Tra cứu tồn kho trên Trợ lý Sapo AI

Tra cứu tồn kho trên Trợ lý Sapo AI giúp nhà bán hàng kiểm tra nhanh số lượng tồn kho của sản phẩm. Chỉ cần đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên, Trợ lý Sapo AI sẽ tự động xác định sản phẩm, phiên bản và tổng hợp số lượng tồn kho theo từng chi nhánh mà bạn có quyền truy cập, sau đó trả về kết quả theo thời gian thực. Nhờ đó, bạn không cần chuyển sang màn hình Quản lý kho hay tìm kiếm thủ công, giúp tư vấn khách hàng nhanh chóng, chính xác và liền mạch.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được kích hoạt sử dụng Trợ lý Sapo AI.
Tài khoản được phân quyền Xem tồn kho.
Lưu ý: Trợ lý chỉ tra cứu dữ liệu bạn có quyền xem và thuộc chi nhánh bạn được phân quyền. Nếu tài khoản không có quyền xem đơn hàng, bạn sẽ không thể tra cứu thông tin đơn hàng qua Trợ lý.
Sản phẩm tra cứu đã được bật chế độ Quản lý số lượng tồn kho trên phần mềm.

1. Các bước thực hiện

Bước 1: Mở khung chat Trợ lý Sapo AI

Tại màn hình làm việc trên trang quản trị Sapo, bạn nhấp vào biểu tượng Trợ lý Sapo AI ở góc màn hình phải để mở khung chat.

Bước 2: Nhập câu hỏi tra cứu tồn kho

Tại khung chat, bạn gõ câu hỏi liên quan đến sản phẩm, chi nhánh hoặc chỉ số tồn kho cần kiểm tra.

Mẹo:

Sử dụng tính năng @mention (gõ kí tự @ > Chọn tên sản phẩm từ danh sách gợi ý) để định danh chính xác sản phẩm, giúp Trợ lý phản hồi nhanh và tránh nhầm lẫn khi tên sản phẩm bị trùng.

Cách Trợ lý phản hồi thông tin

Nếu câu hỏi chung chung: Trợ lý hiển thị bảng tổng hợp gồm 2 cột chính là Tồn kho và Có thể bán. Các cột chỉ số khác (như Đang giao dịch) chỉ tự động hiển thị khi có phát sinh số liệu thực tế.
Nếu sản phẩm có nhiều phiên bản/chi nhánh: Trợ lý sẽ trả về bảng danh sách chi tiết để bạn dễ dàng đối chiếu.
Nếu sản phẩm chỉ có 1 phiên bản hoặc câu hỏi đơn giản: Trợ lý sẽ trả lời ngắn gọn bằng đoạn văn bản trực tiếp.

Lưu ý:

Trợ lý Sapo AI chỉ hỗ trợ tra cứu và xem thông tin, không thực hiện thao tác chỉnh sửa hay điều chỉnh số lượng tồn kho trực tiếp.
Khi chỉ số Có thể bán thấp hơn Tồn kho, Trợ lý sẽ tự động hiển thị dòng giải thích nguyên nhân chênh lệch (Ví dụ: "Tổng có thể bán thấp hơn tồn kho do có đơn đang giao dịch").

2. Giải thích các chỉ số tồn kho

Để đặt câu hỏi chính xác và đọc hiểu kết quả phản hồi từ Trợ lý Sapo AI, bạn có thể tham khảo ý nghĩa các chỉ số dưới đây:

Chỉ số	Ý nghĩa	Cụm từ hỏi gợi ý
Có thể bán	Số lượng thực tế có thể bán = Tồn kho − Số lượng đang giữ cho đơn. Trợ lý sẽ ưu tiên hiển thị chỉ số này khi bạn hỏi chung.	"còn bao nhiêu", "bán được bao nhiêu"
Tồn kho	Tổng số lượng thực tế hiện có trong kho.	"tồn kho bao nhiêu", "trong kho có bao nhiêu"
Đang giao dịch	Số lượng hàng đang được giữ cho các đơn hàng chưa hoàn tất xử lý.	"đang giữ", "đang đặt"
Đang đóng gói	Số lượng hàng đang trong quá trình đóng gói.	"đang đóng gói"
Hàng đang về	Số lượng hàng đang trong quá trình nhập kho hoặc chuyển kho về.	"đang về", "sắp về", "nhập về"

