Việc ghi nhận chính xác mọi khoản tiền thu vào là nền tảng của quản lý tài chính. Tính năng quản lý Phiếu thu trên Sapo POS giúp bạn tự động ghi nhận doanh thu từ đơn hàng và dễ dàng tạo các phiếu thu thủ công cho những nguồn thu khác, đảm bảo sổ quỹ luôn minh bạch.

1. Cơ chế tạo phiếu thu tự động

Để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót, Sapo POS sẽ tự động tạo phiếu thu cho các nghiệp vụ chính.

Các sự kiện tạo phiếu thu tự động:

• Thanh toán đơn hàng: Khi khách hàng thanh toán đơn hàng (dù là xác nhận thủ công tại quầy hay thanh toán thành công qua cổng thanh toán online).
• Nhận hoàn tiền từ nhà cung cấp: Khi bạn tạo một yêu cầu trả hàng cho nhà cung cấp và xác nhận đã nhận được tiền hoàn lại.

Cơ chế ghi nhận vào sổ quỹ:

• Nếu phương thức thanh toán của các sự kiện trên là Tiền mặt → Hệ thống sẽ tự động tạo một Phiếu thu tiền mặt.
• Nếu phương thức thanh toán là hình thức khác (Chuyển khoản, quẹt thẻ...) → Hệ thống sẽ tự động tạo một Phiếu thu vào Tài khoản ngân hàng.

2. Hướng dẫn tạo phiếu thu thủ công

Đối với các khoản thu không phát sinh từ đơn hàng (ví dụ: thu tiền lãi ngân hàng, nhân viên hoàn ứng, thu nhập khác...), bạn cần tạo phiếu thu thủ công.

Bước 1: Truy cập màn tính năng tạo phiếu thu

• Trong trang quản trị, trên thanh menu bên trái bạn kéo xuống KÊNH BÁN HÀNG, tìm bấm chọn POS để truy cập màn bán hàng tại quầy.
• Tại thanh menu dọc (bên trái màn hình), bạn chọn biểu tượng Sổ quỹ.
• Trên màn quản lý Sổ quỹ > nhấn nút Tạo phiếu và chọn Tạo phiếu thu.

Bước 2: Điền thông tin chi tiết cho phiếu thu

Bước 3: Lưu phiếu thu

• Sau khi kiểm tra lại toàn bộ thông tin, bạn nhấn Lưu để hoàn tất việc tạo phiếu thu.

3. Xem và cập nhật phiếu thu

Màn hình Sổ quỹ bạn có thực hiện các thao tác:

3.1. Lọc và xem báo cáo thu chi theo thời gian

• Tại màn hình Sổ quỹ, bạn nhấn vào ô hiển thị ngày tháng.
• Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc mong muốn từ lịch hiện ra.
• Hệ thống sẽ ngay lập tức cập nhật lại các số liệu Tổng thu, Tổng chi và danh sách phiếu theo khoảng thời gian bạn vừa chọn. Tại đây bạn có thể dễ dàng phân biệt dữ liệu thu có màu xanh cây, dữ liệu chi có màu đỏ.

3.2. Tìm kiếm một phiếu cụ thể

• Nhấn vào ô "Nhập mã phiếu, tham chiếu, chứng từ gốc".
• Nhập thông tin bạn cần tìm.
• Hệ thống sẽ tự động lọc và hiển thị các kết quả trùng khớp.

3.3. Xem chi tiết phiếu thu

• Tại màn hình Sổ quỹ, bạn có thể tìm kiếm và nhấn vào mã phiếu thu cần xem.
• Màn hình chi tiết sẽ hiển thị đầy đủ thông tin bạn đã nhập, bao gồm thông tin chung, giá trị, diễn giải và các ảnh chứng từ đính kèm.

• Đầu trang:
  • Mã phiếu thu: Nếu bạn không nhập mã phiếu, hệ thống tự sinh mã với tiền tố RVN.
  • Chi nhánh nhận.
  • Ngày tạo phiếu.
  • Lý do thu.
• Thông tin chung:
  • Tên đối tượng nhận tiền và nhóm đối tượng nhận.
  • Giá trị và phương thức thanh toán trên phiếu. Nếu là tài khoản ngân hàng thì tại đây sẽ hiển thị thông tin tài khoản, ví dụ: BIDV - 123455656 - Nguyễn Văn A.
  • Diễn giải và tham chiếu.
• Ảnh chứng từ:
  • Danh sách ảnh liên quan đến giao dịch.
  • Click vào ảnh để xóa/phóng to.

3.4. Cập nhật thông tin phiếu thu

• Sapo POS cho phép bạn chỉnh sửa một số thông tin trên phiếu chi đã tạo như Diễn giải, Tham chiếu, và Ảnh chứng từ.
• Để sửa, bạn chỉ cần mở chi tiết phiếu chi và nhấp trực tiếp vào trường thông tin cần thay đổi.