Xuất hóa đơn điện tử cho đơn từ sàn TMĐT trên Sapo Omni

Tính năng giúp bạn dùng đơn hàng từ sàn TMĐT để phát hành hóa đơn điện tử trên Sapo Omni và hạn chế nhập liệu lại.

Điều kiện tiên quyết:

Xác định đúng loại hình hộ kinh doanh (HKD) hoặc doanh nghiệp (DN).
Có chữ ký số và đã đăng ký tờ khai HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền với Cơ quan Thuế.
Gian hàng còn hiệu lực kết nối, đơn đã đồng bộ và cửa hàng đã cấu hình phát hành hóa đơn.

Bước 1: Chuẩn hóa sản phẩm

Bạn kiểm tra dữ liệu trước khi xuất hóa đơn:

SKU: Mỗi sản phẩm dùng một SKU riêng. Khi sửa/gộp SKU, bạn phải điều chỉnh tồn kho, cập nhật và liên kết lại vì Sapo không tự gộp tồn. Nên chuẩn hóa theo từng gian hàng và hạn chế ký tự đặc biệt.
Tên, đơn vị tính: Bổ sung trước khi đồng bộ. Sapo Omni hỗ trợ chuẩn hóa tên phiên bản. Nếu hóa đơn đã phát hành mới bổ sung đơn vị tính, cần xử lý theo nghiệp vụ phù hợp.
Thuế: HKD chọn mẫu hóa đơn không hiển thị thuế. DN bật áp dụng thuế, gán đúng thuế suất cho từng sản phẩm; nếu dùng nhiều mức thuế, cần chọn đúng mẫu hóa đơn nhiều thuế suất. Thông tin cập nhật chỉ áp dụng cho đơn tạo sau thời điểm cập nhật.
Combo/quy đổi: Tạo trên Sapo trước rồi liên kết với sản phẩm sàn.

Bước 2: Đồng bộ và liên kết sản phẩm

Trên thanh menu bên trái trang quản trị Sapo Omni, chọn Sàn TMĐT > Sản phẩm > bấm nút Cập nhật dữ liệu sản phẩm.
Nếu chưa có sản phẩm trên Sapo, chọn Thao tác khác > Khởi tạo sản phẩm, sau đó chọn gian hàng và chi nhánh nhận kho.
Chọn Thao tác khác > Liên kết tự động, chọn gian hàng rồi kiểm tra kết quả tại tiến trình.

Mẹo:

Trước khi liên kết, nên tắt đồng bộ kho/giá; kiểm tra xong thì bật lại.
Một sản phẩm Sapo liên kết tối đa 50 sản phẩm trong cùng gian hàng; đơn chỉ trừ kho khi liên kết thành công.

Cảnh báo:

Nếu không liên kết, đơn vẫn về Sapo nhưng hàng hóa là sản phẩm tùy chỉnh, không quản lý kho và có thể thiếu đơn vị tính, thuế suất. Bạn nên khởi tạo hàng loạt từ sàn, xuất file sản phẩm Sapo để bổ sung thông tin cho các đơn phát sinh sau.

Bước 3: Cấu hình đồng bộ đơn

Chọn kho nhận đơn và nhân viên tạo đơn ở cấu hình chi tiết gian hàng.

Bước 4: Kiểm tra đơn hàng

Tại đơn hàng kênh sàn, chọn Cập nhật đơn hàng, gian hàng và thời gian.
Lọc trạng thái Thất bại, xử lý lỗi rồi đồng bộ lại.

Nếu đơn đã giao trên sàn nhưng chưa phát hành hóa đơn, hãy kiểm tra trạng thái đồng bộ trên Sapo.

Lưu ý:

Đơn lấy từ quá khứ giữ nguyên ngày tạo, nhưng ngày chuyển trạng thái được ghi nhận theo ngày hiện tại. Bạn cần cân nhắc khi chọn ngày áp dụng cấu hình hóa đơn.

