Lập chứng từ điều chỉnh cho chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên Sapo Invoice

Chứng từ điều chỉnh (CTĐC) được lập khi chứng từ khấu trừ thuế TNCN gốc đã phát hành có sai sót nhưng không cần hủy toàn bộ giao dịch. Việc này giúp bạn sửa lại các thông tin chưa chính xác, đảm bảo dữ liệu kế toán tuân thủ quy định và lưu lại vết giao dịch để dễ dàng đối chiếu sau này.

Lưu ý:

Hướng dẫn này áp dụng khi chứng từ đã phát hành hợp lệ nhưng phát hiện có sai sót một phần và không cần hủy bỏ chứng từ gốc. Các trường hợp phổ biến bao gồm:

Sai thông tin mã số thuế của người nộp thuế
Sai số CCCD/CMND/Hộ chiếu của người nộp thuế
Sai số tiền trên chứng từ

Trong các trường hợp này, bạn cần lập Chứng từ điều chỉnh. Chứng từ gốc và chứng từ điều chỉnh sẽ có giá trị pháp lý song song.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn được phân quyền Chứng từ điện tử > Điều chỉnh chứng từ.
Xem hướng dẫn phân quyền trên Sapo Invoice tại đây.

1. Lập chứng từ điều chỉnh cho chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Bước 1: Tìm và chọn Chứng từ gốc cần điều chỉnh

Trên menu quản trị, bạn chọn Chứng từ khấu trừ thuế > Điều chỉnh chứng từ.
Tại màn hình danh sách, nhấn nút + Lập chứng từ điều chỉnh.
Trên cửa sổ "Chọn chứng từ", bạn thực hiện:
- Tìm nhanh chứng từ bằng cách nhập một trong các thông tin của chứng từ gốc vào ô tìm kiếm (Số chứng từ, Tên, Mã số thuế, CCCD/CMND/Hộ chiếu) hoặc sử dụng bộ lọc Ngày lập.
- Bấm chọn vào dòng chứng từ cần điều chỉnh (chỉ được chọn 1 chứng từ).
Chọn Lập chứng từ ở góc dưới bên phải để xác nhận.

Lưu ý:

Hệ thống chỉ cho phép tạo một yêu cầu điều chỉnh (hoặc thay thế) cho một chứng từ gốc tại một thời điểm.
Nếu chứng từ gốc đã có một phiên bản điều chỉnh/thay thế khác đang ở trạng thái chưa được xử lý (ví dụ: đang là bản nháp), bạn sẽ không thể tạo thêm một yêu cầu mới. Bạn cần phải hoàn tất hoặc xóa bỏ yêu cầu cũ trước khi thực hiện lại.

Bước 2: Nhập nội dung điều chỉnh

Hệ thống sẽ mở ra màn hình "Lập chứng từ điều chỉnh", với các thông tin đã được kế thừa từ chứng từ gốc. Tại đây, bạn cần:

Nhập nội dung điều chỉnh: Chỉnh sửa lại các thông tin bị sai.

Lưu ý:

Đối với các trường số tiền, bạn chỉ cần ghi phần chênh lệch. Ghi số dương (+) cho phần tăng, ghi số âm (-) cho phần giảm. Ví dụ: -50,000.
Kiểm tra dòng chữ: "Điều chỉnh cho chứng từ Mẫu số..., Ký hiệu..., Số..., Ngày... tháng... năm..." được hệ thống tự động thêm vào.
Nhập lý do: Tại trường Lý do điều chỉnh (bắt buộc), bạn nhập vào nội dung giải trình rõ ràng về việc điều chỉnh.

Bước 3: Lưu và Phát hành Chứng từ điều chỉnh

Sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ nội dung, bạn có các lựa chọn ở cuối trang:

Lưu: Lưu lại chứng từ điều chỉnh dưới dạng bản nháp để kiểm tra hoặc phát hành sau.
Lưu & Phát hành: Tiến hành ký số và gửi ngay chứng từ điều chỉnh đến Cơ quan Thuế.

Sau khi chứng từ điều chỉnh được CQT chấp nhận, chứng từ gốc sẽ tự động được cập nhật trạng thái thành "Đã bị điều chỉnh".

Lưu ý:

Chứng từ điều chỉnh bị sai sót thì phải lập chứng từ điều chỉnh mới để điều chỉnh cho chứng từ bị điều chỉnh ban đầu.

Bước 4: Theo dõi lịch sử truyền nhận

Sau khi ký nộp tờ khai sang Cơ quan thuế, bạn theo dõi trạng thái tờ chứng từ tại danh sách chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Hoặc nhấn xem Nhật ký truyền nhận để theo dõi quá trình truyền nhận chứng từ với Cơ quan thuế. Xem hướng dẫn hướng dẫn tra cứu lịch sử truyền nhận chứng từ điện tử với CQT tại đây.