Việc quản lý danh sách khách hàng một cách hiệu quả trên Sapo Invoice mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Khi bạn lưu trữ thông tin khách hàng đầy đủ, hệ thống sẽ tự động gợi ý khi bạn lập hóa đơn (chỉ cần gõ vài ký tự mã hoặc tên), giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Hơn nữa, nếu có sẵn địa chỉ email, Sapo Invoice có thể tự động gửi hóa đơn đã phát hành đến khách hàng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thêm mới khách hàng thủ công và quản lý trạng thái hoạt động của họ trên hệ thống.

1. Thêm mới khách hàng thủ công

Phương pháp này phù hợp khi bạn cần thêm từng khách hàng một cách chi tiết.

Bước 1: Truy cập chức năng thêm mới khách hàng

• Từ menu chính của Sapo Invoice, bạn chọn Danh mục > chọn Khách hàng.
• Tại trang "Danh sách khách hàng", bạn nhấn vào nút + Thêm mới

Bước 2: Khai báo thông tin chi tiết của khách hàng

Giao diện Thêm mới khách hàng sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn cần:

• Lựa chọn loại khách hàng: Tích chọn là Tổ chức hoặc Cá nhân.
• Nhập thông tin cơ bản:
  • Tên khách hàng*: (Tên cá nhân hoặc Tên công ty/tổ chức - Bắt buộc).
  • Mã số thuế
  • Địa chỉ
  • Email: (Nên nhập chính xác để hệ thống có thể tự động gửi hóa đơn).
  • Số điện thoại:
  • Các thông tin khác như Mã khách hàng (có thể tự nhập hoặc để hệ thống tự sinh), Số fax, Website,...
• Nhập thông tin liên hệ (nếu có): Đối với khách hàng là Tổ chức, bạn có thể khai báo thêm thông tin người liên hệ (tối đa 10 thông tin liên hệ).

Bước 3: Lưu thông tin khách hàng

• Sau khi đã điền đầy đủ và kiểm tra lại thông tin, bạn nhấn nút Lưu.

Bước 4: Kiểm tra lại danh sách khách hàng

• Khách hàng bạn vừa thêm sẽ xuất hiện trong trang Danh sách khách hàng.
• Trạng thái mặc định của khách hàng mới thêm là Đang hoạt động.

2. Thêm hàng loạt khách hàng từ file Excel

Phương pháp này giúp bạn thêm nhanh nhiều khách hàng cùng lúc từ một file dữ liệu chuẩn bị sẵn.

Bước 1: Truy cập chức năng nhập file

• Từ menu chính, chọn Danh mục > Khách hàng.
• Tại trang danh sách, bạn nhấn vào nút Nhập file.

Bước 2: Tải file mẫu và chuẩn bị dữ liệu

• Một cửa sổ Nhập file danh sách khách hàng sẽ xuất hiện.
• Bạn cần tải file mẫu chuẩn của Sapo Invoice bằng cách nhấp vào liên kết Tải file dữ liệu mẫu
• Mở file Excel mẫu vừa tải về và điền thông tin của các hàng hóa, dịch vụ vào các cột tương ứng theo đúng định dạng yêu cầu (Loại khách hàng *, Tên khách hàng *, Mã khách hàng, Mã số thuế, Địa chỉ, Ngân hàng, Số TK ngân hàng, Tên người liên hệ, Email, Điện thoại)

Bước 3: Tải file dữ liệu lên và xác nhận nhập

• Quay lại cửa sổ Nhập file danh sách khách hàng trên Sapo Invoice.
• Nhấn chọn tải lên từ thiết bị (hoặc kéo thả file) để tải lên file Excel bạn vừa chuẩn bị.
• Sau khi file được tải lên thành công, nhấn nút Nhập file.
• Hệ thống sẽ xử lý dữ liệu. Kết quả (thành công hoặc lỗi) sẽ được thông báo qua email hoặc mục Thông báo trên phần mềm.

Bước 4: Kiểm tra thông tin đã nhập

• Quay lại trang Danh mục > Khách hàng để kiểm tra xem các khách hàng từ file đã được thêm vào danh sách hay chưa.

3. Quản lý trạng thái hoạt động của khách hàng

Khi một khách hàng không còn giao dịch, bạn nên chuyển trạng thái của họ thành Ngừng hoạt động để danh sách gợi ý khi lập hóa đơn được tập trung hơn.

Cách 1: Ngừng hoạt động từng khách hàng

• Vào Danh mục > Khách hàng
• Tìm và nhấp vào tên khách hàng bạn muốn ngừng hoạt động để xem chi tiết.
• Trong giao diện chi tiết khách hàng, tìm và nhấn chọn Ngừng hoạt động góc trên bên phải màn hình

Cách 2: Ngừng hoạt động hàng loạt khách hàng

• Vào Danh mục > Khách hàng
• Tích chọn vào ô vuông bên cạnh tên của những khách hàng bạn muốn ngừng hoạt động.
• Chọn Ngừng hoạt động hoặc Tiếp tục hoạt động
• Những khách hàng được chuyển sang trạng thái Ngừng hoạt động sẽ không xuất hiện trong danh sách gợi ý khi bạn tìm kiếm khách hàng lúc lập hóa đơn điện tử mới.