Bước 5: Phát hành hóa đơn

Trên Sapo Omni, khi đối tác vận chuyển cập nhật giao hàng thành công, hệ thống gắn tag Giao hàng thành công thay vì chuyển trạng thái đơn.

Để thực hiện xuất hóa đơn điện tử cho các đơn hàng từ sàn thương mại điện tử, bạn có thể lựa chọn một trong hai phương thức sau:

Cách 1: Xuất hóa đơn thủ công

Phù hợp khi bạn muốn xuất hóa đơn đúng thời điểm đơn hàng giao hàng thành công (thời điểm chuyển giao hàng hóa cho người mua):

Tại màn hình quản trị, truy cập Danh sách đơn hàng > Chọn Tab Đơn sàn chưa tạo HĐĐT > Nhấn Tạo hoá đơn điện tử > Chọn Ký hiệu > Nhấn Tạo và phát hành.

Lưu ý:

Nếu bạn sử dụng bộ lọc tùy chỉnh riêng, hãy luôn giữ điều kiện lọc tag Giao hàng thành công để đảm bảo hệ thống chỉ xuất hóa đơn cho những đơn hàng đã được giao thực tế đến khách hàng.

Cách 2: Thiết lập xuất hóa đơn tự động

Cách này phù hợp nếu bạn có lượng đơn lớn và việc xử lý phát hành hóa đơn thủ công gây mất nhiều thời gian vận hành của shop. Tuy nhiên, chỉ có thể xuất hóa đơn tự động theo Trạng thái giao hàng là Đã giao hàng thay vì đúng tag "Giao hàng thành công".

Trên thanh menu bên trái, truy cập vào mục Cấu hình > Hóa đơn điện tử
Ở trang Cấu hình Hóa đơn điện tử, bạn lướt xuống phần cấu hình Tự động tạo và phát hành hóa đơn qua Sapo Invoice và thực hiện Thiết lập theo hướng dẫn của hệ thống.

Mẹo:

Nên phát hành thử thủ công trước khi bật tự động. Kiểm tra cấu hình đổi tên, hiển thị chiết khấu, tên người mua không lấy hóa đơn và tự động tách combo/quy đổi.
Để đổi tên, vào Đơn hàng > Hóa đơn điện tử > Nhập file sản phẩm, nhập SKU và tên muốn hiển thị.

Chỉ đơn thuộc thời gian áp dụng, chưa đạt trạng thái phát hành khi cài đặt mới được xử lý.

Lưu ý khi phát hành:

Thông tin người mua: Nếu khách không yêu cầu hóa đơn, dùng thông tin Bán cho người tiêu dùng. Nếu có yêu cầu qua sàn, dùng thông tin đã đồng bộ. Nếu nhận thông tin qua chat, cần tạo hóa đơn nháp trước khi tự động phát hành.
Giá trị hóa đơn: Là giá trị đơn hàng; phí sàn là chi phí vận hành, không dùng để giảm doanh thu đơn hàng. Voucher do sàn tài trợ làm giảm số tiền người mua trả nhưng người bán vẫn nhận phần giá trị do sàn bù.
Cấu hình tự động: Áp dụng theo nguồn sàn, chưa theo từng gian hàng. Nếu chỉ xuất cho một số gian, hãy lọc đơn rồi chọn Thao tác hàng loạt > Tạo hóa đơn điện tử.
Ký hiệu hóa đơn: Chọn theo chi nhánh, chưa theo nguồn sàn.

Xử lý đơn hoàn trả

Trường hợp	Cách xử lý
Giao không thành công	Không xử lý hóa đơn nếu hóa đơn ban đầu chưa phát hành; xác nhận nhận hàng hoàn để cộng tồn và giảm doanh thu.
Hoàn tiền toàn bộ	Hệ thống tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh khi đã xác nhận nhận hàng hoàn, hoàn tiền và có hóa đơn gốc.
Hoàn một phần	Xác nhận nhận hàng hoàn, hoàn tiền rồi lập hóa đơn điều chỉnh thủ công.

Trợ lý Sapo