Quản lý chi nhánh trên phần mềm Sapo OmniAI

Tính năng Quản lý chi nhánh giúp bạn kiểm soát toàn diện hoạt động kinh doanh tại từng địa điểm. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thêm mới, cập nhật và thiết lập chi nhánh một cách chi tiết, giúp tối ưu hóa quy trình vận hành chuỗi cửa hàng của bạn trên Sapo.

1. Thêm mới chi nhánh

Để thêm một chi nhánh mới vào hệ thống, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập màn cấu hình quản lý chi nhánh

• Tại màn hình quản trị Sapo, bạn truy cập vào Cấu hình (biểu tượng bánh răng ở cuối menu bên trái) > chọn Quản lý chi nhánh.

Bước 2: Nhấn chọn thêm mới chi nhánh

• Tại màn hình Quản lý chi nhánh, bạn nhấn nút Thêm mới chi nhánh (ở góc trên bên phải màn hình).

Bước 3: Nhập các thông tin thiết lập chi nhánh

Trên pop-up Thêm mới chi nhánh, bạn điền đầy đủ các thông tin chi tiết.

• Thông tin cơ bản:
  • Tên chi nhánh (*): Nhập tên riêng cho chi nhánh để dễ dàng nhận biết (ví dụ: Sapo Cầu Giấy).
  • Mã chi nhánh: Bạn có thể tự đặt mã riêng hoặc để trống để hệ thống tự sinh.
  Lưu ý:

  • Mã chi nhánh sau khi lưu sẽ không thể chỉnh sửa.
  • Số điện thoại: Số điện thoại liên hệ của chi nhánh.
  • Email: Email liên hệ của chi nhánh.
  • Quốc gia (*): Chọn quốc gia nơi chi nhánh hoạt động.
• Thông tin địa chỉ: Phần mềm Sapo hỗ trợ một trong hai định dạng địa chỉ: 3 cấp (Tỉnh/Thành phố - Quận/Huyện - Phường/Xã) và 2 cấp (Tỉnh/Thành phố - Phường/Xã).
  • Để nhập địa chỉ 3 cấp (mặc định):
    • Giữ nguyên công tắc "Địa chỉ mới" ở trạng thái tắt.
    • Điền đầy đủ các trường: Tỉnh/Thành phố (*), Quận huyện (*), Phường xã (*), và Địa chỉ cụ thể (*).
  • Để nhập địa chỉ 2 cấp mới:
    • Tại mục địa chỉ, bạn bật công tắc "Địa chỉ mới" lên.
    • Các trường nhập liệu sẽ thay đổi, bạn điền thông tin vào: Tỉnh/Thành phố (*) và Phường xã (*), và Địa chỉ cụ thể (*).
  Lưu ý:

  • Tại một thời điểm, một chi nhánh chỉ có thể được lưu dưới một định dạng địa chỉ (hoặc 2 cấp, hoặc 3 cấp).
  • Trong trường hợp bạn cần sử dụng các đối tác vận chuyển có yêu cầu định dạng địa chỉ khác nhau (ví dụ: Grab bắt buộc 2 cấp, VNPost yêu cầu 3 cấp), giải pháp là tạo 2 chi nhánh có cùng địa chỉ thực tế nhưng cấu hình khác nhau:
    • Chi nhánh A (dùng cho VNPost, Viettel Post...): Cấu hình địa chỉ 3 cấp.
    • Chi nhánh B (dùng cho Grab Express...): Cấu hình địa chỉ 2 cấp.
  • Khi tạo đơn hàng, bạn chỉ cần chọn đúng chi nhánh gửi hàng tương ứng với đơn vị vận chuyển.
• Thiết lập khác:
  • Thiết lập làm chi nhánh quản lý kho: Bật công tắc này nếu bạn muốn chi nhánh có kho hàng riêng để quản lý tồn kho, nhập xuất sản phẩm.
  Cảnh báo

  • Trường hợp có thông báo “Hiện bạn chỉ có thể thêm mới chi nhánh không có quản lý kho do đã hết hạn mức chi nhánh quản lý kho được hoạt động tối đa”, bạn cần liên hệ đội ngũ chuyên viên hỗ trợ CSKH để nâng cấp gói dịch vụ.
  • Chi nhánh mặc định: Tích chọn để đặt chi nhánh này làm chi nhánh mặc định cho các giao dịch trên toàn hệ thống. Chi nhánh mặc định bắt buộc phải có quản lý kho và là địa chỉ lấy hàng.
  • Địa chỉ lấy hàng: Tích chọn nếu chi nhánh này được sử dụng làm địa điểm để các đơn vị vận chuyển đến lấy hàng cho các đơn hàng online.

Sau khi đã điền đầy đủ và chính xác thông tin, bạn nhấn Thêm mới để hoàn tất.

2. Cập nhật thông tin chi nhánh

Để chỉnh sửa thông tin cho một chi nhánh đã có, bạn làm như sau:

1. Bước 1: Chọn chi nhánh cần cập nhật thông tin

   Tại màn hình Quản lý chi nhánh, bạn nhấp trực tiếp vào dòng chi nhánh cần cập nhật.

