Xem báo cáo bán hàng trên Sapo OmniAI

Màn hình Danh sách báo cáo là nơi tổng hợp toàn bộ dữ liệu kinh doanh trực quan, giúp bạn theo dõi chi tiết hiệu quả doanh thu theo nhiều chiều hướng khác nhau, từ đó nhanh chóng đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác nhất.

Bước 1: Truy cập danh sách báo cáo

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị Sapo, bạn chọn Báo cáo > nhấp chọn mục Danh sách báo cáo.
• Màn hình sẽ hiển thị các khối nhóm báo cáo lớn. Tại khối BÁO CÁO BÁN HÀNG, bạn sẽ thấy danh sách các loại báo cáo doanh thu chi tiết.

Bước 2: Lựa chọn loại báo cáo bán hàng chi tiết

Sapo cung cấp hệ thống báo cáo bán hàng đa dạng tùy theo nhu cầu theo dõi.

Bạn có thể tham khảo bảng tra cứu nhanh trường hiển thị mặc định và khả năng hỗ trợ biểu đồ dưới đây:

Bước 3: Tùy chỉnh thời gian ghi nhận báo cáo

Nhấp chọn một loại báo cáo cụ thể (Ví dụ: Doanh thu theo thời gian) để vào giao diện chi tiết và thực hiện các bộ lọc:

1. 5 chiều thời gian ghi nhận báo cáo

Nhấp vào ô đầu tiên góc trái bảng dữ liệu (mặc định hiển thị Theo ngày tạo đơn) để chuyển đổi linh hoạt giữa 5 chiều thời gian xử lý doanh thu:

• Theo ngày tạo đơn: Doanh thu ghi nhận ngay khi đơn hàng được tạo thành công trên hệ thống.
• Theo ngày giao hàng: Doanh thu ghi nhận khi đơn chuyển sang trạng thái đã giao hàng thành công.
• Theo ngày thanh toán: Doanh thu ghi nhận dựa trên mốc thời gian khách hoàn tất thanh toán cho đơn.
• Theo ngày xuất kho: Doanh thu ghi nhận tại thời điểm hàng hóa thực tế được xuất ra khỏi kho để giao cho vận chuyển.
• Theo ngày tiền về ví Sàn: Tiêu chí đặc thù áp dụng riêng cho đơn từ sàn TMĐT, ghi nhận khi tiền đã đối soát và đổ về ví sàn.

Để đối soát chính xác khi một đơn hàng xuất hiện ở chiều thời gian này nhưng chưa xuất hiện ở chiều thời gian khác, bạn cần nắm rõ các quy tắc sự kiện sau:

• Điều kiện lọc cơ bản: Những đơn hoặc dòng chưa phát sinh ngày ở chiều thời gian đang chọn sẽ không xuất hiện trong kết quả (Ví dụ: Đơn chưa xuất kho sẽ không xuất hiện khi chọn chiều Ngày xuất hàng).
• Khi đơn đạt trạng thái "Toàn bộ": Khi đơn hàng đạt điều kiện Toàn bộ của một mốc ngày, báo cáo ghi ngày cho tất cả thông tin trong đơn vào ngày đó. Các dòng cũ đã ghi ngày sẽ được giữ nguyên.
• Khi đơn mất trạng thái "Toàn bộ" (Do sửa đơn, đổi hàng...):
  • Với Ngày thanh toán toàn bộ: Khi mất trạng thái, dòng cũ giữ nguyên ngày, dòng thêm mới sẽ chờ đến khi đơn được thanh toán đủ trở lại mới ghi nhận.
  • Với Ngày xuất hàng và Ngày giao hàng: Hệ thống sẽ ẩn các dòng ghi nhận của phiếu giao bị hủy giao hàng. Nếu mất trạng thái toàn bộ vì lý do khác, dữ liệu đã ghi nhận trước đó vẫn giữ nguyên ngày.
• Khi hủy giao hàng: Khi bạn hủy một phiếu giao hàng, báo cáo chỉ xóa ngày của đúng các dòng thuộc phiếu đó.
• Khi sửa đơn hoặc tạo chứng từ trả hàng:
  • Trường hợp 1 (Đơn đã đạt "Toàn bộ" rồi mới trả hàng): Ghi nhận ngay theo ngày thực tế của chứng từ trả.
  • Trường hợp 2 (Trả hàng/sửa đơn làm đơn mất hoặc chưa đạt "Toàn bộ"): Dòng mới/dòng trả sẽ tạm thời chưa hiện ngày, hệ thống sẽ chờ cho đến khi đơn đạt đủ điều kiện "Toàn bộ" trở lại.
• Khi hủy đơn hoàn toàn: Hệ thống xét riêng từng mốc ngày. Nếu tại mốc đó đã có ít nhất một dòng có ngày, các dòng còn trống sẽ được ghi bổ sung theo ngày hủy đơn. Nếu tất cả các dòng đều chưa có ngày, đơn đó sẽ không xuất hiện ở chiều thời gian tương ứng.

