Tạo và phát hành hàng loạt hoá đơn điện tử từ danh sách đơn hàng

Tính năng tạo và phát hành hóa đơn điện tử từ danh sách đơn hàng cho phép người dùng tự động chuyển đổi thông tin đơn hàng thành hóa đơn, giúp rút ngắn thời gian xử lý, giảm thiểu thao tác thủ công và đảm bảo độ chính xác cao trong việc xuất hóa đơn.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản được phân quyền Đơn hàng và Ứng dụng Sapo Invoice. Xem chi tiết bài hướng dẫn phân quyền nhân viên tại đây.
Tài khoản quản lý bán hàng của bạn đã kết nối hóa đơn điện tử Sapo Invoice. Xem chi tiết bài hướng dẫn kết nối tại đây.

Bước 1: Truy cập màn danh sách đơn hàng

Tại trang quản trị Sapo, trên thanh menu bên trái chọn Đơn hàng, bạn chọn Danh sách đơn hàng

Bước 2: Chọn đơn hàng cần tạo hoá đơn

Tại màn Danh sách đơn hàng, bạn tích chọn vào ô vuông trước các đơn hàng cần tạo hóa đơn điện tử hoặc ô vuông trên cùng để tích chọn tất cả
Tại đây bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm để tìm kiếm nhanh đơn hàng theo mã đơn hàng, vận đơn, SĐT khách hàng hoặc sử dụng bộ lọc để lựa chọn nhiều đơn hàng có cùng điều kiện.

Bước 3: Tạo hóa đơn điện tử

Sau khi lựa chọn xong đơn hàng, bạn bấm chọn Thao tác khác > Tạo hoá đơn điện tử
Trên màn hình popup Tạo hoá đơn điện tử hàng loạt sẽ hiển thị thông tin số hoá đơn đủ điều kiện và số hoá đơn không đủ điều kiện trên tổng số đơn hàng đã chọn
Nhấn Tiếp tục để thực hiện tạo hoá đơn điện tử

Lưu ý:

Hệ thống chỉ hỗ trợ tạo hóa đơn điện tử từ đơn hàng thuộc chi nhánh đã kết nối Sapo Invoice

Bước 4: Tạo và phát hành hóa đơn điện tử

Trên màn hình Tạo và phát hành hóa đơn điện tử, tại ô Ký hiệu góc trên bên phải màn hình, bạn bấm chọn ký hiệu
Nhấn Tạo hóa đơn nếu bạn chỉ cần tạo hóa đơn để lưu trữ thông tin.
Hoặc nhấn Tạo & phát hành hóa đơn để phát hành ngay hóa đơn đã tạo.

Bước 5: Phát hành hoá đơn

Trên popup Phát hành hoá đơn điện tử, bạn lựa chọn hình thức ký số và Phát hành để hoàn tất phát hành hoá đơn điện tử

Lưu ý:

Với hoá đơn chưa có thông tin người mua, hệ thống sẽ thiết lập thông tin khách hàng là Người mua không lấy hoá đơn

Bước 6: Xem lại hoá đơn phát hành ở màn Danh sách hoá đơn

Tên Cột (Trường thông tin)	Mô tả
(Ô vuông Checkbox)	Dùng để chọn một hoặc nhiều hóa đơn thực hiện các thao tác hàng loạt (nếu có).
Ngày hóa đơn	Ngày lập hóa đơn điện tử (khác với ngày tạo đơn hàng gốc). Có biểu tượng mũi tên (↕️) cho biết có thể sắp xếp danh sách theo cột này.
Mã đơn hàng	Mã của đơn hàng gốc trên Sapo mà hóa đơn điện tử này được tạo ra từ đó.
Ký hiệu	Ký hiệu hóa đơn điện tử đã được chọn và sử dụng khi phát hành hóa đơn này (bao gồm cả Mẫu số và Ký hiệu đăng ký).
Mã của CQT	Mã của Cơ quan Thuế cấp cho hóa đơn điện tử này sau khi được phát hành thành công và gửi lên hệ thống thuế (Chỉ có khi hóa đơn đã được cấp mã).
Tổng tiền	Tổng giá trị thanh toán cuối cùng của hóa đơn điện tử (bao gồm thuế, phí...). Có biểu tượng mũi tên (↕️) cho biết có thể sắp xếp theo cột này.
Số hóa đơn	Số thứ tự của hóa đơn điện tử trong dải số đã đăng ký theo Ký hiệu hóa đơn tương ứng.
Trạng thái hóa đơn	Trạng thái của bản ghi hóa đơn trên hệ thống Sapo (Ví dụ: HĐ mới, HĐ nháp, HĐ hủy, HĐ thay thế, HĐ điều chỉnh...).
Trạng thái phát hành	Trạng thái pháp lý và tình trạng gửi lên Cơ quan Thuế của hóa đơn (Ví dụ: Đã cấp mã, Hóa đơn hợp lệ, Chưa phát hành, Chờ cấp mã...).
Chi nhánh	Tên chi nhánh đã tạo và phát hành hóa đơn điện tử này.
Mã số thuế KH	Mã số thuế của khách hàng (người mua) được ghi trên hóa đơn.
(Các cột khác có thể có)	Tùy theo cấu hình hiển thị, có thể có thêm các cột khác như: Tên khách hàng, Người mua hàng...
(Biểu tượng ... hoặc thao tác)	Ở cuối mỗi dòng có thể có nút "..." hoặc các biểu tượng cho phép thực hiện các thao tác trên hóa đơn đó (Xem chi tiết, In, Gửi email, Hủy, Thay thế...).

Ngoài ra, trên màn hình còn có các chức năng hỗ trợ:

Tab bộ lọc nhanh: Ví dụ "Tất cả" để xem toàn bộ hóa đơn.
Ô tìm kiếm: Cho phép tìm kiếm theo Số hóa đơn, Mã đơn hàng, Tên khách hàng, MST khách hàng, Ký hiệu.
Bộ lọc chi tiết: Các nút lọc theo "Ngày hóa đơn", "Trạng thái phát hành", và nút "Bộ lọc khác" để lọc theo nhiều tiêu chí hơn.
Nút "Lưu bộ lọc": Lưu lại các điều kiện lọc thường dùng.
Nút "Cấu hình": Truy cập phần cài đặt của Sapo Invoice.
Nút "Tạo hóa đơn điện tử": Bắt đầu quy trình tạo hóa đơn mới.