Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo

Cập nhật thông tin khách hàng

Sau khi thêm mới khách hàng vào hệ thống, bạn có thể thay đổi thông tin hoặc xóa khách hàng khỏi hệ thống bằng cách sử dụng các tính năng Cập nhật, Sửa thông tin khách hàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.

Điều kiện tiên quyết:

Cách 1: Cập nhật thông tin một khách hàng

Để chỉnh sửa thông tin cá nhân của một khách hàng, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn khách hàng cần cập nhật thông tin

  • Từ thanh menu bên trái, truy cập Khách hàng > Danh sách khách hàng
  • Tìm kiếm khách hàng cần chỉnh sửa và nhấn chọn khách hàng đó.

Bước 2: Cập nhật thông tin khách hàng

1. Khối Thông tin cá nhân và Thông tin gợi ý khi bán hàng

Tại khối Thông tin cá nhân và Thông tin gợi ý khi bán hàng nhấn nút Cập nhật ở góc phải 2 khối để chuyển qua màn chi tiết khách hàng

Trong màn chi tiết khách hàng, bạn kiểm tra, thực hiện các điều chỉnh tương ứng tại các mục:
1.1. Mục Thông tin chung
  • Tên khách hàng: (Bắt buộc) Nhập tên khách hàng.
  • Mã khách hàng: (Không bắt buộc) Hệ thống tự sinh mã hoặc bạn có thể tự đặt để dễ quản lý.
  • Nhóm khách hàng: Chọn nhóm để phân loại khách hàng, phục vụ cho chương trình ưu đãi, bán hàng linh hoạt. Xem hướng dẫn tạo nhóm khách hàng.
  • Số điện thoại: (Không bắt buộc) Giúp quản lý khách hàng và tham gia các chương trình tích điểm.
  • Email: (Không bắt buộc) Lưu trữ email để hỗ trợ chăm sóc khách hàng.

1.2. Mục Thông tin bổ sung

  • Ngày sinh: Chọn ngày tháng năm sinh khách hàng.
  • Giới tính: Chọn giới tính Nam, Nữ, khác
  • Số fax: Nhập số fax (nếu có).
  • Mã số thuế: Nhập thông tin mã số thuế. (với khách hàng là các tổ chức, công ty)
  • Website: Nhập website của khách hàng.
  • Trạng thái khách hàng: Đang giao dịch hoặc Ngừng giao dịch

1.3. Mục Thông tin khác

  • Nhân viên phụ trách: Gán nhân viên phụ trách khách hàng. Mặc định là tài khoản đang thao tác.
    Lưu ý:
    • Khi phân quyền theo nhân viên, chỉ nhân viên phụ trách mới có quyền truy cập thông tin này.
  • Mô tả: Ghi chú thêm về khách hàng.
  • Tags: Thêm thẻ để dễ tìm kiếm và lọc danh sách khách hàng.
1.4. Mục Cài đặt nâng cao
Bạn chọn áp dụng ưu đãi theo một trong 2 tuỳ chọn: Sau khi điều chỉnh lại các thông tin, bạn nhấn Lưu để lưu lại các thay đổi

2. Cập nhật thông tin liên hệ

2.1. Thêm mới liên hệ
Nếu khách hàng là tổ chức hoặc công ty có nhiều đầu mối liên hệ, bạn có thể thêm liên hệ mới như sau:
  • Trên giao diện chi tiết khách hàng, chọn tab Liên hệ trên thanh menu dưới cuối màn hình
  • Nhấn vào nút Thêm mới liên hệ  ở góc trên bên phải.
  • Popup Thêm mới liên hệ, bạn nhập các thông tin:
    • Họ tên: Nhập họ tên người liên hệ.
    • Số điện thoại: Nhập số điện thoại của người liên hệ.
    • Email: Nhập địa chỉ email.
    • Số fax: Nhập số fax (nếu có).
    • Chức vụ: Nhập chức vụ của người liên hệ.
    • Bộ phận: Nhập bộ phận làm việc.
    • Ghi chú: Thêm ghi chú về liên hệ (nếu cần).
  • Nhấn Thêm  để lưu thông tin.

2.2 Quản lý liên hệ

  • Sau khi thêm, thông tin liên hệ sẽ hiển thị trong danh sách liên hệ.
  • Bạn có thể click vào từng liên hệ để sửa hoặc xóa nếu cần.

3. Cập nhật địa chỉ mới

3.1. Thêm địa chỉ

  • Chọn mục Địa chỉ trên thanh menu dưới cuối màn hình
  • Nhấn nút Thêm địa chỉ mới  ở góc trên bên phải.
  • Nhập các thông tin:
    • Họ tên: Nhập tên khách hàng hoặc người nhận.
    • Số điện thoại: Nhập số điện thoại liên hệ ở địa chỉ này.
    • Email: Nhập email của khách hàng/người nhận (nếu có).
    • Mã bưu điện: Nhập mã bưu điện (nếu có hoặc để trống).
    • Thông tin địa chỉ: Phần mềm hỗ trợ hai định dạng địa chỉ: 3 cấp (Tỉnh/Thành phố - Quận/Huyện - Phường/Xã) và 2 cấp (Tỉnh/Thành phố - Phường/Xã). Tại một thời điểm, bạn chỉ có thể lưu thông tin dưới một định dạng địa chỉ (hoặc 2 cấp, hoặc 3 cấp).

