Lập hóa đơn điện tử từ đơn hàng trên Sapo Omni

Lập hóa đơn điện tử là nghĩa vụ bắt buộc khi bán hàng, giúp minh bạch doanh thu và hỗ trợ quản lý thuế. Tính năng khởi tạo hóa đơn ngay từ danh sách đơn hàng trên Sapo Omni giúp giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử một cách đơn giản và chính xác.

Bước 1: Truy cập danh sách đơn hàng

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Đơn hàng. Bạn nhấp chọn mục Danh sách đơn hàng trong menu con.
• Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách đơn hàng.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn đơn hàng cần lập hóa đơn

1. Tìm kiếm nhanh

• Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là mã đơn hàng, vận đơn, tên, SĐT khách hàng / người nhận hàng để tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc dữ liệu

Bạn sử dụng thao tác lọc theo các bộ lọc tương ứng:

• Lọc theo Chi nhánh tạo đơn
• Lọc theo Sản phẩm
• Lọc theo Nhân viên tạo đơn
• Lọc theo Đơn vị phát hành
• Lọc theo Khách hàng

Bạn nhấp nút Lọc để hệ thống tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử nháp

Cách 1: Lập từng hóa đơn điện tử nháp

• Nhấp chọn Mã đơn hàng hoặc dòng chứa đơn hàng cần xem. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình chi tiết thông tin đơn hàng.
• Tại tab Hóa đơn điện tử, bạn thực hiện nhấp chọn Tạo hóa đơn điện tử (phía trên bên phải tab).
• Hệ thống sẽ hiển thị thông báo Tạo hóa đơn điện tử thành công.

Cách 2: Lập hàng loạt hóa đơn điện tử nháp

• Tại màn hình danh sách đơn hàng, bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều đơn hàng chưa tạo hóa đơn trong danh sách. Hoặc bạn cũng có thể tích vào ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả đơn hàng đang hiển thị trên trang.
• Tính năng Chọn thao tác sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề danh sách.
• Bạn nhấp Chọn thao tác, sau đó chọn Tạo hóa đơn điện tử để tạo hóa đơn điện tử hàng loạt cho các đơn hàng đã chọn.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up thông báo Xử lý dữ liệu hoàn tất, trong đó:
  • Đã tạo hóa đơn điện tử thành công: [số lượng] đính kèm Chi tiết (nếu có).
  • Đã tạo hóa đơn điện tử không thành công: [số lượng] đính kèm Chi tiết (nếu có).
• Bạn nhấp chọn vào biểu tượng tam giác (bên phải Chi tiết) để xem chi tiết đơn hàng và lý do.
• Sau đó, bạn nhấn nút Xác nhận để hoàn thành tạo hóa đơn điện tử hàng loạt.