Quy trình đối soát Sapo Express

Quy trình đối soát trên Sapo Express là giải pháp hiệu quả giúp bạn kiểm tra, xác nhận và quản lý công nợ vận chuyển một cách tự động và chính xác. Hệ thống Sapo Express sẽ tự động tổng hợp thông tin vận đơn, tạo phiếu đối soát và hỗ trợ bạn trong việc xác nhận thanh toán.

Với tính năng này, bạn có thể dễ dàng theo dõi trạng thái đối soát của từng vận đơn, đảm bảo quá trình thanh toán với đối tác vận chuyển diễn ra minh bạch và chính xác. Hãy cùng tìm hiểu quy trình đối soát chi tiết trên Sapo Express để tối ưu hóa công tác quản lý vận chuyển cho cửa hàng của bạn.

1. Các bước chính trong Quy trình đối soát trên Sapo Express:

Thời gian đối soát định kỳ: Sapo Express tự động thực hiện đối soát hàng tuần vào thứ 2, thứ 4, thứ 6.

Tạo phiếu đối soát:

Tự động: Hệ thống Sapo Express tự động tạo phiếu đối soát cho các đơn hàng được đẩy qua Sapo Express. Các phiếu đối soát này ban đầu sẽ có trạng thái "Đang đối soát".
Thủ công: Bạn có thể tạo phiếu đối soát thủ công trực tiếp trên trang quản trị Sapo.
Bằng file: Bạn có thể tạo phiếu đối soát bằng cách tải lên file excel chứa thông tin vận đơn.
Từ Danh sách vận đơn: Bạn có thể tạo phiếu đối soát trực tiếp từ danh sách vận đơn sau khi lọc và chọn các vận đơn mong muốn.

Quản lý và theo dõi phiếu đối soát:

Các phiếu đối soát được quản lý tập trung tại màn hình "Đối soát" trên trang quản trị Sapo.
Bạn có thể lọc phiếu đối soát theo trạng thái (Đang đối soát, Đã đối soát,...) để theo dõi tiến trình xử lý.
Bạn có thể xuất file excel phiếu đối soát để lưu trữ hoặc sử dụng cho mục đích khác.

Thanh toán: Sapo Express tự động thanh toán số tiền đối soát vào tài khoản ngân hàng của bạn theo lịch đối soát hàng tuần và tổng kết hàng tháng.

2. Giai đoạn đối soát trên Sapo Express được thực hiện như sau:

Lịch đối soát, Sapo Express thực hiện đối soát công nợ vận chuyển theo lịch định kỳ 3 lần mỗi tuần, vào các ngày:

Thứ 2: Đối soát cho các đơn hàng giao/trả thành công trong khoảng thời gian từ thứ Sáu, thứ Bảy và Chủ nhật của tuần trước.
Thứ 4: Đối soát cho các đơn hàng giao/trả thành công trong khoảng thời gian từ thứ Hai và thứ Ba của cùng tuần.
Thứ 6: Đối soát cho các đơn hàng giao/trả thành công trong khoảng thời gian từ thứ Tư và thứ Năm của cùng tuần.

Nhận email thông báo đối soát

Sau mỗi kỳ đối soát hàng tuần, Sapo Express sẽ tự động gửi email thông báo đối soát về địa chỉ email mà bạn đã đăng ký khi kết nối với Sapo Express.

Email thông báo đối soát sẽ bao gồm các thông tin quan trọng sau:

Trường thông tin	Mô tả
Danh sách vận đơn được đối soát	Liệt kê chi tiết các vận đơn được đối soát trong kỳ này.
Tổng phí vận chuyển	Tổng phí vận chuyển phát sinh của các vận đơn trong kỳ đối soát.
Tổng COD thu hộ	Tổng số tiền thu hộ (COD) đã thu thành công từ khách hàng cho các vận đơn trong kỳ đối soát.
Tổng khuyến mãi	Tổng giá trị khuyến mãi được áp dụng cho các vận đơn (nếu có).
Số tiền đối soát	Số tiền thực tế Sapo Express sẽ thanh toán cho bạn, được tính theo công thức: Số tiền đối soát = Tổng COD thu hộ - Tổng phí vận chuyển
Link tải file chi tiết vận đơn	Email cung cấp đường dẫn để bạn tải về file chi tiết danh sách vận đơn đã đối soát. Lưu ý: Liên kết tải file này có hiệu lực trong vòng 7 ngày kể từ ngày gửi email.

Thanh toán đối soát

Sapo Express sẽ thực hiện thanh toán Số tiền đối soát vào tài khoản ngân hàng mà bạn đã đăng ký khi kết nối với Sapo Express.

Thông tin thanh toán:

Thời gian thanh toán: Thực hiện thanh toán theo lịch đối soát hàng tuần (thứ 2, thứ 4, thứ 6).
Phí chuyển khoản: Miễn phí (0 đồng).

Trong một số trường hợp đặc biệt, việc thanh toán có thể không được thực hiện ngay trong ngày đối soát theo lịch, bao gồm:

Công nợ âm (Số tiền đối soát < 0 đồng): Nếu số tiền đối soát là số âm, có nghĩa là cửa hàng của bạn đang có công nợ với Sapo Express. Trong trường hợp này, Sapo Express sẽ không thực hiện thanh toán mà sẽ chuyển khoản công nợ sang kỳ đối soát tiếp theo.
Số tiền đối soát quá nhỏ (Số tiền đối soát < 50.000 đồng): Đối với các kỳ đối soát có số tiền thanh toán nhỏ hơn 50.000 VNĐ, Sapo Express sẽ tạm giữ lại và gộp thanh toán vào các kỳ đối soát tiếp theo khi số tiền đạt mức tối thiểu thanh toán.
Tài khoản ngân hàng nhận tiền khác ngân hàng Techcombank: Nếu tài khoản ngân hàng bạn đăng ký nhận tiền không phải là tài khoản Techcombank, thời gian nhận tiền có thể chậm hơn 1 ngày so với thông thường do thời gian xử lý giữa các ngân hàng.

Đối soát tổng kết hàng tháng

Ngoài lịch đối soát hàng tuần, Sapo Express còn thực hiện đối soát tổng kết công nợ vận chuyển theo tháng

Thời gian thực hiện: Từ ngày 10 đến ngày 15 hàng tháng.

Nội dung đối soát:

Sapo Express sẽ gửi email đối soát tổng kết toàn bộ các đơn hàng giao/trả thành công trong tháng trước (ví dụ: đối soát tháng 3 sẽ được thực hiện và gửi email trong khoảng từ 10-15 tháng 4).
Hóa đơn VAT cho các giao dịch vận chuyển trong tháng trước, theo thông tin đăng ký hóa đơn VAT mà bạn đã cung cấp.

Giá trị hóa đơn VAT = Tổng phí vận chuyển - Tổng khuyến mãi (nếu có), và đã bao gồm thuế VAT.