Cấu hình hồ sơ hoá đơn điện tử trên Sapo Invoice

Bài viết này hướng dẫn bạn cách thiết lập các thông tin pháp lý quan trọng của doanh nghiệp trong mục Cấu hình hồ sơ hóa đơn điện tử. Việc cấu hình chính xác là yêu cầu bắt buộc, đảm bảo mọi hóa đơn bạn phát hành đều hợp lệ và tuân thủ quy định của Cơ quan Thuế.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản được phân quyền vai trò Cấu hình > Thông tin doanh nghiệp.
Xem thêm hướng dẫn phân quyền trên Sapo Invoice tại đây.
Bạn cần chuẩn bị sẵn các thông tin pháp lý của doanh nghiệp (thông tin trên giấy ĐKKD, thông tin tài khoản ngân hàng, thông tin cơ quan thuế quản lý).

Bước 1: Truy cập màn hình cấu hình

Tại menu chức năng bên trái màn hình quản trị, bạn nhấp vào mục Cấu hình (biểu tượng bánh răng).
Trong màn cấu hình sẽ mặc định mở trang cấu hình Hồ sơ hóa đơn điện tử.

Bước 2: Khai báo thông tin trên hồ sơ

Tại màn hình Hồ sơ hóa đơn điện tử, bạn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin ở từng mục như sau:

1. Tùy chọn hóa đơn điện tử

Bạn lựa chọn các hình thức phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp bạn, bao gồm:

Hình thức hoá đơn: Hóa đơn có mã của CQT / Hóa đơn không có mã của CQT.
Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ / Phương pháp trực tiếp.
Giá áp dụng thuế: Giá chưa bao gồm thuế / Giá đã bao gồm thuế.

2. Thông tin đơn vị

Bạn điền các thông tin pháp lý của doanh nghiệp: Mã số thuế, Tên đơn vị, Địa chỉ, Ngành nghề kinh doanh.

Trong đó:

Mã số thuế sẽ mặc định lấy theo thông tin bạn đã đăng ký và không chỉnh sửa được.
Tên đơn vị, Địa chỉ là thông tin bắt buộc và bạn có thể chỉnh sửa lại.
Ngành nghề kinh doanh: bạn bấm chọn vào mục, tìm kiếm và chọn lĩnh vực ngành nghề tương ứng.

3. Thông tin người đại diện pháp luật

Bạn điền các trường thông tin của người đại diện theo pháp luật gồm: Họ và tên, Chức vụ, Số điện thoại, Email.

4. Thông tin liên hệ

Bạn điền các trường thông tin liên hệ gồm: Email, Số điện thoại, Fax, Website.

5. Thông tin thanh toán

Thông tin thanh toán: Nhập Tên ngân hàng và Số tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp để hiển thị trên hóa đơn, giúp khách hàng thuận tiện thanh toán.

6. Thông tin cơ quan thuế chủ quản

Thông tin cơ quan thuế chủ quản: Bấm vào mục và thực hiện tìm kiếm để chọn đúng Chi cục Thuế đang quản lý doanh nghiệp của bạn từ danh sách thả xuống.

Bước 3: Lưu cấu hình

Sau khi đã điền đầy đủ và kiểm tra lại toàn bộ thông tin, bạn kéo xuống cuối trang và nhấp vào nút Lưu để hoàn tất quá trình cấu hình.

Lưu ý:

Các thông tin có đánh dấu * là thông tin bắt buộc phải nhập.
Thông tin bạn khai báo tại đây (Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế...) sẽ được sử dụng để hiển thị trên mẫu hóa đơn điện tử và gửi lên Cơ quan Thuế. Vì vậy, bạn cần đảm bảo độ chính xác tuyệt đối so với giấy đăng ký kinh doanh.