Quản lý Ký hiệu & Mẫu hóa đơn trên Sapo 6870

Tính năng quản lý Mẫu hóa đơn giúp bạn dễ dàng cấu hình, tìm kiếm và phân loại các loại hóa đơn khác nhau. Việc thiết lập chính xác giúp quá trình khởi tạo và phát hành hóa đơn diễn ra nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian vận hành.

Bước 1: Truy cập màn Ký hiệu & mẫu hoá đơn

• Tại thanh công cụ dưới cùng của ứng dụng Sapo 6870, bạn chọn mục Cài đặt.
• Trong màn hình Cài đặt, bạn tìm đến nhóm tính năng Hoá đơn điện tử và chọn dòng Ký hiệu & mẫu hoá đơn.

Bước 2: Xem danh sách mẫu hoá đơn

Giao diện danh sách sẽ cung cấp các thông tin tổng quan về từng mẫu hóa đơn, giúp bạn dễ dàng nhận biết và quản lý.

Các cột thông tin chính bao gồm:

• Tên mẫu hoá đơn: Hiển thị tên định danh của mẫu hóa đơn do bạn đặt khi tạo. Ngay bên dưới là Loại hóa đơn (ví dụ: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng khởi tạo từ máy tính tiền).
• Ký hiệu: Mã ký hiệu riêng biệt, dùng để định danh cho chuỗi hóa đơn thuộc mẫu này.
• Trạng thái: Cho biết mẫu hóa đơn đang hoạt động hay đã bị ngưng.
  • Đang sử dụng: Mẫu hóa đơn đang được kích hoạt và có thể sử dụng để phát hành hóa đơn mới.
  • Ngừng sử dụng: Mẫu hóa đơn đã bị tạm khóa, không thể sử dụng cho các hóa đơn mới nhưng vẫn lưu trữ để tra cứu các hóa đơn cũ.

Bước 3: Các thao tác trên màn ký hiệu & mẫu hoá đơn

1. Xem và tìm kiếm Mẫu hóa đơn

Tại màn hình Danh sách mẫu hoá đơn, để tìm kiếm một mẫu hóa đơn cụ thể, bạn thực hiện các bước sau:

• Tại màn hình Danh sách mẫu hoá đơn, bạn nhập từ khóa cần tìm (ví dụ: tên mẫu hóa đơn, ký hiệu) vào ô Tìm kiếm theo tên (ở phía trên cùng).
• Hệ thống sẽ tự động lọc và hiển thị kết quả phù hợp với từ khóa bạn vừa nhập.

2. Sử dụng Bộ lọc nâng cao

Bộ lọc nâng cao cho phép bạn tìm kiếm các mẫu hóa đơn theo nhiều điều kiện khác nhau một cách chính xác.

• Tại màn hình Danh sách mẫu hóa đơn, bạn nhấn vào biểu tượng [icon phễu] (bên cạnh ô tìm kiếm) để mở cửa sổ Bộ lọc khác.
• Tại cửa sổ Bộ lọc khác, bạn tiến hành thiết lập các điều kiện lọc mong muốn:
  • Trạng thái: Lọc theo trạng thái của mẫu hóa đơn ( Đang sử dụng, Ngừng sử dụng) > nhấn Lọc
  • Loại hóa đơn: Chọn một hoặc nhiều loại hóa đơn cần lọc (Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn GTGT khởi tạo từ máy tính tiền, Hóa đơn bán hàng khởi tạo từ máy tính tiền, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, Tem, vé, thẻ điện tử, Tem, vé, thẻ điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, Hóa đơn bán tài sản công, Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia) > nhấn Lọc
  • Ngày tạo: Lọc theo khoảng thời gian tạo mẫu hóa đơn (Hôm nay, Tuần này, Tháng này hoặc Tùy chọn để chọn một khoảng thời gian cụ thể) > nhấn Lọc.
• Bạn có thể kết hợp nhiều điều kiện lọc với nhau, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các mẫu hóa đơn thỏa mãn điều kiện bạn đã chọn.

3. Lưu và sử dụng Bộ lọc đã tạo

Để tiết kiệm thời gian cho những lần lọc sau, bạn có thể lưu lại các bộ lọc thường xuyên sử dụng.

• Sau khi đã thiết lập và áp dụng các điều kiện lọc (như ở mục 2), tại thanh công cụ, bạn nhấn vào nút Lưu bộ lọc.
• Trên pop-up hiển thị, bạn thể lựa chọn:
  • Lưu bộ lọc mới: Chọn tùy chọn này, sau đó nhập tên gợi nhớ cho bộ lọc vào ô Nhập tên bộ lọc.
  • Lưu vào bộ lọc đã có (nếu có): Chọn để cập nhật lại một bộ lọc bạn đã lưu trước đó.
• Nhấn Lưu để hoàn tất.

4. Thêm mới Mẫu hóa đơn

• Tại màn hình Danh sách mẫu hóa đơn, bạn nhấn vào nút [+] Thêm mẫu hoá đơn (ở góc trên bên phải).
• Hệ thống sẽ điều hướng đến màn hình Thêm mới mẫu hóa đơn. Tại đây, bạn cần điền đầy đủ và chính xác các trường thông tin theo quy định. Xem thêm hướng dẫn chi tiết thêm mới mẫu hoá đơn tại đây.