3. Các tình huống và câu hỏi mẫu

3.1. Tồn của một sản phẩm (xem hết các mẫu ở mọi chi nhánh)

Hỏi tên sản phẩm để thấy toàn cảnh tồn của mọi phiên bản (mỗi size/màu là một phiên bản) trên các chi nhánh bạn có quyền.

👤 User: "Tồn kho iPhone 17 Pro Max là bao nhiêu?"

🤖 Sapo AI: Sản phẩm iPhone 17 Pro Max có 12 phiên bản. Tồn theo chi nhánh:

Phiên bản	Chi nhánh mặc định	Kho Hà Nội	Kho HCM	Tổng
S / Trắng	2.000	2.000	0	4.000
S / Nâu	20	0	0	20
...	...	...	...	...
Tổng	2.100	2.160	180	4.500

S/Trắng chiếm phần lớn tồn kho (~89%). Bạn muốn xem chi tiết phiên bản nào không?

3.2. Tồn tại một chi nhánh

Nêu tên chi nhánh, Trợ lý chỉ trả đúng chi nhánh đó (không kèm chi nhánh khác).

👤 User: "Chi nhánh mặc định còn bao nhiêu iPhone 17 Pro Max?"

🤖 Sapo AI: Tồn kho iPhone 17 Pro Max tại Chi nhánh mặc định:

Phiên bản	Tồn kho	Có thể bán	Đang giao dịch
S / Trắng	2.000	1.985	15
S / Nâu	20	18	2
Tổng	2.100	2.083	17

Tổng có thể bán 2.083, thấp hơn tồn kho 17 do có đơn đang giao dịch.
Trợ lý chỉ hiện thêm cột khi cột đó đang có số (như "Đang giao dịch" ở trên). Cột nào toàn số 0 sẽ được ẩn cho gọn.
Nếu không nêu chi nhánh, Trợ lý mặc định trả tất cả chi nhánh bạn có quyền.

3.3. Tồn tại nhiều chi nhánh chỉ định

Liệt kê vài chi nhánh trong một câu. Nếu bạn chỉ có quyền một phần, Trợ lý vẫn trả phần có quyền và báo rõ phần không tra được.

👤 User: "Xem tồn iPhone ở Chi nhánh mặc định, Kho Hà Nội, Kho Đà Nẵng"

🤖 Sapo AI: Tồn kho iPhone 17 Pro Max tại Chi nhánh mặc định (chi nhánh bạn có quyền trong 3 chi nhánh đã nêu):

Phiên bản	Tồn kho	Có thể bán
S / Trắng	2.000	1.985
S / Nâu	20	18
Tổng	2.020	2.003

Cảnh báo: Bạn không có quyền xem tồn tại: Kho Hà Nội, Kho Đà Nẵng — 2 chi nhánh này không hỗ trợ tra cứu cho bạn.

3.4. Tồn một phiên bản cụ thể (thuộc tính / SKU / barcode)

Ghim đúng một phiên bản bằng thuộc tính đầy đủ, mã SKU, hoặc barcode.

Cách hỏi	Ví dụ
Thuộc tính đầy đủ (size + màu)	"iPhone 17 Pro Max size M màu đen còn ở kho nào?"
Mã SKU	"SKU IP17-M-BLK còn bao nhiêu?"
Barcode	"Barcode 8938512345671 còn hàng không?"