    • Để nhập địa chỉ 3 cấp (mặc định):

      • Giữ nguyên công tắc "Địa chỉ mới" ở trạng thái tắt.

      • Điền đầy đủ các trường: Tỉnh/Thành phố (*), Quận huyện (*), Phường xã (*), và Địa chỉ cụ thể (*).

    • Để nhập địa chỉ 2 cấp mới:

      • Tại mục địa chỉ, bạn bật công tắc "Địa chỉ mới" lên.

      • Các trường nhập liệu sẽ thay đổi, bạn điền thông tin vào: Tỉnh/Thành phố (*) và Phường xã (*), và Địa chỉ cụ thể (*)

  • Nhấn Thêm để lưu.

3.2. Quản lý địa chỉ

  • Sau khi thêm, địa chỉ sẽ được lưu trong danh sách địa chỉ.
  • Bạn có thể sửa hoặc xóa địa chỉ nếu cần.
  • Địa chỉ này sẽ được dùng làm địa chỉ giao hàng khi tạo đơn bán hàng.

4. Cập nhật ghi chú

4.1. Thêm ghi chú

  • Tại giao diện chi tiết khách hàng, chọn mục Ghi chú trên thanh menu.
  • Nhấn vào nút Thêm mới ghi chú ở góc trên bên phải.
  • Nhập nội dung ghi chú và nhấn Thêm   để lưu.

4.2. Quản lý ghi chú

  • Ghi chú sau khi thêm sẽ hiển thị trong danh sách ghi chú.
  • Bạn có thể sửa hoặc xóa ghi chú nếu cần.

Bước 3: Lưu và hoàn tất

  • Sau khi sửa xong, nhấn Lưu để cập nhật thông tin.
Lưu ý:
  • Khi thay đổi trường Mã khách hàng, mã mới không được chứa tiền tố CUZN để tránh trùng với mã mặc định của hệ thống.
  • Các thông tin có dấu * đỏ sau mỗi trường thông tin là bắt buộc.
  • Giao diện chi tiết khách hàng chỉ cho phép chỉnh sửa thông tin cá nhân hoặc cài đặt liên quan đến bán hàng. Các thông tin mua hàng và tích điểm không thể sửa đổi mà cần điều chỉnh ở mục Loyalty.

Cách 2. Cập nhật thông tin hàng loạt khách hàng trên Danh sách khách hàng

Lưu ý: Cách cập nhật nhanh cho nhiều khách hàng cùng lúc này chỉ sửa được 4 thông tin:
  • Nhân viên phụ trách
  • Hình thức thanh toán
  • Chiết khấu (%)
  • Giá mặc định
Nếu muốn cập nhật hàng loạt những thông tin khác của khách hàng, tham khảo cách cập nhật hàng loạt khách hàng bằng file Excel.
Khi cần cập nhật thông tin hàng loạt, bạn không thể chọn từng khách hàng rồi chỉnh sửa từng người vì mất thời gian. Thay vào đó, hãy chọn nhiều khách hàng và thao tác sửa cùng lúc:

Bước 1: Truy cập màn danh sách khách hàng

  • Từ thanh menu bên trái, truy cập Khách hàng > Danh sách khách hàng

Bước 2: Lọc khách hàng theo điều kiện

  • Tạo bộ lọc để chọn danh sách khách hàng cần chỉnh sửa
  • Trên trang Danh sách khách hàng, bấm nút Bộ lọc (bên phải thanh tìm kiếm) > chọn các tiêu chí lọc phù hợp > nhấn Lọc .

Bước 3: Chọn khách hàng

  • Bấm chọn khách hàng
  • Tích chọn ô vuông trước cột tên khách hàng để chọn nhiều khách hàng cùng lúc.
  • Bấm Chọn thao tác

Bước 4: Cập nhật khách hàng

Trong menu thả xuống, chọn 1 trong các thao tác sau để chỉnh sửa:
  • Cập nhật khách hàng: Mở giao diện pop-up để điều chỉnh các thông tin như nhân viên phụ trách, hình thức thanh toán, chiết khấu, giá mặc định. Nhấn Cập nhật để hoàn tất.
  • Ngừng giao dịch: Chuyển khách hàng sang trạng thái ngừng giao dịch.
  • Cập nhật trạng thái: Đưa khách hàng từ trạng thái ngừng giao dịch quay lại trạng thái giao dịch.

Bước 5: Lưu nội dung cập nhật

  • Sau khi sửa xong, nhấn Lưu để cập nhật thông tin.
Mẹo:
  • Bạn có thể chọn hiển thị 100 kết quả trên 1 trang danh sách (bằng cách nhấp chọn số lượng hiển thị ở góc phải dưới cùng giao diện danh sách khách hàng) để cập nhật tối đa 100 khách hàng cùng lúc.

Cách 3. Cập nhật thông tin hàng loạt khách hàng bằng cách nhập file Excel

  • Trong trường hợp cần cập nhật nhiều khách hàng, thay vì vào từng khách hàng, bạn có thể dùng tính năng nhập file Excel để cập nhật khách hàng.
Đóng