Thiết lập thông tin hóa đơn điện tử trên mẫu in hóa đơn bán hàng trên Sapo OmniAI

Việc cấu hình mẫu in hóa đơn bán hàng kèm thông tin hóa đơn điện tử giúp hiển thị các dữ liệu quan trọng như mã số, ngày xuất, link tra cứu ngay trên hóa đơn. Tính năng này giúp khách hàng dễ dàng tra cứu, đáp ứng đúng nghiệp vụ kế toán và tăng tính chuyên nghiệp cho cửa hàng của bạn.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản đã kết nối ứng dụng Sapo Invoice trên cửa hàng.
Tài khoản đã cài đặt và được phân quyền truy cập ứng dụng Cấu hình mẫu in.
Tài khoản được cấp quyền truy cập vào mục Cấu hình > Mẫu in trên hệ thống.

1. Thiết lập thông tin hóa đơn điện tử trên hóa đơn bán hàng online

Lưu ý:

Ứng dụng Cấu hình mẫu in chỉ hỗ trợ điều chỉnh mẫu in dành cho các đơn hàng online, không áp dụng cho đơn hàng bán tại quầy (đơn POS).

Bước 1: Truy cập Cấu hình mẫu in
- Cài đặt ứng dụng Cấu hình mẫu in tại link này: https://apps.sapo.vn/cau-hinh-mau-in nếu chưa cài đặt.
- Trên thanh menu bên trái trang quản trị Sapo, bạn kéo xuống mục Ứng dụng và chọn Cấu hình mẫu in.
- Tại màn hình vừa hiển thị, bạn chọn tab Hóa đơn bán hàng ở góc trên bên trái. Hệ thống sẽ hiển thị các mẫu in có sẵn (Mẫu 1, Mẫu 2, Mẫu 3) cùng các khổ giấy thông dụng (A4, A5, K57, K80).
Bước 2: Chọn mẫu in cần thiết lập
- Bạn nhấp chọn vào Hóa đơn bán hàng (Mẫu 1, 2 hoặc 3) mà cửa hàng đang sử dụng.
- Một popup Chỉnh sửa mẫu in xuất hiện, bạn nhấp chọn ô Chỉnh sửa cơ bản (Sử dụng mẫu in thiết kế sẵn, bật/tắt nhanh các thông tin cố định).
Bước 3: Kích hoạt thông tin hóa đơn điện tử
- Tại thanh cuộn thiết lập phía bên phải màn hình, bạn kéo xuống tìm mục Thông tin hóa đơn điện tử.
- Tích chọn vào ô vuông trước đầu mục để kích hoạt hiển thị tính năng này trên mẫu in. Bạn có thể quan sát trực quan sự thay đổi ở khung hiển thị mẫu in mẫu nằm bên trái.
- Tiếp tục bấm vào biểu tượng dấu mũi tên “>” ở góc phải của mục này để mở rộng cấu hình chi tiết.
Bước 4: Cấu hình chi tiết theo trạng thái xử lý hóa đơn
Bạn có thể linh hoạt tích chọn các trường thông tin hiển thị tùy theo từng trạng thái xử lý của hóa đơn điện tử:
- Trạng thái Chưa yêu cầu: Gồm Tiêu đề (Bắt buộc), Mô tả, Mã QR yêu cầu khi xuất hóa đơn, Chữ ký, Chân hóa đơn.
- Trạng thái Đang xử lý: Gồm Tiêu đề (Bắt buộc), Mô tả, Thông tin xuất hóa đơn (Mã số thuế, Tên đơn vị, Địa chỉ, Tên người mua), Chữ ký, Chân hóa đơn.
- Trạng thái Đã phát hành: Gồm Tiêu đề (Bắt buộc), Mô tả, Thông tin xuất hóa đơn (MST, Tên đơn vị...), Thông tin hóa đơn điện tử (Ký hiệu, Số, Mã CQT, Mã tra cứu, Mã QR tra cứu hóa đơn), Chữ ký, Chân hóa đơn.
Bước 5: Lưu và áp dụng cấu hình
- Sau khi thiết lập xong, bạn nhấp chọn nút Lưu & Áp dụng ở góc dưới cùng bên phải màn hình để hệ thống ghi nhận cấu hình mới.
- Bạn có thể chọn In thử hoặc click Thao tác khác > Xem thử ở góc trên để kiểm tra lại toàn bộ giao diện hóa đơn trước khi đưa vào sử dụng thực tế.

2. Thiết lập thông tin hóa đơn điện tử trên hóa đơn bán tại quầy (Đơn kênh POS)

Bước 1: Truy cập cấu hình kênh POS
- Từ trang quản trị Sapo OmniAI, tại menu bên trái bạn tìm đến phân hệ KÊNH BÁN HÀNG và nhấp chọn POS.
- Hệ thống sẽ chuyển hướng bạn sang giao diện quản trị của kênh POS. Tại đây, bạn chọn biểu tượng Cấu hình (hình bánh răng) ở góc dưới cùng bên trái màn hình.
Bước 2: Thiết lập máy in và mẫu in POS
- Tại menu cấu hình POS, bạn nhấp chọn mục Máy in & mẫu in (hoặc Mẫu in và máy in tùy phiên bản hiển thị).
- Giao diện cấu hình chi tiết mẫu in xuất hiện, bạn cuộn chuột xuống phía dưới cùng đến phần Ứng dụng.
Bước 3: Bật ứng dụng Sapo Invoice
- Tại dòng Sapo Invoice, bạn thực hiện gạt công tắc bật (chuyển sang màu xanh) để kích hoạt ứng dụng tích hợp lên hóa đơn POS.
- Ngay sau khi bật, phần xem trước hóa đơn bên phải sẽ tự động cập nhật thêm khu vực thông tin hóa đơn điện tử bao gồm: Mã QR tra cứu hóa đơn, Ký hiệu, Số HD, Mã CQT và Mã tra cứu.
- Nhấp chọn Lưu hoặc Áp dụng tất cả chi nhánh để hoàn tất cài đặt.

Lưu ý:

Để thông tin hóa đơn điện tử và mã QR tra cứu hiển thị được trên hóa đơn in ra, khi thao tác tạo đơn trên màn hình POS (bán tại quầy), bạn cần thiết lập cấu hình Sapo Invoice là Phát hành hóa đơn ngay sau khi thanh toán đơn hàng.
Nếu chọn chế độ Xuất hóa đơn sau, hệ thống sẽ không có dữ liệu mã tra cứu tại thời điểm in. Vì vậy, hãy đảm bảo chọn phát hành ngay để khi bấm Thanh toán và in đơn, hóa đơn được khởi tạo thành công và hiển thị đầy đủ mã QR cho khách hàng.

Trợ lý Sapo