Sau khi tờ khai đăng ký sử dụng chứng từ với Cơ quan Thuế và được chấp nhận, bước tiếp theo bạn cần làm là khởi tạo mẫu chứng từ. Đây là cơ sở để lập và phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN một cách chuyên nghiệp và đồng bộ trên Sapo Invoice.

Bước 1: Truy cập màn hình Thêm mới mẫu chứng từ

1. Trên menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Chứng từ khấu trừ thuế > Mẫu chứng từ.
2. Tại màn hình danh sách mẫu chứng từ, nhấn nút + Thêm mẫu chứng từ ở góc trên bên phải.

Bước 2: Xem và thiết lập thông tin trong mẫu chứng từ

Màn hình "Thêm mới mẫu chứng từ" gồm 2 mục chức năng chính, giúp bạn vừa thiết lập thông tin vừa xem trước các thay đổi một cách tức thời.

1. Khu vực thiết lập chi tiết (Khung bên phải)

Là nơi bạn nhập liệu và tùy chỉnh tất cả các thuộc tính của mẫu chứng từ. Khu vực này được chia thành 2 tab:

1.1. Tab "Thông tin"

Là nơi bạn cấu hình các thông tin cơ bản và bắt buộc cho mẫu chứng từ. Khai báo các thông tin định danh và thuộc tính cơ bản của mẫu.

Các trường chính:

• Loại chứng từ & Mẫu chứng từ: Các trường thông tin mặc định, không thể thay đổi.
• Tên mẫu (bắt buộc): Đặt tên để quản lý và phân biệt các mẫu chứng từ với nhau.
• Mẫu số & Ký hiệu: Các thông tin bắt buộc theo quy định, hệ thống đã điền sẵn giá trị mặc định.
• Hiển thị song ngữ (Việt - Anh): Tùy chọn cho phép mẫu chứng từ hiển thị đồng thời cả tiếng Việt và tiếng Anh.

1.2. Tab "Khung viền"

Tab Khung viền cho phép bạn tùy chỉnh các yếu tố về mặt hình ảnh và thương hiệu để tăng tính chuyên nghiệp cho mẫu chứng từ. Các thay đổi sẽ được cập nhật trực tiếp tại khu vực xem trước bên trái.

• Logo: Kéo thả file ảnh vào khu vực quy định hoặc nhấn tải lên từ thiết bị để chọn logo từ máy tính của bạn.
  Mẹo:

  • Bạn nên sử dụng logo chính thức của công ty để tăng tính nhận diện thương hiệu và sự chuyên nghiệp trên mỗi chứng từ phát hành.
• Viền chứng từ: Nhấn nút Chọn từ thư viện để mở danh sách các mẫu viền có sẵn do Sapo cung cấp để thêm đường viền trang trí cho mẫu chứng từ. Sau khi chọn, bạn có thể nhấn biểu tượng (x) để xóa lựa chọn nếu muốn.
• Hình nền: thêm hình nền mờ (watermark), thường là logo hoặc một hình ảnh đặc trưng của doanh nghiệp. Bạn có 2 tùy chọn để thêm hình nền:
  • Chọn từ máy tính: Tải lên một file ảnh tùy chỉnh từ máy tính của bạn > kéo thả hoặc nhấn chọn tải ảnh lên từ thiết bị.
  • Chọn từ thư viện: Lựa chọn một trong các mẫu hình nền có sẵn > chọn mẫu, tuỳ chỉnh màu (nếu cần) > nhấn Áp dụng.
• Tùy chỉnh nâng cao cho Hình nền: Sau khi chọn hình nền, bạn có thể tinh chỉnh hiển thị bằng cách sử dụng các thanh trượt:
  • Kích thước: Điều chỉnh độ lớn (phóng to/thu nhỏ) của hình nền trên trang.
  • Vị trí hình nền: Tùy chỉnh vị trí xuất hiện của hình nền.
  • Độ nét: Điều chỉnh độ mờ hoặc đậm của hình nền. Bạn nên kéo thanh trượt về bên trái để hình nền mờ hơn, giúp không che khuất nội dung chữ của chứng từ.

2. Khu vực xem trước (khung bên trái màn hình)

Tại đây, bạn có thể:

• Thấy chính xác bố cục, logo, hình nền, và các trường thông tin sẽ xuất hiện trên chứng từ thực tế.
• Cập nhật ngay lập tức các thay đổi bên phần thiết lập (bên phải) như thêm logo, cấu hình.
• Căn chỉnh và đảm bảo các yếu tố hình ảnh (logo, hình nền) không che mất các nội dung quan trọng của chứng từ.

Bước 3: Hoàn tất và lưu mẫu

• Sau khi hoàn tất các thiết lập, bạn nhấn nút Lưu ở góc dưới bên phải để tạo mẫu chứng từ.
• Hãy nhấn Xem trước để kiểm tra lại toàn bộ mẫu chứng từ.
• Nếu đã hài lòng, bạn có thể bắt đầu sử dụng mẫu này để lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
• Ngoài ra để quản lý toàn bộ quá trình tạo mẫu, bạn có thể lựa chọn các nút chức năng:
  • Khôi phục thông tin ban đầu (Trên cùng bên phải): Cho phép bạn hoàn tác tất cả các thay đổi và quay về trạng thái mặc định ban đầu của mẫu.
  • Lưu (Dưới cùng bên phải): Nút quan trọng nhất để lưu lại toàn bộ cấu hình và hoàn tất việc tạo mẫu chứng từ mới.
  • Hủy (Dưới cùng bên phải): Hủy bỏ mọi thao tác và thoát khỏi màn hình tạo mới mà không lưu lại.