Hướng dẫn thêm mới khách hàng

Thêm mới khách hàng là thao tác cơ bản giúp doanh nghiệp khởi tạo và quản lý thông tin khách hàng, hỗ trợ hiệu quả cho các hoạt động marketing, chương trình tích điểm, hạng thành viên, và quản lý công nợ trong suốt quá trình giao dịch.

Sapo cung cấp nhiều cách để thêm mới khách hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng cập nhật và lưu trữ dữ liệu khách hàng nhanh chóng.

Thêm trực tiếp trong Danh sách khách hàng (bản web - máy tính): Nhập thông tin khách hàng ngay trên giao diện quản trị web của Sapo.
Thêm khách hàng khi tạo đơn hàng: Tạo mới khách hàng ngay trong quá trình lên đơn hàng.
Thêm khách hàng bằng file Excel: Nhập dữ liệu hàng loạt từ file Excel giúp tiết kiệm thời gian.

Cách 1: Thêm trực tiếp trong Danh sách khách hàng

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn cần được phân quyền Xem khách hàng và Tạo khách hàng.

Bước 1: Truy cập mục "Thêm khách hàng"

Từ thanh menu bên trái trang quản trị Sapo, chọn Khách hàng > Khách hàng.
Chọn nút Thêm khách hàng ở góc trên bên phải.

Bước 2: Nhập thông tin khách hàng

Tại giao diện thêm mới, điền các thông tin sau:

Thông tin cơ bản

Trường thông tin	Mô tả
Họ	Nhập họ của khách hàng.
Tên	Nhập tên khách hàng.
Email	Nhập địa chỉ email khách hàng sử dụng.
Điện thoại	Nhập số điện thoại của khách hàng.
Khách hàng muốn được tiếp thị	Chọn ô nếu khách hàng đồng ý nhận thông tin tiếp thị, quảng cáo.

Địa chỉ nhận hàng

Phần mềm hỗ trợ hai định dạng địa chỉ: 3 cấp (Tỉnh/Thành phố - Quận/Huyện - Phường/Xã) và 2 cấp (Tỉnh/Thành phố - Phường/Xã).

Để nhập địa chỉ 3 cấp (mặc định):
- Giữ nguyên công tắc "Địa chỉ mới" ở trạng thái tắt.
- Điền đầy đủ các trường: Tỉnh/Thành phố (*), Quận huyện (*), Phường xã (*), và Địa chỉ cụ thể (*).
Để nhập địa chỉ 2 cấp mới:
- Tại mục địa chỉ, bạn bật công tắc "Địa chỉ mới" lên.
- Các trường nhập liệu sẽ thay đổi, bạn điền thông tin vào: Tỉnh/Thành phố (*) và Phường xã (*), và Địa chỉ cụ thể (*).

Lưu ý:

Tại một thời điểm, bạn chỉ có thể lưu địa chỉ khách hàng dưới một định dạng (hoặc 2 cấp, hoặc 3 cấp).

Thông tin xuất hóa đơn

Tích chọn khách có thông tin xuất hóa đơn (Nếu có), màn hình hiển thị các trường thông tin cần điền như sau:

Mã số thuế:
- Nhập Mã số thuế của khách hàng đúng định dạng (10 ký tự số hoặc ký tự 12 số hoặc 10 ký tự số kèm đuôi "-" 3 số).
- Nhấn Lấy thông tin sau khi điền MST để hệ thống tự động điền tên công ty và địa chỉ (Nếu khách hàng có đăng ký kinh doanh).
Tên công ty: Nhập tên đơn vị của khách hàng.
Địa chỉ: Nhập địa chỉ của khách hàng.
Tên người mua: Nhập tên khách hàng.
Căn cước công dân: Nhập CCCD đúng định dạng (12 ký tự số).
Mã đơn vị quan hệ ngân sách: Nhập mã đơn vị quan hệ ngân sách của khách hàng theo định dạng (7 ký tự số)
Số điện thoại:
- Nhấp vào biểu tượng lá cờ để chọn mã vùng điện thoại (Mặc định là Việt Nam (+84)).
- Sau đó, nhập số điện thoại liên hệ của khách hàng.
Email nhận hóa đơn: Nhập email nhận hóa đơn của khách hàng đúng định dạng (Tên-người-dùng@tên-miền. Ví dụ: [email protected])

Metafield
Điền thông tin những trường Metafield đã được cài đặt (nếu có) theo đúng định dạng. Xem chi tiết tại đây.

Bước 4: Nhập ghi chú và tag

Nhập thông tin ghi chú về khách hàng và tạo Tag để dễ dàng phân loại tìm kiếm khách hàng theo từng tiêu chí cụ thể.

Bước 5: Lưu khách hàng

Chọn Lưu để thêm mới khách hàng thành công

Cách 2: Thêm trực tiếp trong Danh sách khách hàng

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn cần được phân quyền Xem và Tạo khách hàng, Xem và tạo đơn hàng.

Tìm kiếm khách hàng có sẵn

Khi tạo đơn trên màn POS hoặc màn Danh sách giao hàng, bạn có thể tìm kiếm các khách hàng đã được tạo trước đó trên hệ thống và tiến hành thêm vào đơn hàng.

Nếu khách hàng chưa tồn tại, bạn có thể tạo nhanh bằng cách làm theo hướng dẫn dưới đây.

Bước 1: Truy cập mục Thông tin khách hàng

Tại giao diện tạo đơn hàng (mục Danh sách giao hàng hoặc POS), nhấn vào thanh tìm kiếm Khách hàng.
Chọn nút Thêm mới khách hàng.

