Tạo chi phí thủ công trên Sapo OmniAI

Chi phí thủ công cho phép bạn khai báo các khoản chi phí chung không gắn trực tiếp vào đơn hàng và phân bổ vào Báo cáo lợi nhuận theo thời gian, chi nhánh, gian hàng hoặc nguồn đơn hàng.

Điều kiện tiên quyết:

Cửa hàng có tối thiểu một chi nhánh đang hoạt động.
Tài khoản được cấp quyền Quản lý chi phí thủ công tại tối thiểu một chi nhánh để tạo, chỉnh sửa và xóa chi phí.
Tài khoản được cấp quyền Báo cáo lợi nhuận để truy cập màn hình tạo chi phí và xem chi tiết phân bổ.

Các khoản chi phí chung có thể gồm tiền thuê mặt bằng showroom, kho bãi; nhân sự trực ca tối hoặc đóng gói; thuê KOL livestream quảng bá thương hiệu; mua vật tư đóng gói theo lô; bản quyền phần mềm. Các khoản này khác với giá vốn hàng bán, phí sàn thương mại điện tử, phí vận chuyển và hoa hồng theo đơn được hệ thống tự động ghi nhận trực tiếp trên từng đơn hàng.

Bước 1: Mở màn hình tạo chi phí

Bạn có thể truy cập tính năng Chi phí thủ công từ màn hình Báo cáo lợi nhuận theo hai cách:

Cách 1: Mở trực tiếp màn hình Tạo chi phí thủ công

Tại menu điều hướng bên trái màn hình, chọn Báo cáo → chọn một báo cáo lợi nhuận bất kỳ (theo kênh bán hàng, theo gian hàng, theo chi nhánh hoặc theo nguồn đơn hàng).
Tại góc trên bên phải màn hình báo cáo, bấm nút Tạo chi phí thủ công.
Hệ thống mở màn hình biểu mẫu Tạo chi phí thủ công.

Cách 2: Mở màn hình Quản lý danh sách chi phí thủ công

Tại góc trên bên phải màn hình báo cáo lợi nhuận, bấm nút Quản lý chi phí thủ công.
Hệ thống mở danh sách toàn bộ các khoản chi phí đã tạo trong cửa hàng. Tại đây, bạn có thể bấm nút + Tạo chi phí thủ công màu xanh để chuyển sang màn hình tạo mới.

Màn hình Tạo chi phí thủ công gồm ba phần chính: Thời gian phân bổ, Phạm vi phân bổ và Nhóm chi phí.

Bước 2: Thiết lập thời gian phân bổ

Khoảng thời gian này áp dụng chung cho tất cả các khoản chi phí được khai báo trong cùng một lần tạo.

Tại khối Thời gian phân bổ, bạn nhập hoặc bấm biểu tượng lịch để chọn ngày tại hai trường:
Từ ngày * (bắt buộc): Ngày bắt đầu ghi nhận chi phí (định dạng dd/MM/yyyy).
Đến ngày * (bắt buộc): Ngày kết thúc ghi nhận chi phí (định dạng dd/MM/yyyy).

Lưu ý:

Khoảng thời gian phân bổ chỉ được nằm trong phạm vi tối đa 90 ngày gần nhất tính ngược từ ngày hiện tại.
Trường Từ ngày phải nhỏ hơn hoặc bằng trường Đến ngày.
Hệ thống không cho phép chọn ngày trong tương lai (vượt quá ngày hiện tại).

Bước 3: Thiết lập phạm vi phân bổ

Phạm vi phân bổ xác định những kênh bán hàng, chi nhánh hay nguồn đơn nào sẽ gánh chịu khoản chi phí này:

Chi nhánh * (bắt buộc): Bấm vào ô để chọn tối thiểu một chi nhánh trong danh sách các chi nhánh mà tài khoản của bạn được cấp quyền.
Gian hàng/ trang: Bấm vào ô để chọn các gian hàng Shopee, Lazada, TikTok Shop hoặc Trang Facebook/Zalo tương ứng.
Nguồn đơn hàng: Hệ thống tự động giới hạn các nguồn đơn tương ứng với gian hàng đã chọn. Bạn có thể bấm chọn thêm các nguồn đơn hàng cụ thể khác nếu cần.

Cảnh báo:

Nhằm đảm bảo tốc độ truy vấn và hiệu năng của hệ thống báo cáo, mỗi khoản chi phí chỉ được phép sinh ra tối đa 5.000 dòng dữ liệu phân bổ.

