Thiết lập thông tin tùy chỉnh mẫu hóa đơn điện tử trên Sapo Invoice

Tại giao diện Đăng ký phát hành > Mẫu hóa đơn > Thêm mới mẫu hóa đơn, sau khi chọn Loại hóa đơn và Mẫu hóa đơn theo hướng dẫn chi tiết tại đây, bạn chuyển sang tab Tùy chỉnh để thiết lập các trường thông tin hiển thị chi tiết trên hóa đơn.

1. Nguyên tắc thao tác chung

Để tùy chỉnh một nhóm thông tin, bạn thực hiện thao tác theo quy tắc: "Click bên Trái - Sửa bên Phải".

• Bên trái (Màn hình xem trước): Click chuột vào vùng thông tin bạn muốn chỉnh sửa (Ví dụ: Vùng thông tin người bán, Vùng thông tin người mua, Vùng tổng tiền...).
• Bên phải (Thanh tùy chỉnh): Danh sách các trường thông tin tương ứng sẽ hiện ra.
• Ô tích xám: Là thông tin bắt buộc phải hiển thị theo quy định của Cơ quan Thuế hoặc cấu trúc mẫu, không cho phép tắt.
• Ô tích xanh: Là thông tin đang được hiển thị, bạn có thể bỏ tích để ẩn đi nếu không cần thiết.
• Sắp xếp: Bạn có thể di chuột vào biểu tượng 6 dấu chấm bên trái tên trường để kéo thả, thay đổi thứ tự hiển thị trên hóa đơn.

2. Chi tiết các nhóm thông tin tùy chỉnh

Nhóm 1: Thông tin người bán

Click vào vùng đầu trang chứa thông tin cửa hàng/doanh nghiệp.

• Các trường bắt buộc (Mờ xám): Không thể tắt. Các trường thông tin này lấy mặc định theo thiết lập ở mục Cấu hình > Hồ sơ hóa đơn điện tử.
  • Tên đơn vị
  • Mã số thuế
  • Địa chỉ
• Các trường tùy chọn (Có thể tắt/bật): Khi tích chọn, các trường thông tin này lấy mặc định theo thiết lập ở mục Cấu hình > Hồ sơ hóa đơn điện tử hoặc có thể tùy chỉnh thêm khi bạn lập và phát hành hóa đơn.
  • Mã cửa hàng
  • Tên cửa hàng
  • Điện thoại
  • Email
  • Fax
  • Website
  • Số tài khoản
• Trường mở rộng: Ở cuối danh sách, bấm vào dòng (+) Thêm trường mở rộng để bổ sung thông tin tùy chỉnh.
  • Tiêu đề: Tiêu đề của trường
  • Song ngữ: Tiêu đề song ngữ của trường thông tin
  • Nội dung: Nội dung chi tiết mà trường đó sẽ hiển thị

  Bạn có thể thêm nhiều trường mở rộng và xóa bằng biểu tượng thùng rác.

Nhóm 2: Thông tin người mua

Click vào vùng "Họ tên người mua hàng, Tên đơn vị...".

• Các trường bắt buộc (Mờ xám): Không thể tắt.
  • Họ tên người mua hàng
  • Tên đơn vị
  • Địa chỉ
• Các trường tùy chọn (Có thể tắt/bật):
  • Số điện thoại
  • Căn cước công dân
  • Số hộ chiếu
  • Mã số thuế
  • Mã đơn vị quan hệ ngân sách
  • Hình thức thanh toán
  • Số tài khoản
  • Đồng tiền thanh toán
• Trường mở rộng: Tương tự như thông tin người bán, bạn có thể thêm các trường tùy chỉnh.

Nhóm 3: Thông tin hàng hóa dịch vụ

Click vào bảng danh sách sản phẩm.

• Các trường bắt buộc (Mờ xám): Không thể tắt.
  • Số thứ tự (STT)
  • Tên hàng hóa, dịch vụ
  • Thành tiền
• Các trường tùy chọn (Có thể tắt/bật):
  • Đơn vị tính
  • Số lượng
  • Đơn giá

Nhóm 4: Thông tin tổng tiền và thuế

Click vào vùng tổng cộng phía dưới danh sách sản phẩm. Phần này có sự khác biệt giữa hai loại hóa đơn.

A. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng

Đây là hóa đơn dành cho doanh nghiệp kê khai khấu trừ, nên các trường về thuế là bắt buộc:

• Các trường bắt buộc (Mờ xám): Không thể tắt.
  • Tổng tiền chưa thuế
  • Thuế suất GTGT
  • Tổng tiền thanh toán
  • Số tiền viết bằng chữ
• Các trường tùy chọn (Có thể tắt/bật):
  • Tổng tiền hàng
  • Số tiền chiết khấu

B. Đối với hóa đơn bán hàng

Đây là hóa đơn dành cho Hộ kinh doanh, không tách dòng tiền thuế riêng biệt:

• Các trường bắt buộc (Mờ xám): Không thể tắt.
  • Tổng tiền (tiền sau khi trừ chiết khấu)
  • Số tiền viết bằng chữ
• Các trường tùy chọn (Có thể tắt/bật):
  • Tổng tiền hàng
  • Số tiền chiết khấu

Nhóm 5: Chữ ký

Click vào vùng ký tên cuối hóa đơn.

• Các trường bắt buộc (Mờ xám): Không thể tắt.
  • Người chuyển đổi (đối với hóa đơn giấy chuyển đổi)
  • Người mua hàng
  • Người bán hàng
  • Ký bởi
  • Ký ngày
• Các trường tùy chọn (Có thể tắt/bật):
  • Dòng ghi chú: (Ký, ghi rõ họ tên)
  • (Chữ ký điện tử, Chữ ký số)
  • Chữ ký số (nếu có)

Sau khi hoàn tất việc tùy chỉnh các trường thông tin, bạn nhấn nút Lưu ở góc trên bên phải để áp dụng mẫu hóa đơn mới.