Lập biên bản thỏa thuận xử lý hóa đơn trên Sapo 6870

Khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót bằng nghiệp vụ Thay thế hoặc Điều chỉnh, việc lập biên bản thỏa thuận giữa người bán và người mua là bước cần thiết để ghi nhận sự đồng thuận và làm cơ sở pháp lý.

Ứng dụng Sapo 6870 cho phép bạn tạo và quản lý các biên bản này dưới dạng điện tử một cách nhanh chóng, đính kèm trực tiếp với hóa đơn cần xử lý. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết quy trình thực hiện.

Quy trình lập biên bản cho cả hai nghiệp vụ Thay thế và Điều chỉnh là hoàn toàn tương tự nhau. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết.

Bước 1: Truy cập tính năng lập biên bản điện tử

• Tại khu vực Tính năng chính của ứng dụng Sapo 6870, bạn chọn Xử lý hóa đơn lập sai.
• Tại màn hình Xử lý hóa đơn lập sai, bạn chọn Thay thế hoá đơn/Điều chỉnh hoá đơn.
• Trong màn Thay thế hoá đơn/Điều chỉnh hoá đơn, bạn nhấn chọn vào dấu (...) cạnh nút Lập hoá đơn thay thế/ Lập hoá đơn điều chỉnh.
• Nhấn vào nút Lập biên bản điện tử từ tuỳ chọn hiển thị.

Bước 2: Chọn hóa đơn gốc cần xử lý

• Trên cửa sổ Chọn hóa đơn lập biên bản, hệ thống đã mặc định mở tab hoá đơn có mã từ CQT.
• Bạn có thể bấm chọn chuyển giữa các tab Có mã, Không mã.
• Sử dụng thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc theo ngày để tìm nhanh hóa đơn gốc (hóa đơn bị sai) mà bạn muốn lập biên bản.
• Bấm chọn hóa đơn mong muốn và nhấn nút Tạo biên bản.

Bước 3: Điền thông tin chi tiết trên biên bản

Trên màn hình "Tạo biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn". Tại đây, bạn cần điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu.

1. Số biên bản

   Bạn có thể nhập hoặc bỏ qua, hệ thống sẽ tự động sinh số biên bản.

2. Ngày lập biên bản

   Hệ thống đã đề xuất ngày lập biên bản là ngày tạo, bạn có thể nhấn chọn vào ngày và chon lại mốc thời gian.

3. Thông tin các bên
   • Bên A (Bên bán): Thông tin của công ty bạn sẽ được hệ thống tự động điền sẵn. Bạn cần bổ sung thông tin Người đại diện và Vị trí.
   • Bên B (Bên mua): Bạn cần nhập đầy đủ thông tin của khách hàng, bao gồm Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế, và Người đại diện.
4. Nội dung thỏa thuận
   • Hóa đơn bị điều chỉnh/thay thế: Thông tin của hóa đơn gốc bạn đã chọn ở Bước 2 sẽ được tự động hiển thị tại đây.
   • Lý do điều chỉnh/thay thế: Đây là trường thông tin quan trọng nhất. Bạn cần nhập chi tiết, rõ ràng lý do sai sót và nội dung cần thay đổi để làm căn cứ cho việc xử lý.

Bước 4: Lưu và gửi biên bản

Sau khi đã điền đầy đủ và kiểm tra lại toàn bộ thông tin, bạn có các lựa chọn ở cuối màn hình:

• Lưu & gửi: Lưu lại biên bản và gửi cho các bên liên quan để xác nhận.
  • Trên màn Ký và gửi biên bản điều chỉnh bạn thực hiện chọn Hình thức ký số.
  • Nhấn chọn Ký biên bản và thực hiện theo hướng dẫn để hoàn tất ký số.
  • Sau khi biên bản được tạo thành công, tại màn hình danh sách Thay thế hóa đơn hoặc Điều chỉnh hóa đơn, biên bản sẽ được đính kèm vào hóa đơn tương ứng. Thay vì nút "Lập biên bản", hệ thống sẽ hiển thị mã số biên bản (ví dụ: BBTT00101) cho phép bạn xem lại hoặc tải về bất cứ lúc nào.
• Lưu: Lưu lại biên bản dưới dạng bản nháp trên hệ thống để chỉnh sửa hoặc gửi sau.
• Hủy: Hủy bỏ thao tác tạo biên bản, mọi thông tin đã nhập sẽ không được lưu lại.