Thêm mới mẫu hóa đơn trên ứng dụng Sapo 6870

Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và được Cơ quan Thuế (CQT) chấp nhận, bạn cần khởi tạo mẫu hóa đơn. Đây là bước bắt buộc để định hình cấu trúc, thông tin và hình thức của hóa đơn trước khi bạn có thể lập và phát hành trên phần mềm.

Điều kiện tiên quyết:

Ứng dụng Sapo 6870 của bạn đã được cập nhật lên phiên bản mới nhất.
Bạn đã cấu hình hồ sơ hóa đơn điện tử thành công.
Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của bạn phải ở trạng thái đã được Cơ quan Thuế chấp nhận.

Bước 1: Truy cập màn hình và chọn loại hóa đơn

Tại thanh công cụ dưới cùng của ứng dụng Sapo 6870, bạn chọn mục Cài đặt.
Trong màn hình Cài đặt, bạn tìm đến nhóm tính năng Hoá đơn điện tử và chọn dòng Ký hiệu & mẫu hoá đơn.
Tại màn hình danh sách, bạn nhấn nút [+] Thêm mẫu hóa đơn.

Bước 2: Xem tổng quan giao diện thêm mới mẫu hóa đơn

Khi truy cập, màn hình tạo mẫu hóa đơn được chia thành hai khu vực chính:

Khu vực xem trước (Bên trên): Hiển thị một cách trực quan và theo thời gian thực mẫu hóa đơn của bạn sẽ trông như thế nào. Mọi thay đổi bạn thực hiện ở khu vực thiết lập (như thêm logo, chọn mẫu khác) sẽ được cập nhật ngay lập tức tại đây.
Khu vực thiết lập (Bên dưới): Là nơi bạn thực hiện tất cả các cấu hình chi tiết cho mẫu hóa đơn, bao gồm các lựa chọn và các tab thông tin.

Bạn có thể kéo xuống để tiến hành thiết lập chi tiết cho mẫu hóa đơn.

Bước 3: Chọn loại hoá đơn, mẫu hoá đơn

Chọn Loại hóa đơn: Nhấp vào trường Loại hoá đơn và lựa chọn chính xác loại hóa đơn mà bạn đã đăng ký với CQT (Xem giải thích chi tiết các loại hóa đơn ở cuối bài viết).

STT	Loại hóa đơn	Ý nghĩa và Mục đích sử dụng
1	Hóa đơn GTGT	Dành cho người nộp thuế Giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ.
2	Hóa đơn bán hàng	Dành cho người nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hoặc tổ chức, cá nhân không kinh doanh.
3	Hóa đơn GTGT khởi tạo từ máy tính tiền	Hóa đơn GTGT đặc thù, được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với CQT.
4	Hóa đơn bán hàng khởi tạo từ máy tính tiền	Tương tự loại trên, nhưng dành cho người nộp thuế theo phương pháp trực tiếp sử dụng máy tính tiền.
5	Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ	Sử dụng khi điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị, chi nhánh trong cùng một doanh nghiệp.
6	Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý	Sử dụng khi xuất hàng cho các đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng.
7	Tem, vé, thẻ điện tử	Các chứng từ đặc thù được quản lý như hóa đơn (vé xe, vé xem phim, thẻ cào).
8	Tem, vé, thẻ điện tử khởi tạo từ máy tính tiền	Tương tự tem, vé, thẻ điện tử nhưng khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối CQT.
9	Hóa đơn bán tài sản công	Sử dụng khi các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập bán tài sản công.
10	Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia	Sử dụng khi bán hàng hóa thuộc danh mục hàng dự trữ quốc gia.

Chọn Mẫu hóa đơn: Chọn một mẫu layout có sẵn (ví dụ: GT.A4.01, GT.A4.03). Ngay khi bạn chọn, một bản xem trước (preview) của mẫu sẽ hiển thị ở khung bên trên màn hình.

Bước 4: Thiết lập tab “Thông tin” trên mẫu hoá đơn

Đây là nơi bạn thiết lập các thông tin quan trọng nhất định danh cho mẫu hóa đơn.

