Lập hóa đơn điện tử từ Sapo Invoice trên Sapo OmniAI

Lập hóa đơn điện tử là nghĩa vụ bắt buộc khi bán hàng, giúp minh bạch doanh thu và hỗ trợ quản lý thuế. Tính năng khởi tạo hóa đơn ngay từ danh sách đơn hàng trên Sapo OmniAI giúp giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử một cách đơn giản và chính xác.

Bước 1: Truy cập màn hình thêm mới hóa đơn

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn kéo xuống mục Kế toán và Thuế, tìm kiếm và chọn Sapo Invoice. Bạn nhấp chọn mục Hóa đơn trong thanh menu con.
• Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách hóa đơn điện tử.
• Nhấn nút + Tạo hóa đơn điện tử màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ hiển thị pop-up Chọn đơn hàng tạo hóa đơn điện tử.

Bước 2: Tìm kiếm, lọc đơn hàng cần tạo hóa đơn điện tử

1. Tìm kiếm nhanh

• Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là mã đơn hàng, tên, SĐT khách hàng để tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ tự động tìm kiếm và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc dữ liệu

Bạn sử dụng thao tác lọc theo các bộ lọc tương ứng:

• Lọc theo MST
• Lọc theo Chi nhánh
• Lọc theo Ngày tạo
• Lọc theo Khách hàng

Bạn nhấp nút Lọc để hệ thống tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

Bước 3: Chọn hóa đơn điện tử cần tạo

3.1. Chọn đơn hàng tạo hóa đơn điện tử

• Tại màn hình danh sách đơn hàng, bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều đơn hàng trong danh sách. Hoặc bạn cũng có thể tích vào ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả đơn hàng đang hiển thị trên trang.
• Sau đó, bạn nhấp chọn Tiếp tục hệ thống sẽ điều hướng bạn sang màn hình chọn ký hiệu hóa đơn.

3.2. Chọn ký hiệu hóa đơn điện tử

• Tại tab Ký hiệu, bạn nhấp Chọn ký hiệu mẫu hóa đơn mà bạn đã tạo. Bạn có thể tìm kiếm bằng tên hoặc ký hiệu trong danh sách thả xuống.

3.3. Các thao tác khác

Bổ sung thông tin người mua

• Tại tab thông tin đơn hàng, sẽ hiển thị tất cả đơn hàng bạn đã chọn để tạo hóa đơn.
• Bạn có thể chỉnh sửa hoặc bổ sung thông tin người mua: Mã số thuế người mua, tên đơn vị, địa chỉ, người mua hàng, số điện thoại và hình thức thanh toán.

Thêm/Bớt đơn hàng cần tạo hóa đơn điện tử

• Thêm đơn hàng cần tạo hóa đơn điện tử: Bạn nhấp chọn Thêm đơn hàng ở dưới bảng dữ liệu để bổ sung đơn hàng cần tạo hóa đơn điện tử.
• Xóa đơn hàng đã chọn để tạo hóa đơn điện tử: Bạn nhấn chọn biểu tượng dấu “X” ở cuối mỗi dòng đơn hàng đã chọn để xóa bớt.

Bước 4: Tạo hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Tạo hóa đơn điện tử nháp

• Sau khi khai báo thông tin đầy đủ tại các mục, bạn nhấp chọn Tạo hóa đơn (góc dưới bên phải màn hình) để tạo hóa đơn điện tử nháp cho các đơn hàng đã chọn.
• Hệ thống sẽ điều hướng về màn hình Danh sách hóa đơn điện tử và hiển thị thông báo Hoàn tất xử lý (góc dưới bên phải màn hình) “Hóa đơn đã tạo thành công: [số lượng]”.
• Sau đó, bạn có thể phát hành hóa đơn sau tại Danh sách hóa đơn điện tử. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Trường hợp 2: Tạo và phát hành hóa đơn điện tử

• Sau khi khai báo thông tin đầy đủ tại các mục, bạn nhấp chọn Tạo & phát hành hóa đơn (góc dưới bên phải màn hình) để tạo và phát hành hóa đơn cho các đơn hàng đã chọn.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up yêu cầu chọn hình thức ký số:
  • Không ký số khi phát hành hóa đơn: Chỉ áp dụng khi phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
  • Chọn chữ ký số đã kết nối trên Sapo Invoice. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Bạn nhấp chọn Phát hành ở góc dưới màn hình pop-up để phát hành hóa đơn điện tử.
• Hệ thống sẽ điều hướng về màn hình Danh sách hóa đơn điện tử và hiển thị thông báo Hoàn tất xử lý (góc dưới bên phải màn hình) “Hóa đơn đã tạo thành công: [số lượng]”.