Hệ thống tính toán số dòng ước lượng theo công thức:

Tổng số dòng dự kiến = Số ngày phân bổ × Số chi nhánh đã chọn × Số nguồn đơn hàng đã chọn

Nếu kết quả tính toán vượt quá 5.000 dòng, khi bấm Tạo chi phí thủ công, hệ thống sẽ chặn tạo ngay lập tức và hiển thị thông báo Phạm vi phân bổ vượt quá giới hạn cho phép. Ví dụ: 90 ngày × 3 chi nhánh × 20 nguồn đơn hàng = 5.400 dòng, vượt giới hạn tối đa 5.000 dòng.

Cách xử lý khi gặp cảnh báo vượt giới hạn: Bấm nút Đã hiểu trên popup và điều chỉnh lại dữ liệu theo 1 trong 3 cách:

Rút ngắn khoảng thời gian: Giảm bớt số ngày cần phân bổ (ví dụ thay vì chọn cả quý 90 ngày thì chọn từng tháng 30 ngày).
Thu hẹp phạm vi: Bỏ chọn bớt các chi nhánh hoặc nguồn đơn hàng phụ không thực sự phát sinh chi phí.
Tách thành nhiều lần tạo: Chia nhỏ khoản chi phí để phân bổ riêng theo từng tháng hoặc theo từng nhóm kênh bán hàng.

Các ô phạm vi hiển thị tổng số đơn vị đã chọn và các thẻ màu xanh nhạt. Bấm dấu × trên thẻ để bỏ chọn một đơn vị; bấm ô danh sách thả xuống để chọn thêm. Khi có nhiều gian hàng/trang, phần còn lại được thể hiện bằng thẻ số lượng, ví dụ +10.

Bước 4: Khai báo nhóm chi phí

Hệ thống cho phép bạn khai báo linh hoạt từ 1 đến 50 khoản chi phí trong một lần tạo. Mỗi dòng trong bảng đại diện cho một khoản chi phí riêng biệt. Bảng gồm các cột STT, Loại chi phí, Tên chi phí, Cách phân bổ, Số tiền, Thao tác:

Loại chi phí* (bắt buộc): Chọn 1 trong 9 nhóm chi phí nghiệp vụ:
- Chi phí quảng cáo: Tiền chạy ads Facebook, Google, Shopee Ads, TikTok Ads...
- Chi phí KOL, livestream: Tiền thuê người nổi tiếng, hoa hồng booking livestream.
- Chi phí thuê agency: Phí dịch vụ marketing, vận hành gian hàng thuê ngoài.
- Chi phí khuyến mãi, quà tặng: Quà tặng kèm, voucher thương hiệu tài trợ ngoài sàn.
- Chi phí nhân sự: Tiền lương nhân viên trực ca tối, thưởng hiệu suất đóng hàng.
- Chi phí mặt bằng, kho bãi: Tiền thuê kho lưu hàng, thuê cửa hàng showroom.
- Chi phí đóng gói: Tiền mua thùng carton, băng dính, xốp nổ, màng co.
- Chi phí vận hành: Tiền điện thoại, văn phòng phẩm, khấu hao thiết bị, phần mềm.
- Chi phí khác: Các khoản chi phí linh tinh khác chưa phân nhóm.
Tên chi phí (ô có gợi ý Để trống lấy theo loại): Nhập tên cụ thể để dễ phân biệt (tối đa 255 ký tự). Nếu để trống, hệ thống sẽ tự động gán tên bằng chính tên Loại chi phí đã chọn (ví dụ "Chi phí quảng cáo").
Số tiền* (bắt buộc):
- Nhập số tiền chi phí phát sinh (khác 0 và không vượt quá 10.000.000.000 đ).
- Nhập số dương (+): Dành cho các khoản chi phí phát sinh bình thường, làm tăng chi phí và giảm lợi nhuận.
- Nhập số âm (-): Dành cho các khoản giảm trừ chi phí (ví dụ sàn hoàn lại tiền hỗ trợ quảng cáo, chiết khấu hoàn tiền từ nhà cung cấp bao bì, đền bù tổn thất). Khoản tiền âm sẽ làm giảm chi phí và tăng lợi nhuận trên báo cáo.
Cách phân bổ* (bắt buộc): Chọn một trong bốn phương pháp sau:

