinh ra từ các giao dịch đơn hàng) thường xuất hiện khi khách hàng trả hàng nhưng cửa hàng không hoàn tiền trực tiếp qua đơn trả hàng. Thay vào đó, cửa hàng tạo phiếu chi thủ công để hoàn tiền.
-
Nếu sau đó có 1 tài khoản khác của cửa hàng tiếp tục vào đơn trả hàng và thực hiện hoàn tiền thêm lần nữa, hệ thống sẽ ghi nhận hai lần chi tiền cho cùng một giao dịch, dẫn đến sai lệch công nợ.
Trường hợp 3. Dư nợ dương do Điều chỉnh công nợ trong ứng dụng Quản Lý Công nợ
- Cách kiểm tra:
-
Danh mục bên trái Chọn ứng dụng Quản lý công nợ > Chọn Khách hàng
-
Tìm và nhấn vào tên khách hàng mà bạn muốn kiểm tra công nợ
-
Ở màn hình lịch sử thay đổi công nợ, Cột thông tin loại giao dịch là Điều chỉnh và giá trị thay đổi là dương tức là đã từng điều chỉnh công nợ tăng
-
- Cách xử lý:
-
Nhấn tại đây đọc bài hướng dẫn Điều chỉnh công nợ để chỉnh công nợ giảm
-
-
Nếu sau khi kiểm tra riêng từng trường hợp, công nợ vẫn không khớp, cần kiểm tra cả dư nợ dương và dư nợ âm để cấn trừ và tính toán chính xác tổng công nợ hiện tại.
-
Tất cả thao tác kiểm tra và xử lý công nợ chỉ thực hiện được trên phiên bản web, không áp dụng cho ứng dụng di động.
3. Các hoạt động tạo công nợ/ dư nợ âm: Cửa hàng nợ khách
Trường hợp 1. Dư nợ âm do Đơn đã trả hàng chưa hoàn tiền
-
Cách tìm:
-
Tại thanh menu bên trái trên trang quản trị, chọn Đơn hàng > Trả hàng,
-
Danh sách toàn bộ đơn trả hàng nhấn Bộ lọc khác
-
Lọc trạng thái Hoàn trả là chưa hoàn trả và Trạng thái nhận hàng là đã nhận hàng là những đơn làm công nợ khách âm
-
Nhấn “Lọc” để xem danh sách đơn trả
-
Hướng xử lý:
-
Bấm chọn vào Mã đơn trả hàng cần thao tác hoàn tiền
-
Bấm chọn Hoàn tiền cho đơn trả hàng để cập nhật đúng công nợ.
Trường hợp 2. Dư nợ âm do Các phiếu thu được tạo chủ động
-
Cách tìm:
-
Tại thanh menu bên trái trên trang quản trị, chọn Sổ quỹ
-
Chọn khoảng thời gian từ khi khách hàng được tạo đến hiện tại.
-
Nếu bạn không nhớ chính xác thời gian tạo khách hàng, hãy chọn khoảng thời gian dài hơn để đảm bảo danh sách tìm kiếm đã bao gồm các giao dịch liên quan đến khách hàng này.
-
Nhấn chọn Bộ lọc khác ở góc trên bên phải danh sách.
-
Tên đối tượng: Điền tên khách hàng cần kiểm tra.
-
Lý do thu chi: Chọn Thu khác
-
Nhấn Lọc để áp dụng bộ lọc và xem danh sách phiếu thu .
-
Hướng xử lý:
-
Kiểm tra lý do tạo phiếu thu.
-
Nếu ghi nhận sai, có thể tạo phiếu chi để điều chỉnh hoặc Xóa phiếu thu.
-
Ví dụ: Cửa hàng thu nợ ngoài đơn hàng nhưng không vào đơn hàng để xác nhận thanh toán mà tạo phiếu thu thủ công. Nếu sau đó xác nhận thanh toán trong đơn hàng, công nợ sẽ bị ghi nhận hai lần thu tiền, dẫn đến dư nợ âm.
Trường hợp 3. Dư nợ Âm do Điều chỉnh công nợ trong ứng dụng Quản Lý Công nợ
- Cách kiểm tra:
-
Danh mục bên trái Chọn ứng dụng Quản lý công nợ > Chọn Khách hàng
-
Tìm và nhấn vào tên khách hàng mà bạn muốn kiểm tra công nợ
-
Ở màn hình lịch sử thay đổi công nợ, Cột thông tin loại giao dịch là Điều chỉnh và giá trị thay đổi là âm tức là đã từng điều chỉnh công nợ giảm
-
- Cách xử lý:
-
Nhấn tại đây đọc bài hướng dẫn Điều chỉnh công nợ để chỉnh công nợ tăng
-
-
Nếu sau khi kiểm tra riêng từng trường hợp, công nợ vẫn không khớp, cần kiểm tra cả dư nợ dương và dư nợ âm để cấn trừ và tính toán chính xác tổng công nợ hiện tại.
-
Tất cả thao tác kiểm tra và xử lý công nợ chỉ thực hiện được trên phiên bản web, không áp dụng cho ứng dụng di động.
Mọi thắc mắc chưa được giải quyết vui lòng tạo ticket hoặc liên hệ tổng đài 1900 6750 để được tư vấn và giải đáp.
