Xem chi tiết hóa đơn thay thế trên Sapo 6870

Sau khi bạn đã hoàn tất việc phát hành một hóa đơn thay thế, việc kiểm tra lại thông tin chi tiết là rất quan trọng để đảm bảo mọi thứ đều chính xác và đúng quy định. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để bạn xem và xác thực hóa đơn thay thế.

Bước 1: Truy cập màn chi tiết hoá đơn thay thế

• Tại khu vực Tính năng chính của ứng dụng Sapo 6870, bạn chọn Xử lý hóa đơn lập sai.
• Tại màn hình Xử lý hóa đơn lập sai, bạn chọn Hoá đơn thay thế.
• Tại đây, danh sách các hóa đơn được hiển thị theo từng cặp, bao gồm hóa đơn thay thế (mới) và hóa đơn bị thay thế (cũ).
• Để xem chi tiết, hãy nhấn vào dòng thông tin của hóa đơn thay thế là hóa đơn mới, nằm ở dòng trên.

Bước 2: Kiểm tra chi tiết và trạng thái của hóa đơn thay thế

• Màn hình "Chi tiết hóa đơn" cung cấp toàn bộ thông tin về hóa đơn thay thế. Tùy thuộc vào trạng thái của hóa đơn (đã phát hành hay còn là bản nháp), bạn sẽ có các thông tin và thao tác khác nhau.

Trường hợp 1: Hóa đơn thay thế ĐÃ PHÁT HÀNH (Đã gửi Cơ quan Thuế)

Đây là trường hợp hóa đơn đã được đưa vào hệ thống của Cơ quan Thuế. Mục tiêu của bạn ở bước này là xác thực thông tin thay vì chỉnh sửa.

1. Kiểm tra các nhãn trạng thái

Một hóa đơn đã được xử lý thành công sẽ có các nhãn trạng thái rõ ràng, ví dụ:

• HĐ THAY THẾ: Khẳng định đây là hóa đơn thay thế.
• Đã cấp mã: Trạng thái thành công cuối cùng, xác nhận hóa đơn đã được Cơ quan Thuế chấp nhận và có giá trị pháp lý.
• Các trạng thái khác có thể gặp trong quá trình xử lý bao gồm: Đang gửi CQT (Đang chờ phản hồi), CQT từ chối (Cần xử lý lại do có lỗi).

2. Xác nhận thông tin liên kết với hóa đơn gốc

• Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất của nghiệp vụ thay thế. Hãy kiểm tra và đảm bảo hóa đơn có chứa dòng chữ: "Thay thế cho hóa đơn mẫu số..., ký hiệu..., số..., ngày..."
• Dòng này được Sapo tự động thêm vào, chỉ rõ hóa đơn hiện tại (ví dụ 00000004) đang thay thế cho hóa đơn nào (ví dụ 00000003), tạo ra một liên kết không thể tách rời.

3. Đối soát nội dung đã được cập nhật

• Toàn bộ thông tin từ người mua, người bán cho đến chi tiết hàng hóa, đơn giá, thành tiền... phải là thông tin đã được sửa lại cho chính xác. Đây là bộ dữ liệu cuối cùng, hợp lệ cho giao dịch.

Trường hợp 2: Hóa đơn thay thế là BẢN NHÁP (Chưa phát hành)

Đây là trường hợp bạn đã khởi tạo một hóa đơn thay thế nhưng chưa phát hành. Ở trạng thái này, bạn có toàn quyền chỉnh sửa.

1. Dấu hiệu nhận biết hóa đơn nháp

Bạn có thể dễ dàng nhận ra một hóa đơn thay thế đang ở trạng thái nháp qua các dấu hiệu sau:

• Nhãn trạng thái là Chưa phát hành.
• Trường "Số hóa đơn" sẽ để trống, không hiển thị giá trị <chưa cấp số>.
• Phía trên cùng màn hình sẽ có các nút hành động như Hủy, Lưu và Lưu & Phát hành.

2. Toàn quyền chỉnh sửa thông tin

• Khi hóa đơn ở trạng thái bản nháp, bạn có thể chỉnh sửa tất cả các thông tin trên hóa đơn, từ thông tin người mua, ngày tháng, cho đến chi tiết hàng hóa, đơn giá, số lượng. Giao diện và thao tác chỉnh sửa hoàn toàn tương tự như khi bạn tạo một hóa đơn mới.
• Để xem hướng dẫn chi tiết về cách điền các trường thông tin, bạn có thể tham khảo Lập hóa đơn thay thế trên ứng dụng Sapo 6870.
• Sau khi đã kiểm tra và điền đầy đủ thông tin chính xác, bạn chỉ cần nhấn "Lưu & Phát hành" để gửi hóa đơn đến Cơ quan Thuế.