Tên mẫu*: Đặt tên gợi nhớ để dễ quản lý, ví dụ: Hóa đơn GTGT bán lẻ. (bắt buộc)
Hình thức hóa đơn*: (bắt buộc)
- HĐ có mã của CQT: Chọn nếu hóa đơn của bạn thuộc loại cần được CQT cấp mã trước khi gửi cho người mua.
- HĐ không có mã của CQT: Chọn nếu bạn được phép phát hành hóa đơn và gửi dữ liệu đến CQT sau.
Là hóa đơn xăng dầu: Tích chọn nếu đây là mẫu hóa đơn dành riêng cho kinh doanh xăng dầu.
Ký hiệu*: Hệ thống sẽ gợi ý ký tự đầu tiên dựa trên loại hóa đơn. Bạn cần nhập các ký tự còn lại theo quy định. (bắt buộc)
Ví dụ: 1C25TXX
- 1: Ký tự số đầu phản ánh loại hóa đơn (1: HĐ GTGT, 2: HĐ Bán hàng, v.v.).
- C: Thể hiện hóa đơn điện tử có mã của CQT (K nếu không có mã).
- 25: Hai chữ số cuối của năm lập hóa đơn (năm 2025).
- T: Áp dụng cho hóa đơn do doanh nghiệp đăng ký sử dụng với CQT.
- XX: Hai ký tự cuối do bạn tự định nghĩa để quản lý.
Hiển thị song ngữ (Việt - Anh): Tích chọn nếu bạn muốn mẫu hóa đơn hiển thị cả hai ngôn ngữ.

Lưu ý:

Nếu đơn hàng của bạn thường có nhiều mức thuế suất (ví dụ: vừa có sản phẩm chịu thuế 5%, vừa có sản phẩm 10%), bạn bắt buộc phải chọn các mẫu hỗ trợ nhiều thuế suất như GT.A4.03 hoặc GT.A4.04. Các mẫu như GT.A4.01 chỉ hỗ trợ một mức thuế suất trên mỗi hóa đơn.

Bước 5: Tùy chỉnh hiển thị tại mục "Khung viền"

Tại tab này, bạn có thể thêm các yếu tố thương hiệu để làm mẫu hóa đơn chuyên nghiệp hơn.

Logo: Kéo thả file hoặc tải lên từ thiết bị để chèn logo công ty vào đầu hóa đơn.
Viền hóa đơn: Chọn các mẫu viền có sẵn từ thư viện để trang trí cho hóa đơn.
Hình nền: Bạn có thể đặt một ảnh mờ làm nền cho hóa đơn (logo chìm) bằng cách tải ảnh lên từ máy tính hoặc chọn từ thư viện.

Bước 6: Thiết lập các thông tin trên mẫu hoá đơn từ tab "Tùy chỉnh"

Tab "Tùy chỉnh" cho phép bạn thay đổi sâu hơn về bố cục và các trường thông tin hiển thị trên hóa đơn. Tính năng này hoạt động một cách tương tác trực tiếp với bản xem trước của hóa đơn.

Đầu tiên, bạn chuyển sang tab Tùy chỉnh. Màn hình sẽ hiển thị hướng dẫn ban đầu.
Để bắt đầu chỉnh sửa, bạn vuốt lên khu vực xem trước hóa đơn (bên trên).
Nhấn vào khối thông tin bạn muốn chỉnh sửa. Ngay lập tức, khu vực thiết lập bên dưới (tại tab Tùy chỉnh) sẽ hiển thị các tùy chọn tương ứng cho khối đó.
Kéo xuống phần tùy chỉnh, bạn có thể có các tùy chọn:
- Ẩn/hiện một trường bằng cách bỏ tích/tích vào ô vuông phía trước.
- Sắp xếp lại vị trí các trường bằng cách kéo thả vào vị trí mong muốn.

Bước 7: Lưu và hoàn tất

Sau khi đã kiểm tra và hoàn tất các thiết lập trên, bạn nhấn nút Lưu ở góc trên hoặc cuối màn hình để hoàn tất việc tạo mẫu hóa đơn.

Mẹo:

Trong quá trình thiết lập, bạn luôn có thể xem bản preview trực quan ở khung bên trên để biết hóa đơn trông như thế nào.
Nếu bạn muốn ở lại màn hình nhưng xóa hết các tùy chỉnh đã thực hiện để làm lại từ đầu, hãy nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm (...) ở góc trên bên phải và chọn Khôi phục thông tin ban đầu. Thao tác này sẽ đưa mẫu hóa đơn trở về trạng thái mặc định như lúc bạn mới chọn.