Thiết lập cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn trên Sapo OmniAI

Để giúp bạn tuân thủ quy định về thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2022/NĐ-CP, Sapo Invoice mang đến tính năng tự động tạo và phát hành hóa đơn. Tính năng này giúp hóa đơn điện tử được phát hành ngay khi đơn hàng trên Sapo OmniAI thỏa mãn điều kiện, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản Sapo OmniAI đã kết nối hóa đơn điện tử Sapo Invoice. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Tài khoản của bạn được phân quyền ứng dụng Sapo Invoice trên Sapo OmniAI. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Số điện thoại bạn dùng để thao tác phải có tài khoản tương ứng trên Sapo Invoice và được cấp quyền phát hành hóa đơn cho Mã số thuế đã chọn.
Tài khoản Sapo Invoice đã tạo mẫu hóa đơn. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Bạn đã hoàn tất thiết lập chữ ký số: tính năng chỉ hỗ trợ chữ ký số HSM hoặc tùy chọn "Không ký số" (áp dụng với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền).

Bước 1: Truy cập chức năng Cài đặt tự động

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn kéo xuống mục Kế toán và Thuế và chọn Sapo Invoice. Bạn nhấp chọn mục Cài đặt trong thanh menu con.
Bạn nhấp chọn Cài đặt tự động trên màn hình chính. Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Thiết lập cài đặt tự động.

Bước 2: Thiết lập cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn

Tại tab Cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn, bạn chọn Thêm cấu hình ở góc trên bên phải tab. Hệ thống sẽ điều hướng sang màn hình Thêm cấu hình tạo và phát hành hóa đơn tự động.

Màn hình Thêm cấu hình tạo và phát hành hoá đơn tự động sẽ bao gồm 3 phần thông tin bạn cần cài đặt:

1. Cài đặt thông tin hóa đơn

Đây là khu vực để bạn xác định các thông tin cơ bản sẽ hiển thị trên hóa đơn được phát hành tự động.

Mã số thuế: Bấm chọn vào mục, bạn có thể tìm kiếm và chọn đúng Mã số thuế của cửa hàng đã được kết nối. Với trường hợp chưa có mã số thuế đang kết nối bạn nhấn chọn Thêm tài khoản kết nối hoặc bấm vào “tại đây” trên dòng thông báo.
Ký hiệu: Cho phép chọn 1 ký hiệu từ danh sách mẫu hóa đơn đã tạo.
Chi nhánh: Cho phép chọn một hoặc nhiều chi nhánh từ danh sách chi nhánh đang hoạt động trên phần mềm Sapo OmniAI.
Chữ ký số: Bạn chọn chữ ký số đang kết nối theo mã số thuế trên Sapo Invoice phù hợp.

Lưu ý:

Lựa chọn không ký số khi phát hành hóa đơn: Chỉ áp dụng khi phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
Trường hợp có nhiều thông tin hoá đơn và chữ ký số, bạn nhấn chọn Thêm thông tin ở góc trên bên phải mục Cài đặt thông tin hóa đơn và điền các thông tin tương ứng.

2. Cài đặt điều kiện cho đơn hàng

Đây là bước quan trọng nhất, quyết định đơn hàng đáp ứng điều kiện nào sẽ được tự động xuất hóa đơn. Hóa đơn chỉ được xuất khi đơn hàng thỏa mãn tất cả điều kiện đã chọn.

Trường hợp có nhiều điều kiện cho đơn hàng, bạn nhấn chọn Thêm điều kiện ở góc trên bên phải mục Cài đặt điều kiện cho đơn hàng và điền các thông tin tương ứng.

Các điều kiện cho phép cài đặt:

Nguồn đơn: Chọn các giá trị kênh bán hàng tương ứng với điều kiện sẽ áp dụng tự động xuất hóa đơn. Tích chọn ô vuông bên trái kênh để chọn 1 hoặc nhiều kênh hoặc tích Chọn tất cả kênh bán hàng hiển thị.
Trạng thái đơn hàng: Chọn giá trị tương ứng với điều kiện trạng thái của đơn hàng. Tích chọn ô vuông bên trái trạng thái để chọn 1 hoặc nhiều giá trị hoặc tích Chọn tất cả để chọn tất cả giá trị hiển thị.
Trạng thái thanh toán: Chọn giá trị tương ứng trạng thái thanh toán. Tích chọn ô vuông bên trái trạng thái để chọn 1 hoặc nhiều giá trị hoặc tích Chọn tất cả để chọn tất cả giá trị hiển thị.
Trạng thái giao hàng: Mặc định tích chọn giá trị Đã giao hàng khi chọn điều kiện trạng thái giao hàng.

Mẹo:

Khi bạn chọn nhiều điều kiện khác nhau, hệ thống sẽ yêu cầu đáp ứng đồng thời tất cả điều kiện. Ví dụ với nguồn đơn là Shopee và trạng thái thanh toán Đã thanh toán, chỉ những đơn hàng đã thanh toán từ Shopee mới đạt điều kiện tự động lập và phát hành hóa đơn.
Khi bạn chọn nhiều giá trị khác nhau trong cùng một điều kiện, hệ thống sẽ áp dụng cho đơn hàng đến từ một trong các điều kiện này.

3. Cài đặt nhận thông báo kết quả

Để tiện theo dõi, bạn có thể tích chọn ô vuông trước dòng Nhận thông báo kết quả tạo và phát hành hóa đơn tự động và thực hiện các cài đặt về thời gian, email nhận thông báo kết quả xuất hoá đơn.

Khung giờ: Thực hiện tìm kiếm và chọn các khung giờ trong ngày mà bạn muốn nhận email thông báo.
Email nhận thông báo: Nhập địa chỉ email sẽ nhận thông báo kết quả tạo và phát hành hóa đơn điện tử. Hệ thống sẽ email tổng hợp kết quả vào email này theo khung giờ đã cấu hình.

Lưu ý:

Chỉ hỗ trợ cài đặt tối đa 5 khung giờ nhận thông báo kết quả.

Bước 4: Hoàn tất thiết lập

Sau khi đã kiểm tra lại toàn bộ thông tin, bạn nhấn nút Lưu để hoàn tất.
Từ thời điểm này, hệ thống sẽ tự động theo dõi các đơn hàng mới. Khi một đơn hàng thỏa mãn tất cả các điều kiện bạn đã thiết lập, Sapo Invoice sẽ tự động tạo và phát hành hóa đơn điện tử tương ứng mà không cần bạn can thiệp thủ công.