Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo

Cập nhật trạng thái vận đơn

Trong quá trình vận hành, việc kiểm soát chặt chẽ trạng thái vận đơn và xử lý các đơn hàng bị hủy là vô cùng quan trọng để tránh thất thoát chi phí. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách cập nhật trạng thái vận đơn thủ công và quy trình xác nhận hoàn hàng chính xác.

Điều kiện tiên quyết:
  • Tài khoản cần được phân quyền Vận đơn để có thể xem và thao tác.
  • Nếu muốn giới hạn nhân viên chỉ xem các vận đơn do mình phụ trách, bạn bật tùy chọn "Giới hạn dữ liệu đơn hàng được xem & thao tác" trong mục phân quyền Đơn hàng. Xem thêm hướng dẫn phân quyền tài khoản nhân viên tại đây.
  • Tính năng cảnh báo đẩy vận chuyển hiện chỉ hỗ trợ trên phiên bản Web (PC), chưa hỗ trợ trên App Mobile và Chat OmniAI.

1. Cập nhật trạng thái vận đơn thủ công

Để thay đổi trạng thái của vận đơn (ví dụ: từ Đang giao hàng sang Đã giao hàng), bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập danh sách vận đơn

  • Tại trang quản trị Sapo, bạn chọn Vận chuyển > Vận đơn.

Bước 2: Chọn đơn cần cập nhật

  • Tại màn hình danh sách, nhấn chuột trực tiếp vào mã vận đơn cần chỉnh sửa.
Mẹo:
  • Sử dụng Bộ lọc để tìm nhanh các đơn cùng trạng thái cần xử lý.

Bước 3: Thao tác chuyển trạng thái

  • Tại giao diện chi tiết vận đơn, nhấn nút Thao tác khác (góc trên bên phải màn hình) > chọn Chuyển trạng thái giao hàng.

Bước 4: Chọn trạng thái phù hợp

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các trạng thái hợp lệ để bạn chọn:

Trạng thái Mô tả
Chờ lấy hàng Đơn đã đóng gói và chờ Shipper đến lấy.
Đã lấy hàng Shipper xác nhận đã lấy hàng đi.
Đang giao hàng Đơn hàng đang trên đường đến tay khách.
Chờ giao lại Giao không thành công lần đầu, cần liên hệ khách/đối tác.
Đã giao hàng Đơn đã giao thành công và thu tiền (nếu có).
Hủy giao hàng Đơn hàng bị hủy giao.

Sau khi chọn, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái mới và thông báo thành công.

Lưu ý:
  • Không thể cập nhật ngược: Bạn không thể chuyển từ trạng thái Đang giao hàng về Chờ lấy hàng.
  • Trạng thái kết thúc: Đối với trạng thái Đã giao hàng, bạn không thể cập nhật sang trạng thái khác. Nếu cần thay đổi, bạn phải thực hiện quy trình Hoàn trả đơn hàng.

2. Xử lý trạng thái "Chờ xác nhận hoàn hàng"

Đây là trạng thái đặc biệt xuất hiện khi bạn TẮT cấu hình tự động đồng bộ hủy đơn. Khi đối tác vận chuyển báo "Hủy giao hàng" (lúc đơn đang chờ lấy), hệ thống sẽ giữ đơn ở trạng thái này để bạn kiểm tra kho trước khi cộng tồn.

Để xử lý trạng thái này, bạn làm theo các bước sau:

  1. Tại danh sách vận đơn, lọc các đơn có trạng thái Chờ xác nhận hoàn hàng.
  2. Vào chi tiết vận đơn, kiểm tra thực tế hàng hóa tại kho.
  3. Thực hiện hành động dựa trên kết quả kiểm tra:

Trường hợp 1: Hàng đã có mặt tại kho

    • Nhấn Thao tác khác > Chọn Xác nhận hoàn hàng.
    • Kết quả: Vận đơn chuyển sang trạng thái Hủy giao hàng và hệ thống tự động cộng lại tồn kho.

Trường hợp 2: Hàng chưa về kho (Shipper đã lấy đi)

    • Tuyệt đối không nhấn xác nhận hoàn hàng.
    • Kết quả: Vận đơn giữ nguyên trạng thái chờ. Tồn kho không bị cộng ảo, đảm bảo số lượng chính xác. Bạn cần liên hệ đối tác vận chuyển để kiểm tra lại tình trạng đơn.
Đóng