Ví dụ bạn có một đơn hàng với các mốc xử lý như sau:

• Ngày 01/10: tạo đơn.

• Ngày 03/10: khách thanh toán đủ.

• Ngày 04/10: đơn được xuất hàng.

• Ngày 06/10: đơn được giao xong.

Khi đó:

• Nếu xem theo Ngày tạo đơn, đơn sẽ được tính vào ngày 01/10.

• Nếu xem theo Ngày thanh toán toàn bộ, đơn sẽ được tính vào ngày 03/10.

• Nếu xem theo Ngày xuất hàng, đơn sẽ được tính vào ngày 04/10.

• Nếu xem theo Ngày giao hàng, đơn sẽ được tính vào ngày 06/10.

Tiếp theo, nếu có thêm tình huống phát sinh:

• Ngày 07/10: khách trả một phần hàng sau khi đơn đã thanh toán đủ.

• Dòng trả sẽ được ghi nhận theo ngày 07/10 ở các chiều đủ điều kiện.

Nếu sau đó:

• Ngày 08/10: bạn hủy một phiếu giao hàng liên quan đến một phần sản phẩm.

• Khi xem theo báo cáo theo ngày xuất hàng/ngay xuất kho: Báo cáo sẽ chỉ xóa ngày ở những dòng thuộc phiếu giao hàng đó.

• Những dòng không thuộc phiếu bị hủy vẫn giữ nguyên ngày cũ.

Nếu cuối cùng:

• Ngày 10/10: đơn bị hủy.

• Những đơn hàng đã ghi nhận một phần trong báo cáo, thì các giao dịch chưa kịp ghi trong báo cáo sẽ được ghi nhận vào ngày 10/10.

Qua ví dụ trên, bạn có thể thấy cùng một đơn hàng có thể xuất hiện khác nhau giữa các chiều thời gian. Đây là điểm cần lưu ý khi đối soát số liệu giữa báo cáo bán hàng, vận hành kho và tình trạng thanh toán.

2. Lọc theo khoảng thời gian và So sánh kỳ

• Chọn khoảng ngày cần xem: Tại bộ lọc Khoảng thời gian, chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
  Cảnh báo:

  • Cùng một khoảng thời gian nhưng đổi chiều thời gian thì số liệu có thể khác nhau (do báo cáo lọc theo mốc ngày khác nhau). Đây là hành vi hoàn toàn chính xác của hệ thống.
• Bật so sánh kỳ: Nếu bạn cần đối chiếu kỳ hiện tại với kỳ trước, hãy bật So sánh kỳ. Khi sử dụng tính năng này, hệ thống sẽ tự động áp dụng chung một chiều thời gian duy nhất cho cả hai kỳ nhằm đảm bảo số liệu đối chiếu nhất quán.

Bước 4: Sử dụng bộ lọc dữ liệu

Nhấp vào nút Bộ lọc ở phía bên phải trên cùng của bảng dữ liệu để mở bảng Bộ lọc khác. Bạn có thể lọc chi tiết theo 12 nhóm điều kiện:

• Khách hàng: Tên khách hàng, Email khách hàng, SĐT khách hàng, ID khách hàng, Phân loại khách hàng.
• Địa chỉ thanh toán: Quốc gia (thanh toán), Tỉnh/thành phố (thanh toán).
• Địa chỉ giao hàng: Quốc gia (giao hàng), Tỉnh/thành phố (giao hàng).
• Đơn hàng:
  • ID đơn hàng, Mã đơn hàng, Trạng thái thanh toán, Trạng thái xử lý, Trạng thái giao hàng.
  • Loại bán, Loại bán (chi tiết), Đơn hàng hủy, Điều chỉnh, Ghi nhận chi phí, Loại trừ chỉnh sửa đơn hàng, Nguồn đơn hàng.
• Kênh bán hàng: Tên kênh bán hàng, Tên gian/trang.
• Sản phẩm:
  • Tên sản phẩm, Mã SKU, Đơn vị bán, Loại sản phẩm, Nhãn hiệu.
  • ID sản phẩm, ID phiên bản, Tên thuộc tính, Giá bán, Giá vốn, Mức thuế.
  • Là combo/quy đổi, Tên sản phẩm trên đơn.
• Bảng giá: ID bảng giá, Tên bảng giá, Mã bảng giá.
• Chi nhánh: Id chi nhánh, Tên chi nhánh, Mã chi nhánh.
• Nhân viên tạo đơn: Tên nhân viên tạo đơn, Email nhân viên tạo đơn, Điện thoại nhân viên tạo đơn.
• Nhân viên phụ trách: Tên nhân viên phụ trách, Email nhân viên phụ trách, SĐT nhân viên phụ trách.
• Traffic: Traffic referrer source, Traffic referrer host, Traffic referrer path, Traffic referrer URL, Traffic referrer name.
• Marketing Campaign: UTM Id, UTM Source, UTM Medium, UTM Campaign, UTM Term, UTM Content.
  

