Lập thông báo sai sót cho chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Khi phát hiện Chứng từ điện tử đã phát hành và gửi thành công đến Cơ quan Thuế (CQT) có sai sót, bạn cần lập và gửi "Thông báo Chứng từ điện tử có sai sót" (Mẫu số 04/SS-CTĐT). Sapo Invoice giúp bạn thực hiện quy trình này một cách chính xác, nhanh chóng và tuân thủ đúng quy định.

Lưu ý:

Hướng dẫn này áp dụng cho trường hợp chứng từ đã phát hành hợp lệ nhưng có sai sót về Tên, địa chỉ của người nộp thuế và KHÔNG sai các thông tin quan trọng như MST, số tiền, CCCD/CMND/Hộ chiếu.
Trong trường hợp này, bạn chỉ cần lập và gửi Thông báo sai sót mà không cần phát hành lại chứng từ mới.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn được phân quyền Chứng từ điện tử > Thông báo CT lập sai.
Xem hướng dẫn phân quyền trên Sapo Invoice tại đây.

Bước 1: Truy cập và khởi tạo Thông báo

Từ menu quản trị, bạn chọn Chứng từ khấu trừ thuế > Thông báo CT lập sai.
Tại màn hình danh sách, nhấn nút + Lập thông báo ở góc trên bên phải.

Bước 2: Điền thông tin chung cho Thông báo

Màn hình "Thông báo chứng từ điện tử đã lập sai" sẽ hiển thị. Bạn cần điền các thông tin chung.

Số thông báo: Nhập số hiệu theo dõi nội bộ của bạn (không bắt buộc).
Loại thông báo: Chọn 1 trong 2 loại:
- Thông báo của NNT: Chọn nếu bạn (Người nộp thuế) tự phát hiện sai sót.
- Thông báo của NNT theo thông báo rà soát của CQT: Chọn nếu bạn lập thông báo này theo yêu cầu từ Cơ quan Thuế. Khi đó, bạn cần điền thêm Số thông báo rà soát của CQT và Ngày thông báo của CQT.

Bước 3: Thêm các chứng từ có sai sót

Tại mục "Tổ chức, cá nhân lập chứng từ thông báo về việc chứng từ điện tử đã lập sai như sau:", bạn nhấn vào nút ⊕ Thêm chứng từ.
Trên cửa sổ "Chọn chứng từ lập thông báo" hiển thị, bạn có thể:
- Sử dụng bộ lọc Ngày lập, hoặc thanh tìm kiếm để tìm và tích chọn vào các chứng từ cần thông báo sai sót.
- Nhấn chọn biểu tượng xem để chuyển qua màn chi tiết chứng từ.
Nhấn Tiếp tục để thêm các chứng từ đã chọn vào danh sách.

Với mỗi chứng từ trong danh sách:

Loại chứng từ hiện mới chỉ hỗ trợ Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN.
Bạn cần điền Lý do/Thông báo của CQT (bắt buộc).
Bạn có thể xóa các chứng từ thêm nhầm vào danh sách bằng cách ấn nút X ở bên phải chứng từ đó.

Bước 4: Điền thông tin nơi lập và ngày lập thông báo

Nơi lập: (Bắt buộc) Điền tỉnh thành nơi bạn lập thông báo.
Ngày lập thông báo: Hệ thống mặc định là ngày hiện tại.

Bước 5: Lưu hoặc Gửi Thông báo

Sau khi đã điền đầy đủ thông tin và thêm các chứng từ sai sót, bạn có các lựa chọn ở cuối trang:

Hủy: Hủy bỏ thao tác, không lưu lại thông báo.
Lưu: Lưu thông báo dưới dạng bản nháp. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc gửi sau.
Lưu & Gửi: Tiến hành ký số và gửi ngay thông báo đến Cơ quan Thuế. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn chứng thư số và xác nhận để hoàn tất.
- Trên cửa sổ Chọn chứng thư số, bạn chọn chữ ký số và chọn Gửi.

Lưu ý:

Để ký số, chứng thư số cần được đăng ký trên tờ khai được CQT chấp nhận.
Thông báo sai sót chỉ có thể chỉnh sửa hoặc xóa khi đang ở trạng thái nháp (chưa gửi lên Cơ quan Thuế). Hãy luôn kiểm tra kỹ thông tin trước khi tiến hành gửi.