Bước 2: Nhập thông tin khách hàng

Thông tin cơ bản

Trường thông tin	Mô tả
Họ	Nhập họ của khách hàng.
Tên	Nhập tên khách hàng.
Email	Nhập địa chỉ email khách hàng sử dụng.
Điện thoại	Nhập số điện thoại của khách hàng.
Khách hàng muốn được tiếp thị	Chọn ô nếu khách hàng đồng ý nhận thông tin tiếp thị, quảng cáo.

Địa chỉ nhận hàng

Phần mềm hỗ trợ hai định dạng địa chỉ: 3 cấp (Tỉnh/Thành phố - Quận/Huyện - Phường/Xã) và 2 cấp (Tỉnh/Thành phố - Phường/Xã).
- Để nhập địa chỉ 3 cấp (mặc định):
  - Giữ nguyên công tắc "Địa chỉ mới" ở trạng thái tắt.
  - Điền đầy đủ các trường: Tỉnh/Thành phố (*), Quận huyện (*), Phường xã (*), và Địa chỉ cụ thể (*).
- Để nhập địa chỉ 2 cấp mới:
  - Tại mục địa chỉ, bạn bật công tắc "Địa chỉ mới" lên.
  - Các trường nhập liệu sẽ thay đổi, bạn điền thông tin vào: Tỉnh/Thành phố (*) và Phường xã (*), và Địa chỉ cụ thể (*).
Lưu ý:
- Tại một thời điểm, bạn chỉ có thể lưu địa chỉ khách hàng dưới một định dạng (hoặc 2 cấp, hoặc 3 cấp).
Bước 3: Hoàn tất
- Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn nút Thêm để hoàn tất việc tạo khách hàng.

Cách 3: Thêm khách hàng hàng loạt bằng file Excel

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản cần có quyền Xem và Nhập file khách hàng.

Bước 1: Tải file mẫu

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Khách hàng > Danh sách khách hàng.
Tại giao diện Danh sách khách hàng, nhấp chọn nút Nhập file ở góc trên bên trái (bên cạnh nút Xuất file).
Popup Nhập file dữ liệu khách hàng hiển thị, nhấp vào liên kết tại đây để tải file mẫu.

Bước 2: Điền dữ liệu vào file mẫu

Lưu ý:

Để hoàn thiện các trường thông tin có danh sách giá trị có sẵn từ Sapo, hãy nhấp vào một ô bất kỳ trong cột đó, sau đó chọn biểu tượng mũi tên chữ v đi xuống bên phải ô để hiển thị và chọn giá trị phù hợp (file mẫu có hướng dẫn chi tiết).
Dung lượng file không vượt quá 2MB hoặc 5000 dòng.

Trong file mẫu, điền các thông tin theo yêu cầu sau:

Trường thông tin	Bắt buộc	Giải thích
First Name (Tên)	Có	Nhập tên của khách hàng.
Last Name (Họ)	Không	Nhập họ của khách hàng.
Email	Có	Nhập địa chỉ email khách hàng sử dụng.
Phone (Liên hệ)	Có	Nhập số điện thoại liên hệ của khách hàng.
Company (Đơn vị)	Không	Nhập tên công ty hoặc đơn vị của khách hàng (nếu có).
Address1 (Địa chỉ mặc định 1)	Không	Nhập địa chỉ chính của khách hàng.
Address2 (Địa chỉ mặc định 2)	Không	Nhập địa chỉ phụ nếu có.
City (Thành phố)	Không	Chọn thành phố nơi khách hàng sinh sống.
Province (Tỉnh)	Không	Chọn tỉnh nơi khách hàng sinh sống.
Province Code (Mã vùng)	Không	Nhập mã vùng của tỉnh/thành phố.
Country (Quốc gia)	Không	Chọn quốc gia nơi khách hàng sinh sống.
Country Code (Mã quốc gia)	Không	Nhập mã quốc gia theo chuẩn quốc tế.
Phone (Địa chỉ điện thoại)	Không	Nhập số điện thoại của khách hàng tại địa chỉ đó.
Accept Marketing (Nhận quảng cáo)	Không	Đánh dấu nếu khách hàng đồng ý nhận thông tin tiếp thị/quảng cáo.
Tag	Không	Gắn thẻ tag để phân loại khách hàng.
Note (Ghi chú)	Không	Nhập ghi chú thêm về khách hàng.
Giới tính	Không	Chọn giới tính của khách hàng.
Ngày sinh	Không	Nhập ngày sinh của khách hàng.
Total Spent (Tổng chi tiêu)	Tự động	Tổng số tiền khách hàng đã chi tiêu.
Total Orders (Tổng đơn hàng)	Tự động	Tổng số đơn hàng khách đã đặt mua.

Lưu ý:

Tên, Số điện thoại hoăc email không được để trống cả 3 trường thông tin này

Sau khi điền xong các thông tin trên file, bạn lưu lại file excel (dạng .xlsx.) và thực hiện tải file lên như hướng dẫn ở bước 3.

Bước 3: Tải file lên hệ thống

Vẫn tại popup Nhập file dữ liệu khách hàng, nhấp chuột vào khu vực Kéo thả file vào đây hoặc tải lên từ thiết bị để nhập file bạn vừa tạo.
Sau khi chọn file, nhấn nút Nhập file.

Bước 4: Xem kết quả nhập file

Kết quả nhập file khách hàng sẽ được gửi về email của tài khoản thao tác.
Nếu tài khoản chưa cập nhật email, bạn thao tác cập nhật tại Tổng quan > bên phải có Tên tài khoản > chọn Tài khoản của bạn > Điền Email bạn muốn file gửi về vào ô Email
Khách hàng được khởi tạo thành công sẽ xuất hiện trong Danh sách khách hàng, sẵn sàng để bạn thao tác tạo đơn bán hàng hoặc quản lý.

Trợ lý Sapo