Thiết lập trường mở rộng trong hóa đơn trên Sapo Omni

Thiết lập trường mở rộng trong hóa đơn là tính năng trên Sapo Omni giúp nhà bán hàng tự động hiển thị các thông tin bổ sung từ đơn hàng trên hóa đơn điện tử. Thông qua việc liên kết các trường mở rộng với dữ liệu của đơn hàng như mã đơn hàng, ghi chú, mã lô, hạn sử dụng, ngày sản xuất và các thông tin khác, hệ thống sẽ tự động điền dữ liệu tương ứng khi lập hoặc phát hành hóa đơn. Nhờ đó, hóa đơn luôn đầy đủ thông tin phục vụ quản lý, đối soát, truy vết và lưu trữ, đồng thời giảm thao tác nhập liệu thủ công và đảm bảo tính đồng bộ trong quá trình xuất hóa đơn.

Điều kiện tiên quyết:

Cửa hàng của bạn đã kết nối ứng dụng Sapo Invoice.
Tài khoản kết nối được phân quyền Xem mẫu hóa đơn và Phát hành hóa đơn trên Sapo Invoice.
Đã thiết lập trường mở rộng trên mẫu hóa đơn Sapo Invoice trước đó.

Bước 1: Truy cập cài đặt trường mở rộng trong Sapo Invoice

Tại trang quản trị Sapo Omni, bạn nhấn chọn Cài đặt trên thanh menu bên trái.
Tại vùng Thiết lập bán hàng, bạn nhấp chọn Hóa đơn điện tử.

Bước 2: Thêm cấu hình trường mở rộng

Tại khối Cấu hình trường mở rộng trong hoá đơn, bạn nhấp chọn nút Thêm cấu hình. Tiến hành thiết lập các trường thông tin trong form cấu hình:

Tên trường	Mô tả / Ý nghĩa	Giá trị khả dụng	Bắt buộc	Ràng buộc dữ liệu
Mã số thuế	Mã số thuế dùng để xuất hóa đơn.	Danh sách MST đã kết nối Sapo Invoice. Tham khảo bài viết: Kết nối hóa đơn điện tử Sapo Invoice trên Sapo OmniAI	Có	—
Ký hiệu hóa đơn	Ký hiệu hóa đơn điện tử.	Danh sách ký hiệu đã cấu hình trường mở rộng trên Sapo Invoice.	Có	—
Liên kết trường mở rộng trên thông tin hóa đơn	Liên kết trường mở rộng với dữ liệu cấp đơn hàng.	Ghi chú đơn hàng, Mã đơn hàng, Tag đơn hàng.	Không	Tag đơn hàng vượt quá 500 ký tự sẽ tự động rút gọn (≤ 497 ký tự + "...").
Liên kết trường mở rộng trên sản phẩm	Liên kết trường mở rộng với dữ liệu cấp sản phẩm.	Mã lô, Ghi chú sản phẩm, Hạn sử dụng.	Không	Mã lô, Hạn sử dụng vượt quá 500 ký tự sẽ tự động rút gọn (≤ 497 ký tự + "...").

Bước 3: Lưu cấu hình

Sau khi hoàn tất khai báo thông tin, nhấn nút Lưu để hoàn tất quá trình thiết lập. Sau khi hoàn thành, hệ thống sẽ tự động đưa toàn bộ thông tin đã liên kết từ đơn hàng lên hóa đơn điện tử khi tạo mới hoặc khi tự động phát hành.

Lưu ý:

Đơn hàng không có dữ liệu: Nếu đơn hàng để trống thông tin tại trường nguồn (ví dụ: không có ghi chú đơn hàng), nội dung trường mở rộng tương ứng trên hóa đơn sẽ để trống.
Trường mở rộng bị xóa: Trường hợp một trường mở rộng đã cấu hình bị xóa trên Sapo Invoice, hệ thống sẽ tự động bỏ qua trường đó và vẫn phát hành hóa đơn bình thường.
Giới hạn ký tự: Các trường Tag đơn hàng, Mã lô, Hạn sử dụng nếu có độ dài trên 500 ký tự sẽ được hệ thống cắt gọn tự động thành 497 ký tự kèm dấu ... khi tạo hóa đơn.

Lỗi thường gặp và hướng xử lý

Thông báo cảnh báo / Lỗi	Nguyên nhân	Hướng xử lý
Có trường mở rộng bị xóa, vui lòng kiểm tra lại cấu hình	Trường mở rộng đã liên kết trước đó bị xóa trên Sapo Invoice.	Kiểm tra lại cấu hình và gỡ hoặc cập nhật lại liên kết. Hóa đơn vẫn được phát hành bình thường.
Ký hiệu hóa đơn đã bị xóa hoặc ngừng sử dụng	Ký hiệu hóa đơn tương ứng bị xóa hoặc chuyển trạng thái Ngừng sử dụng trên Sapo Invoice.	Truy cập cấu hình và chọn lại Ký hiệu hóa đơn khác đang còn hiệu lực.
Tài khoản Sapo Invoice {Mã số thuế} đang ngừng kết nối	Tài khoản Sapo Invoice liên kết với Mã số thuế này đang bị ngắt kết nối.	Tiến hành kết nối lại tài khoản Sapo Invoice cho Mã số thuế tương ứng.

Trợ lý Sapo