Kết nối phần mềm Quản lý hóa đơn điện tử Sapo Invoice trên Sapo Omni

Kết nối hóa đơn điện tử trên Sapo giúp doanh nghiệp phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn một cách thuận tiện, tuân thủ theo quy định của cơ quan thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp bạn:

• Tối ưu quy trình kế toán, giảm sai sót do nhập liệu thủ công.
• Tiết kiệm thời gian khi phát hành và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay lập tức.
• Tuân thủ quy định pháp luật, giúp doanh nghiệp dễ dàng kê khai thuế và tránh các sai sót trong quản lý hóa đơn

Bước 1: Truy cập cấu hình Hóa đơn điện tử

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn kéo xuống và tìm kiếm Cấu hình (có biểu tượng bánh răng).
• Tại tab Thiết lập bán hàng, bạn tìm kiếm và chọn Hóa đơn điện tử.

Bước 2: Kết nối hóa đơn điện tử

• Bạn tìm kiếm tab ứng dụng hóa đơn điện tử và chọn Kết nối.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up yêu cầu các thông tin tài khoản hóa đơn.
  • Mã số thuế: Bạn nhập chính xác thông tin mã số thuế đã sử dụng để đăng ký hóa đơn điện tử.
  • Số điện thoại: Bạn kiểm tra chính xác số điện thoại sử dụng để đăng ký phần mềm.
  • Chi nhánh liên kết: Bạn chọn những chi nhánh có chung mã số thuế để kết nối với hóa đơn điện tử.
• Nếu bạn đang quản lý nhiều chi nhánh trên phần mềm bán hàng Sapo, hãy kiểm tra mã số thuế của các chi nhánh trước khi thực hiện kết nối:
  • Các chi nhánh sử dụng cùng một mã số thuế: Bạn chỉ cần kết nối với một tài khoản Sapo Invoice. Tại mục Chi nhánh liên kết, chọn các chi nhánh cần sử dụng chung tài khoản hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn
  • Các chi nhánh sử dụng mã số thuế khác nhau:
    • Mỗi mã số thuế sẽ cần kết nối với một tài khoản Sapo Invoice riêng. Sau khi kết nối thành công tài khoản đầu tiên, bạn có thể thực hiện kết nối thêm các tài khoản Sapo Invoice khác tương ứng với từng mã số thuế của chi nhánh đó. 
    • Sau khi kết nối 1 tài khoản Sapo Invoice, bạn tiến hành kết nối thêm tài khoản khác bằng cách nhấn nút (+) Thêm tài khoản kết nối (dưới Danh sách tài khoản đã kết nối trước đó) > điền các thông tin Mã số thuế, Số điện thoại và Chi nhánh liên kết tương tự như tài khoản trước.
    • Một tài khoản phần mềm bán hàng Sapo có thể kết nối đồng thời với nhiều tài khoản Sapo Invoice, giúp bạn quản lý việc xuất hóa đơn cho nhiều chi nhánh trên cùng hệ thống. 
      

• Sau khi kiểm tra các thông tin đã nhập, bạn đọc và tích chọn “Tôi đã đọc, đồng ý với Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân & Quy định sử dụng của Sapo”.
• Bạn chọn Kết nối để hoàn tất Kết nối hóa đơn điện tử với phần mềm Sapo Omni.

Bước 3: Thiết lập ký hiệu hóa đơn điện tử theo chi nhánh

• Bạn chọn biểu tượng >> (bên trái thông tin hóa đơn điện tử), hệ thống sẽ hiển thị tính năng Cài đặt ký hiệu hóa đơn theo chi nhánh liên kết.
• Bạn tích chọn ký hiệu hóa đơn theo mẫu hóa đơn đã khai báo trên phần mềm Sapo Invoice.
• Bạn chọn áp dụng ký hiệu hóa đơn theo chi nhánh liên kết theo nhu cầu quản lý.

Các thao tác khác:

• Thêm ký hiệu hóa đơn: Bạn có thể chọn thêm ký hiệu hóa đơn điện tử cho các chi nhánh khác nhau, tùy theo nhu cầu quản lý.
• Xóa ký hiệu hóa đơn: Bạn chọn biểu thùng rác bên phải để xóa ký hiệu hóa đơn đã thiết lập.

Sau khi kiểm tra các thông tin đã thiết lập, bạn nhấn Lưu để hoàn tất thiết lập hóa đơn điện tử cho từng chi nhánh.