🤖 Sapo AI: Phiên bản iPhone 17 Pro Max — M / Đen:

Chi nhánh	Tồn kho	Có thể bán
Chi nhánh mặc định	0	0
Kho Hà Nội	20	20
Kho HCM	20	18
Tổng	40	38

3.5. Lọc phiên bản theo một thuộc tính (trả cả nhóm)

Muốn xem tất cả phiên bản khớp một thuộc tính — Trợ lý trả thẳng danh sách, không hỏi chọn.

👤 User: "Tất cả phiên bản màu đen của iPhone 17 Pro Max còn bao nhiêu?"

🤖 Sapo AI: iPhone 17 Pro Max — các phiên bản màu Đen (3 phiên bản):

Phiên bản	Tồn kho	Có thể bán
S / Đen	100	98
M / Đen	40	40
L / Đen	0	0
Tổng	140	138

3.6. Hỏi đích danh một chỉ số

Nếu bạn chỉ cần đúng một con số cụ thể, hãy nêu rõ chỉ số trong câu hỏi.

Bạn hỏi	Trợ lý trả
"tồn kho iPhone bao nhiêu?"	Chỉ Tồn kho
"iPhone còn bán được bao nhiêu?"	Chỉ Có thể bán
"đang giữ cho đơn bao nhiêu?"	Chỉ Đang giao dịch
"có bao nhiêu hàng đang về?"	Chỉ Hàng đang về

3.7. Câu hỏi nhanh (trả lời gọn bằng chữ)

Hỏi nhanh về một sản phẩm đã xác định để nhận câu trả lời ngắn gọn mà không cần bảng dữ liệu.

Kiểu hỏi	Ví dụ	Trợ lý trả
Còn hàng không (có/không)	"iPhone size M màu nâu còn không?"	"Có, M/Nâu còn 20 (có thể bán)."
Phiên bản cao/thấp nhất	"Phiên bản nào tồn cao nhất?"	"S/Trắng cao nhất với 4.000 (~89%)."
Đếm phiên bản hết hàng	"Có bao nhiêu phiên bản đang hết hàng?"	"Có 4 phiên bản đang hết hàng."
Đủ hàng cho đơn	"Đơn 500 cái S/Trắng có đủ không?"	"Đủ — S/Trắng còn 4.000."

3.8. So sánh & xếp hạng chi nhánh

👤 User: "Kho nào đang có nhiều iPhone 17 Pro Max nhất?"

🤖 Sapo AI: Phân bổ theo chi nhánh (bảng xếp hạng giảm dần):

Chi nhánh	Tổng tồn	Tỷ lệ
Kho Hà Nội	2.160	48,0%
Chi nhánh mặc định	2.100	46,7%
Kho HCM	180	4,0%

🏆 Kho Hà Nội đang nhiều hàng nhất với 2.160 sản phẩm.

3.9. Hỏi nhiều thứ cùng lúc

Bạn có thể kể nhiều sản phẩm hoặc trộn lẫn nhiều loại yêu cầu trong một câu hỏi.

👤 User: "Áo MU, áo Chelsea, iPhone 17 Series, áo polo còn bao nhiêu?"

🤖 Sapo AI: ⚠️ 2 sản phẩm thời trang đang hết hàng.

Sản phẩm	Số phiên bản	Tổng tồn kho	Tình trạng
Áo MU	1	0	⚠️ Hết hàng
Áo Chelsea	1	0	⚠️ Hết hàng
iPhone 17 Series	2	20	✅ Còn hàng
Áo Polo	50	1.200	✅ Còn hàng

3.10. Sản phẩm có rất nhiều phiên bản

Đối với sản phẩm có hàng trăm phiên bản, Trợ lý sẽ tóm tắt theo nhóm (thường là theo màu) để bạn dễ theo dõi.

🤖 Sapo AI: Cảnh báo: 400/432 phiên bản đang hết hàng. Váy hoa — 432 phiên bản (18 màu × 7 size).

Nhóm màu	Số phiên bản	Tình trạng
Xanh	24	✅ Còn hàng (trung bình 45)
Đen	24	🔴 Hết hàng toàn bộ
...	...	...

