Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo

Thêm mới Mẫu hóa đơn trên Sapo Invoice

Sau khi thực hiện Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và được cơ quan thuế chấp nhận, bạn cần thực hiện khởi tạo mẫu hóa đơn riêng cho đơn vị kinh doanh trước khi lập và phát hành hóa đơn trên phần mềm Sapo Invoice.

Điều kiện tiên quyết:

Bước 1: Truy cập màn hình Thêm mới mẫu hóa đơn

  • Trên thanh menu bên trái trang quản trị Sapo Invoice, bạn chọn Đăng ký phát hành. Bạn nhấp chọn mục Mẫu hóa đơn trong menu con.
  • Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách mẫu hóa đơn.
  • Nhấn nút + Thêm mẫu hóa đơn màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách mẫu hóa đơn, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm mới mẫu hóa đơn.

Bước 2: Tùy chỉnh mẫu hóa đơn

Tại màn hình thêm mới mẫu hóa đơn, có 2 nhóm thông tin hiển thị chính:

  • Bên phải là nhóm thông tin tùy chỉnh cho mẫu hóa đơn.
  • Bên trái là hình ảnh xem trước của mẫu hóa đơn.
Mẹo:
  • Sau mỗi bước tùy chỉnh, bạn có thể kiểm tra hình ảnh xem trước của mẫu hóa đơn theo đúng nhu cầu sử dụng.

1. Chọn Loại hóa đơn

Bạn nhấp chọn Loại hóa đơn, tìm kiếm và chọn đúng loại hóa đơn cần tạo mà bạn đã đăng ký trên tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

STT Loại hóa đơn Ý nghĩa và mục đích sử dụng
1 Hóa đơn GTGT Dành cho người nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (chủ yếu là doanh nghiệp, tổ chức, công ty), hoặc tổ chức, hợp tác xã tự nguyện đăng ký (trừ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh).
2 Hóa đơn bán hàng Dành cho người nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (chủ yếu là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh), hoặc tổ chức, cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ.
3 Hóa đơn GTGT khởi tạo từ máy tính tiền Là hóa đơn GTGT đặc thù, được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, được dùng trong bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng.
4 Hóa đơn bán hàng khởi tạo từ máy tính tiền Tương tự hóa đơn bán hàng đặc thù, được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, được dùng trong bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng.
5 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Sử dụng khi điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị, chi nhánh phụ thuộc trong cùng một doanh nghiệp, hoặc xuất hàng để vận chuyển đến kho khác của đơn vị kinh doanh.
6 Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý Sử dụng khi đơn vị kinh doanh xuất hàng hóa cho các đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng. Ghi nhận việc giao hàng cho đại lý, chưa phải là bán hàng.
7 Tem, vé, thẻ điện tử Là các loại chứng từ đặc thù được quản lý như hóa đơn, dùng trong các ngành dịch vụ như vận tải, giải trí, viễn thông (ví dụ: vé xe, vé xem phim, thẻ cào, vé vào cửa…).
8 Tem, vé, thẻ điện tử khởi tạo từ máy tính tiền Tương tự như tem, vé, thẻ điện tử thông thường, được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
9 Hóa đơn bán tài sản công Sử dụng khi các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, xã hội bán tài sản công theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công.
10 Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia Sử dụng khi bán hàng hóa thuộc danh mục hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
Lưu ý:
  • Khi tạo mẫu, hãy chắc chắn bạn đang chọn đúng loại hóa đơn bạn đã đăng ký phát hành với Cơ quan Thuế (Đã được CQT chấp nhận). Ví dụ, nếu muốn tạo hóa đơn bán hàng, nhưng tờ khai chỉ đăng ký hóa đơn giá trị gia tăng, bạn sẽ không thể khởi tạo được mẫu.

2. Chọn Mẫu hóa đơn

Bạn nhấp chọn Mẫu hóa đơn tùy theo nhu cầu sử dụng:

Loại hóa đơn Nội dung Đuôi -01 Đuôi -02 Đuôi -03 Đuôi -04
Hóa đơn GTGT/ HĐ khởi tạo từ máy tính tiền Thông tin Thuế GTGT Mẫu một thuế (Áp dụng một mức thuế suất GTGT cho cả hóa đơn) Mẫu một thuế (Áp dụng một mức thuế suất GTGT cho cả hóa đơn) Mẫu nhiều thuế  (Mỗi loại hàng, hóa dịch vụ áp dụng một mức thuế suất GTGT khác nhau) Mẫu nhiều thuế  (Mỗi loại hàng, hóa dịch vụ áp dụng một mức thuế suất GTGT khác nhau)
Thông tin Chiết khấu Không hiển thị Hiển thị Không hiển thị Hiển thị
Hóa đơn bán hàng/ HĐ khởi tạo từ máy tính tiền Thông tin Thuế GTGT Không có Không có - -
Thông tin Chiết khấu Không hiển thị Hiển thị - -
Tem vé điện tử/ Tem vé điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
 Thông tin Thuế GTGT Mẫu một thuế (Áp dụng một mức thuế suất GTGT cho cả hóa đơn)