Nhấp nút Lọc để hệ thống cập nhật số liệu.

Bước 5: Tùy chỉnh cột thuộc tính và cột thống kê

1. Tùy chỉnh Cột hiển thị thuộc tính

Để cá nhân hóa các trường thông tin dữ liệu cần theo dõi, bạn nhấp vào nút Cột hiển thị (phía trên bên trái bảng dữ liệu) > chọn Thuộc tính. Hệ thống cho phép bạn tích chọn hoặc bỏ chọn các trường thông tin theo từng nhóm:

• Thời gian: Giờ, Ngày, Tháng, Năm.
• Khách hàng: Tên khách hàng, Email khách hàng, SĐT khách hàng, ID khách hàng, Phân loại khách hàng.
• Địa chỉ thanh toán: Quốc gia (thanh toán), Tỉnh/thành phố (thanh toán).
• Địa chỉ giao hàng: Quốc gia (giao hàng), Tỉnh/thành phố (giao hàng).
• Đơn hàng:
  • ID đơn hàng, Mã đơn hàng, Trạng thái thanh toán, Trạng thái xử lý, Trạng thái giao hàng.
  • Loại bán, Loại bán (chi tiết), Đơn hàng hủy, Điều chỉnh, Ghi nhận chi phí, Loại trừ chỉnh sửa đơn hàng, Nguồn đơn hàng.
• Kênh bán hàng: Tên kênh bán hàng, Tên gian/trang.
• Sản phẩm:
  • Tên sản phẩm, Mã SKU, Đơn vị bán, Loại sản phẩm, Nhãn hiệu.
  • ID sản phẩm, ID phiên bản, Tên thuộc tính, Giá bán, Giá vốn, Mức thuế.
  • Là combo/quy đổi, Tên sản phẩm trên đơn.
• Bảng giá: ID bảng giá, Tên bảng giá, Mã bảng giá.
• Chi nhánh: Id chi nhánh, Tên chi nhánh, Mã chi nhánh.
• Nhân viên tạo đơn: Tên nhân viên tạo đơn, Email nhân viên tạo đơn, Điện thoại nhân viên tạo đơn.
• Nhân viên phụ trách: Tên nhân viên phụ trách, Email nhân viên phụ trách, SĐT nhân viên phụ trách.
• Traffic: Traffic referrer source, Traffic referrer host, Traffic referrer path, Traffic referrer URL, Traffic referrer name.
• Marketing Campaign: UTM Id, UTM Source, UTM Medium, UTM Campaign, UTM Term, UTM Content.
  

• Sau khi chọn xong, nhấp nút Áp dụng để thay đổi cấu trúc bảng.
• Nhấp Quay về mặc định để khôi phục cấu hình hệ thống hoặc Hủy để giữ nguyên bảng cũ.

2. Tùy chỉnh Cột hiển thị thống kê

Khi nhấp chọn vào nút Cột hiển thị (phía trên bên trái bảng dữ liệu) > chọn Thống kê, hệ thống hiển thị các chỉ số hiệu suất kinh doanh. Dưới đây là bảng giải nghĩa chi tiết:

Bước 6: Xuất dữ liệu hoặc sao chép báo cáo tùy chỉnh

Sau khi hoàn tất cấu hình, bạn sử dụng các công cụ ở góc trên bên phải màn hình:

• Xuất báo cáo: Nhấp nút Xuất báo cáo để tải dữ liệu. Hệ thống sẽ gửi file về Email tài khoản hoặc gửi link tải qua mục Chuông thông báo.
• Sao chép (Tạo báo cáo riêng): Nhấp chọn nút Sao chép để nhân bản mẫu báo cáo vừa thiết lập. Toàn bộ cấu hình sẽ được lưu thành một bản sao báo cáo tùy chỉnh mới trong danh sách để theo dõi lại sau này.