Bạn muốn xem chi tiết nhóm màu nào?

3.11. Hỏi nối tiếp — không cần nhắc lại tên

Sau khi đã tra một sản phẩm, bạn có thể hỏi tiếp bằng ngữ cảnh ngầm:

"Còn chi nhánh nào khác không?"
"Màu đen thì sao?"
"Kho nào đang nhiều nhất?"
"Cái đầu tiên" (chọn từ danh sách vừa hiển thị)

4. Xử lý các tình huống Trợ lý phản hồi đặc biệt

Trợ lý được thiết kế để không trả số gây hiểu nhầm:

Trợ lý hỏi lại để xác nhận: Khi câu hỏi chưa đủ thông tin (Ví dụ: trùng tên sản phẩm, chưa nêu đủ thuộc tính màu/size), Trợ lý sẽ hiển thị danh sách lựa chọn. Bạn chỉ cần nhấp chọn đúng đối tượng cần tra.
Sản phẩm không theo dõi tồn kho: Trợ lý phản hồi "Không quản lý tồn (luôn bán được)", không hiển thị số 0.
Hết hàng nhưng vẫn cho đặt: Trợ lý ghi rõ "Đã hết hàng nhưng vẫn cho phép đặt hàng".
Tồn âm: Hệ thống hiển thị đúng giá trị âm thực tế, không tự đưa về 0.
Thiếu quyền truy cập chi nhánh: Nếu bạn hỏi chi nhánh không có quyền, Trợ lý sẽ hiển thị cảnh báo kèm danh sách các chi nhánh bạn được phép xem.
Số vô lý (có thể bán > tồn kho): Hiện nguyên số + ℹ️ "số liệu bất thường, nên kiểm tra"
Lấy dữ liệu chưa đầy đủ (mạng/hệ thống): Gắn cảnh báo "dữ liệu chưa đầy đủ, thử lại sau" và không kết luận đủ/thiếu/tổng.

5. Lỗi thường gặp và cách xử lý

Tình huống / Thông báo lỗi	Nguyên nhân	Hướng xử lý
Không tìm thấy sản phẩm	Nhập sai tên, SKU hoặc sản phẩm nằm ngoài phạm vi phân quyền.	Kiểm tra lại tên/SKU/barcode hoặc sử dụng cú pháp @mention để chọn sản phẩm.
Bạn không có quyền xem tồn kho chi nhánh X	Tài khoản không được cấp quyền tại chi nhánh X.	Kiểm tra tồn kho tại các chi nhánh được phép hoặc liên hệ quản trị viên cấp quyền.
Bạn chưa có quyền xem tồn kho	Tài khoản chưa có quyền Xem tồn kho trên phần mềm.	Liên hệ Chủ cửa hàng/Quản trị viên để phân quyền.
Chưa hỗ trợ sản phẩm combo/đóng gói	Tính năng chưa hỗ trợ tra cứu sản phẩm combo, đóng gói hoặc quy đổi đơn vị.	Thực hiện tra cứu các sản phẩm/phiên bản đơn lẻ.
⏳ Tạm thời chưa lấy được dữ liệu	Gián đoạn kết nối mạng hoặc hệ thống đang xử lý chậm.	Chờ ít phút và bấm gửi lại câu hỏi.

6. Giới hạn tính năng

Tính năng Tra cứu tồn kho trong chat hiện chưa hỗ trợ các thao tác sau (bạn có thể bấm nút điều hướng do Trợ lý cung cấp để mở màn hình tương ứng):

Điều chỉnh, cập nhật hoặc sửa số lượng tồn kho trực tiếp.
Quét toàn bộ cửa hàng (Ví dụ: "Sản phẩm nào đang dưới 10 cái", "Tổng tồn toàn store").
Tra cứu tồn kho theo danh mục, nhà cung cấp hoặc sản phẩm Combo/đóng gói.
Tra cứu lịch sử biến động kho, dự báo hoặc xuất file CSV.

Trợ lý Sapo