2. Bước 2: Điều chỉnh thông tin chi nhánh

   Pop-up Chi tiết chi nhánh sẽ hiển thị. Tại đây, bạn có thể:

   • Chỉnh sửa các thông tin đã nhập trước đó (Tên, số điện thoại, địa chỉ,...).
   • Chuyển đổi giữa định dạng địa chỉ 2 cấp và 3 cấp bằng cách bật/tắt công tắc "Địa chỉ mới".
   • Thay đổi trạng thái của chi nhánh từ "Đang hoạt động" sang "Ngừng hoạt động" và ngược lại.
3. Bước 3: Lưu lại thông tin thay đổi

   Nhấn nút Lưu để xác nhận các thay đổi.

3. Cài đặt chi nhánh nhận đơn online

Tính năng này cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các chi nhánh xử lý đơn hàng từ Website, Sàn TMĐT. Chi nhánh ở vị trí cao hơn sẽ được ưu tiên nhận đơn trước nếu đáp ứng đủ điều kiện.

3.1. Điều kiện để chi nhánh nhận đơn online

• Chi nhánh phải là chi nhánh quản lý kho và được tích chọn là Địa chỉ lấy hàng.
• Chi nhánh có cấu hình khu vực vận chuyển phù hợp với địa chỉ của khách hàng.
• Tất cả sản phẩm trong giỏ hàng của khách phải có đủ tồn kho tại chi nhánh đó.

3.2. Các bước thực hiện cài đặt chi nhánh nhận đơn online

1. Bước 1: Tại màn hình Quản lý chi nhánh, bạn nhấn nút Cài đặt chi nhánh nhận đơn online.
2. Bước 2: Trong hộp thoại cài đặt, bạn nhấn giữ vào tên chi nhánh và kéo thả lên hoặc xuống để sắp xếp lại thứ tự ưu tiên.
3. Bước 3: Nhấn Lưu để hoàn tất.

4. Xoá dữ liệu kho của chi nhánh không sử dụng

Với chi nhánh ở trạng thái Ngừng hoạt động hoặc Hết hạn:

• Bạn vẫn có thể xem tồn kho và xử lý các giao dịch hiện có nhưng không thể tạo mới giao dịch hoặc thay đổi tồn kho tại các chi nhánh này.
• Bạn có thể xóa toàn bộ dữ liệu kho liên quan nếu không còn nhu cầu quản lý. Để xoá dữ liệu kho của chi nhánh không sử dụng bạn thực hiện theo các bước:

• • Bước 1: Truy cập Cấu hình > Quản lý chi nhánh, chọn chi nhánh cần xoá dữ liệu.
  • Bước 2: Một cửa sổ xác nhận sẽ hiện lên. Bạn đọc kỹ các cảnh báo và chọn 1 chi nhánh đang hoạt động để chuyển các giao dịch chưa hoàn tất sang.
  • Bước 3: Nhấn Xác nhận để bắt đầu quá trình xử lý.
  • Bước 4: Chờ hệ thống xử lý dữ liệu và gửi thông báo khi hoàn tất.
• Khi xoá dữ liệu hệ thống xử lý dữ liệu kho:
• • Xác định chi nhánh mới: Hệ thống xác định chi nhánh bạn đã chọn để chuyển dữ liệu sang.
  • Chuẩn bị kho: Hệ thống đảm bảo tất cả sản phẩm liên quan đều được lưu kho tại chi nhánh mới.
  • Chuyển đổi giao dịch: Các giao dịch chưa hoàn tất của chi nhánh cũ sẽ được đổi sang chi nhánh mới, bao gồm:
    • Đơn hàng chưa giao hoặc giao một phần.
    • Đơn nhập hàng chưa nhập kho.
    • Đơn đặt hàng nhập đang chờ hoặc nhập một phần.
    • Phiếu chuyển kho chưa nhận hàng.
  • Chuyển tồn kho (Tùy chọn): Toàn bộ tồn kho hiện tại của chi nhánh cũ sẽ được chuyển sang chi nhánh mới.
  • Xóa dữ liệu: Hệ thống xóa toàn bộ dữ liệu kho và bỏ lưu kho sản phẩm tại chi nhánh cũ.

5. Một số lưu ý quan trọng khác

• Trạng thái "Hết hạn" và quy tắc tự động đóng chi nhánh:
  • Nếu bạn mua thêm chi nhánh theo thời gian, khi hết hạn, hệ thống sẽ kiểm tra số chi nhánh đang hoạt động.
  • Nếu số lượng này vượt quá giới hạn gói dịch vụ, hệ thống sẽ tự động chuyển trạng thái của các chi nhánh được tạo gần nhất thành "Hết hạn" cho đến khi số lượng về đúng giới hạn.
  • Hệ thống sẽ gửi email thông báo cho bạn khi thực hiện thao tác này.
• Trạng thái "Ngừng hoạt động": Bạn không thể tạo giao dịch mới tại chi nhánh này nhưng vẫn có thể xem lại dữ liệu và báo cáo cũ.
• Không thể xóa chi nhánh: Vì lý do toàn vẹn dữ liệu, hệ thống không cho phép xóa hoàn toàn một chi nhánh. Bạn chỉ có thể chuyển sang trạng thái "Ngừng hoạt động" hoặc "Xóa dữ liệu kho" như hướng dẫn ở trên.