Nhập file hóa đơn đầu vào trên Sapo Invoice

Với tính năng nhập file hóa đơn đầu vào trên phần mềm hóa đơn điện tử Sapo Invoice, bạn có thể tự động cập nhật thông tin từ các hóa đơn điện tử ở định dạng chuẩn như XML hoặc file nén Zip. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian so với thao tác nhập liệu thủ công, mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình kê khai thuế và hạch toán.

Bên cạnh đó, tính năng còn hỗ trợ hiệu quả cho bạn trong việc đối chiếu thuế GTGT đầu vào, đảm bảo dữ liệu chính xác và minh bạch.

Điều kiện tiên quyết:

Bạn cần có tài khoản truy cập hệ thống tại: https://invoice.sapo.vn
Tài khoản được phân quyền Hóa đơn đầu vào. Xem thêm hướng dẫn phân quyền hóa đơn tại đây.
File hóa đơn cần nhập là:
- File .xml đúng chuẩn của Tổng cục Thuế.
- Hoặc file .zip chứa nhiều hóa đơn XML.
Hóa đơn được cấp bởi nhà cung cấp hợp lệ, đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 1: Truy cập tính năng nhập file từ màn hình danh sách hoá đơn đầu vào

Truy cập tài khoản Sapo Invoice, từ menu chính bên trái, chọn Hóa đơn đầu vào.
Trên trang danh sách hóa đơn, bạn nhấn vào nút Nhập file (vị trí ở góc trên bên phải màn hình).

Bước 2: Nhập file hoá đơn đầu vào

Sau khi nhấn Nhập file, một cửa sổ "Nhập file hoá đơn đầu vào" sẽ xuất hiện. Bạn có 2 cách để tải file lên:

Cách 1 (Kéo thả): Kéo file .xml hoặc .zip từ máy tính và thả trực tiếp vào vùng tải file.
Cách 2 (Tải lên): Nhấn vào khu vực "Kéo thả file vào đây hoặc chọn từ thiết bị", một cửa sổ mới sẽ mở ra để bạn tìm và chọn file từ máy tính.

Lưu ý

Định dạng file: Hệ thống chỉ chấp nhận file có đuôi .xml hoặc .zip.
Dung lượng: File tải lên có dung lượng tối đa là 3MB.

Mẹo:

Nếu bạn có nhiều hóa đơn, hãy nén tất cả các file .xml vào chung một file .zip. Thao tác này giúp bạn nhập hàng loạt hóa đơn chỉ trong một lần tải lên, vô cùng tiện lợi và nhanh chóng.

Bước 3: Hoàn tất nhập file

Chọn Nhập file để hoàn tất nhập file hóa đơn đầu vào.
Quá trình hoàn tất, hóa đơn sẽ tự động xuất hiện trong danh sách Hóa đơn đầu vào. Bạn cần chú ý đến cột Trạng thái kiểm tra để xem kết quả.
Kiểm tra lại thông tin hóa đơn đã nhập file thành công và trạng thái kiểm tra hóa đơn:
- Hóa đơn hợp lệ: Hóa đơn nhập lên đúng định dạng yêu cầu bắt buộc được đánh dấu là hóa đơn hợp lệ.
- Hóa đơn không hợp lệ: Nguyên nhân thường gặp là sai định dạng file, thiếu thông tin bắt buộc, sai mẫu số/ký hiệu, chữ ký số không hợp lệ,.. Bạn cần kiểm tra lại file hóa đơn gốc. Cách tốt nhất là liên hệ với nhà cung cấp (bên xuất hóa đơn) để yêu cầu họ kiểm tra và gửi lại file .xml chính xác.