Cách phân bổ	Cơ chế phân bổ của hệ thống	Khi nào nên lựa chọn
Theo tổng tiền đơn hàng	Phân bổ số tiền chi phí dựa trên tỷ trọng doanh thu thuần của từng ngày và từng tổ hợp (chi nhánh, gian hàng, nguồn đơn). Ngày/kênh nào bán được nhiều doanh thu hơn thì gánh nhiều chi phí hơn.	Phù hợp cho Chi phí quảng cáo, Thuê KOL, Thuê agency. Kênh nào mang lại nhiều doanh thu thì phải gánh tỷ trọng chi phí marketing tương xứng, giúp đánh giá chính xác hiệu quả ROAS/ROI thực của từng kênh.
Theo số lượng đơn hàng	Phân bổ số tiền chi phí dựa trên tỷ trọng số lượng đơn hàng phát sinh. Ngày/kênh nào sinh ra nhiều đơn hàng hơn sẽ nhận nhiều chi phí hơn, bất kể giá trị đơn hàng cao hay thấp.	Phù hợp cho Chi phí bao bì đóng gói (thùng carton, băng keo) hoặc Chi phí nhân công đóng hàng. Cứ gói 1 đơn là tốn 1 lượng vật tư nhất định, không phụ thuộc đơn đắt hay rẻ.
Chia đều	Chia đều số tiền chi phí theo từng ngày trong kỳ, và chia đều bằng nhau cho toàn bộ các tổ hợp chi nhánh, gian hàng, nguồn đã chọn. Không phụ thuộc vào việc ngày đó có đơn hàng hay không.	Phù hợp cho Chi phí cố định như Thuê mặt bằng, Khấu hao máy móc, Bản quyền phần mềm. Cho dù cửa hàng có bán được đơn nào trong ngày hay không thì tiền nhà và chi phí cố định vẫn phải trả đều đặn.
Chia đều các dòng có đơn	Tương tự như cách Chia đều, nhưng hệ thống sẽ loại trừ các ngày hoặc tổ hợp hoàn toàn không có đơn hàng. Chỉ những ngày và kênh thực tế có phát sinh đơn mới được chia chi phí.	Phù hợp khi bạn muốn tính chi phí vận hành nhưng muốn loại trừ các ngày nghỉ lễ, ngày gian hàng đóng cửa bảo trì hoặc chi nhánh tạm dừng hoạt động, tránh làm phát sinh chi phí vào những ngày không kinh doanh.

Bước 5: Thêm, nhân bản hoặc xóa dòng

Thêm chi phí: Bấm nút Thêm chi phí viền xanh ở góc dưới bảng để thêm một dòng chi phí trống mới (tối đa 50 dòng). Dòng thông tin góc phải hiển thị số lượng hiện tại (ví dụ: 1/50 khoản chi phí • Còn 49 dòng).
Nhân bản dòng: Bấm biểu tượng Nhân bản (hai hình vuông lồng nhau) tại cột Thao tác để sao chép nhanh toàn bộ dữ liệu của dòng hiện tại xuống dòng liền sau. Rất tiện lợi khi bạn cần tạo nhiều khoản có cùng cách phân bổ hoặc cùng nhóm loại.
Xóa dòng: Bấm biểu tượng Xóa (dấu x) tại cột Thao tác để xóa dòng đó. Nếu bảng chỉ còn duy nhất 1 dòng, thao tác xóa sẽ làm trắng dữ liệu để bạn nhập lại từ đầu.
Xóa tất cả dòng: Bấm nút Xóa tất cả dòng màu xám để đưa danh sách về trạng thái mặc định gồm một dòng trống.

Bước 6: Tạo chi phí và theo dõi xử lý

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập trên màn hình.
Bấm nút Tạo chi phí thủ công màu xanh dương ở góc dưới bên phải màn hình.
Hệ thống khóa biểu mẫu và xử lý ngầm qua tác vụ nền để tính toán phân bổ dữ liệu.
Màn hình hiển thị popup trạng thái xử lý cho từng khoản chi phí:
Hoàn tất: Khoản chi phí hợp lệ, hệ thống đã ghi nhận các dòng chi phí vào cơ sở dữ liệu và đồng bộ lên Báo cáo lợi nhuận.
Thất bại: Khoản chi phí phát sinh lỗi (ví dụ lỗi mạng, tính toán vượt ngưỡng). Hệ thống hiển thị câu lỗi cụ thể và không làm ảnh hưởng đến các khoản thành công khác.
Bấm nút Xác nhận trên popup để hoàn tất và chuyển hướng về màn hình Quản lý chi phí thủ công.

Lưu ý:

Quá trình phân bổ dữ liệu theo doanh thu hoặc số lượng đơn đòi hỏi hệ thống phải quét và tổng hợp hàng nghìn đơn hàng trong kỳ. Vì vậy, việc xử lý diễn ra ngầm và có thể mất từ vài chục giây đến vài phút tùy theo độ lớn của dữ liệu. Trong thời gian tác vụ nền đang chạy, khoản chi phí sẽ ở trạng thái đang xử lý và tạm thời bị khóa không cho sửa hoặc xóa.

Trợ lý Sapo