Thông tin Chiết khấu Không có


Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ/ Phiếu xuất kho gửi hàng bán đại lý/ Hóa đơn bán tài sản công/ Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
 Thông tin Thuế GTGT Không có


Thông tin Chiết khấu Không có


3. Thiết lập thông tin mẫu hóa đơn

Tại tab Thông tin của mẫu hóa đơn, bạn có thể thiết lập các thông tin sau:

  • Tên mẫu*: Bạn nhập tên cho mẫu hóa đơn cần tạo.
  • Hình thức hóa đơn*: Bạn tích chọn theo loại hóa đơn tương ứng (HĐ có mã của CQT, HĐ không có mã của CQT, Là hóa đơn xăng dầu).
  • Ký hiệu*: Sau khi lựa chọn loại hóa đơn, hệ thống sẽ tự động sinh ra 5 ký tự tương ứng theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
    • Ký hiệu thứ nhất thể hiện loại hóa đơn điện tử:
Ký hiệu Loại hóa đơn
1 Hóa đơn GTGT
2 Hóa đơn bán hàng
3 Hóa đơn bán tài sản công
4 Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
5 Các loại hóa đơn điện tử khác (tem, vé, thẻ...)
6 Các chứng từ điện tử (phiếu xuất kho...)
    • Ký tự thứ năm thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng:
Chữ cái Ý nghĩa
T Áp dụng đối với HĐĐT do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng
M Áp dụng đối với HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền
N Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử
B Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử
G Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT
H Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng
    • Ký tự thứ sáu và thứ 7: Là 2 ký tự chữ cái bất kỳ do bạn tự xác định căn cứ vào nhu cầu quản lý.
    • Hiển thị song ngữ (Anh - Việt): Tích chọn để nội dung hóa đơn hiển thị cả thông tin tiếng Anh và tiếng Việt.
    • Lặp lại thông tin khi hóa đơn nhiều trang: Tích chọn để trang tiếp theo hiển thị tất cả thông tin như trang đầu.

4. Thiết lập khung viền mẫu hóa đơn

Tại tab Khung viền, bạn có thể tùy chỉnh giao diện của mẫu hóa đơn:

  • Logo: Kéo thả hoặc chọn ảnh từ thiết bị để thêm Logo vào góc trên bên trái hóa đơn.
    Lưu ý:
    • Dung lượng ảnh tối đa 100KB và định dạng PNG, JPG, JPEG.
  • Viền hóa đơn: Nhấp nút Chọn từ thư viện để chọn mẫu và thay đổi màu viền.
  • Hình nền: Tích Chọn từ máy tính hoặc Chọn từ thư viện để thiết kế hình chìm cho hóa đơn. Bạn có thể tùy chỉnh Kích thước, Vị trí và Độ nét của ảnh nền.

5. Thiết lập tùy chỉnh khác cho mẫu hóa đơn

Tại tab Tùy chỉnh, bạn có thể tùy chỉnh thứ tự sắp xếp và nội dung chi tiết:

  • Kích chọn vào các nhóm thông tin trên hóa đơn xem trước để chỉnh sửa.
  • Tích chọn ô vuông bên trái các trường thông tin để hiển thị hoặc ẩn (các trường bắt buộc sẽ bị mờ).
  • Kéo thả biểu tượng 6 dấu chấm để di chuyển vị trí trường thông tin.
  • Nhấp chọn Thêm trường thông tin mở rộng để bổ sung thêm thông tin theo nhu cầu quản lý (Tiêu đề, Song ngữ, Nội dung). Xem hướng dẫn tùy chỉnh từng trường thông tin chi tiết trên hóa đơn tại đây.

Bước 3: Hoàn tất thêm mới mẫu hóa đơn

Sau khi đã thiết lập mẫu hóa đơn theo sở thích và nhu cầu, bạn kiểm tra lại một lần nữa, đặc biệt là các trường bắt buộc (có dấu *).

  • Chọn Lưu để tạo mẫu hóa đơn. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo "Tạo mẫu hóa đơn thành công".
  • Chọn Hủy để hủy thao tác và quay về màn hình Danh sách mẫu hóa đơn.
Mẹo:
  • Trong quá trình thiết lập nếu muốn quay lại mẫu hoá đơn ban đầu, nhấn chọn nút Khôi phục thông tin ban đầu ở góc trên bên phải màn hình.
  • Sau khi Lưu, nhấn Xem trước để kiểm tra. Nếu đạt yêu cầu bạn có thể sử dụng mẫu hóa đơn để tạo hóa đơn.
Đóng