Hoàn trả đơn nhập hàng trên Sapo Omni

Bài viết này hướng dẫn cách hoàn trả đơn nhập hàng trên hệ thống Sapo trong trường hợp:

• Sai sót khi nhập hàng.
• Hàng không đạt chất lượng.
• Hàng không đủ số lượng theo yêu cầu.

Người dùng có thể hoàn trả hàng cho nhà cung cấp bằng nhiều cách khác nhau, tùy theo tình huống cụ thể.

Cách 1: Hoàn trả trực tiếp từ đơn nhập hàng

Thực hiện hoàn trả hàng ngay từ đơn nhập hàng, bạn thao tác như sau:

Bước 1: Chọn đơn nhập hàng cần hoàn trả

• Trên trang quản trị Sapo, chọn Sản phẩm > Nhập hàng > Mở đơn nhập hàng cần hoàn trả.

Bước 2: Chọn tính năng hoàn trả

• Nhấn Hoàn trả (góc phải màn hình).

Bước 3: Tạo hoàn trả cho đơn nhập

1. Cập nhật Thông tin sản phẩm trả

• Trên màn Tạo hoàn trả cho đơn nhập, mục Thông tin sản phẩm trả bạn tích chọn Trả toàn bộ sản phẩm
• Hoặc nhập số lượng sản phẩm cần trả tại cột Số lượng với dòng sản phẩm tương ứng.
• Trường hợp sản phẩm có quản lý theo lô:
• Bạn không thể nhập thông tin ở ô Số lượng mà cần bấm Chọn lô trả ở góc trái, dưới tên sản phẩm để nhập số lượng trả theo từng lô.
• Trên cửa sổ Chọn lô trả hàng sản phẩm, bạn nhập số lượng trả tương ứng với từng sản phẩm theo lô.
• Nhấn Áp dụng để hoàn tất

2. Cập nhật Giá trị hàng trả

• Mục Thông tin sản phẩm trả bạn di chuyển xuống phần thông tin số lượng, giá trị hàng trả để cập nhật lại các thông tin: Chi phí, VAT, Tổng giá trị hàng trả (nếu có)

Cách 2: Tạo đơn hoàn trả nhanh theo nhà cung cấp

Nếu muốn tạo đơn hoàn trả riêng mà không cần truy cập từng đơn nhập hàng, thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập Quản lý trả hàng NCC

• Trên trang quản trị Sapo, chọn Nhập hàng > Quản lý trả hàng NCC (góc trái màn hình).
• Nhấn Tạo đơn trả nhanh (góc phải màn hình).

Bước 2: Tìm nhà cung cấp cần trả hàng

• Tìm và chọn tên nhà cung cấp cần trả hàng.
• Nhập lý do trả hàng (nếu có).

Bước 3: Chọn sản phẩm cần hoàn trả

• Nhấn vào ô tìm kiếm để nhập tên sản phẩm.
• Hoặc nhấn Chọn nhanh để lọc và chọn nhiều sản phẩm cùng lúc.

Bước 4: Thêm phương thức thanh toán

• Chọn phương thức thanh toán để nhận lại tiền từ nhà cung cấp (nếu có).

Bước 5: Hoàn tất đơn hoàn trả

• Nhấn Tạo đơn hoàn trả (góc phải màn hình)
• Nhấn Xác nhận thanh toán, trên cửa sổ Xác nhận thanh toán cho đơn hoàn trả chọn Phương thức thanh toán, nhập Số tiền thanh toán > ấn Áp dụng để hoàn tất đơn hoàn trả.

Cách 3: Hoàn trả từ danh sách đơn nhập hàng

Nếu muốn chọn một đơn nhập hàng cụ thể từ danh sách để hoàn trả, thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập Nhập hàng > Quản lý trả hàng NCC (góc trái màn hình).
• Bước 2: Nhấn Chọn đơn nhập để trả (góc phải màn hình).
• Bước 3: Tìm đơn nhập cần hoàn trả.
• Bước 4: Thực hiện hoàn trả theo các bước như Cách 1.

🧾 HƯỚNG DẪN HOÀN TRẢ ĐƠN NHẬP HÀNG (HOÀN TRẢ NHÀ CUNG CẤP)

🔹 1. Điều kiện thực hiện

Người dùng chỉ có thể thực hiện hoàn trả hàng hoặc hoàn tiền khi thỏa mãn các điều kiện sau:

Ngoài ra:

• Đơn nhập hàng phải có phiếu nhập kho hoặc thanh toán.
• Nếu nhà cung cấp hoặc sản phẩm đã bị xóa, đơn hoàn trả sẽ không thể tạo hoặc bị lỗi khi lưu.
• Tài khoản nhân viên cần được phân quyền Nhập hàng để thực hiện thao tác này.
• Tính năng hoàn trả chỉ khả dụng trên trình duyệt web, chưa hỗ trợ trên app mobile.

🔹 2. Cơ chế ghi nhận trong hệ thống

✅ Khi hoàn trả hàng hóa (Line item):

• Mỗi sản phẩm được hoàn sẽ ghi nhận các thông tin: Tên sản phẩm, Mã sản phẩm (SKU), Số lượng, Đơn giá.
• Số lượng hoàn luôn phải ≤ số lượng đã nhập kho trong các phiếu nhập (purchase_receives).
• Nếu đơn nhập chưa có phiếu nhập kho (receives = 0), việc POST refund dù có truyền line_item cũng sẽ không được ghi nhận.
• Khi hoàn hàng, hệ thống sẽ tự động giảm tồn kho thực tế (onhand) của sản phẩm tương ứng.

✅ Khi hoàn tiền (Transaction):

• Hoàn tiền được ghi nhận khi NCC trả lại một phần hoặc toàn bộ số tiền đã thanh toán.
• Các thông tin transaction bao gồm:
• Phương thức thanh toán
• Số tiền hoàn lại
• Ngày hoàn lại
• Số tiền hoàn luôn phải ≤ số tiền đã thanh toán cho NCC trên đơn nhập.
• Khi hoàn tiền, hệ thống tự động sinh phiếu thu, giúp giảm công nợ phải trả cho NCC.

🔹 3. Các cách hoàn trả trên phần mềm Sapo

Cách 1: Hoàn trả trực tiếp từ đơn nhập hàng

Bước 1: Mở đơn nhập hàng cần hoàn trả
→ Truy cập Sản phẩm > Nhập hàng → chọn mã đơn nhập cần hoàn.

Bước 2: Chọn tính năng Hoàn trả
→ Nhấn nút “Hoàn trả” (góc phải màn hình).

Bước 3: Cập nhật thông tin hoàn trả
Trong màn hình Tạo hoàn trả cho đơn nhập, thực hiện:

1. Cập nhật sản phẩm trả

• Tích chọn Trả toàn bộ sản phẩm, hoặc nhập số lượng cần trả tại cột Số lượng.
• Nếu sản phẩm có quản lý theo lô/HSD hoặc serial, chọn Chọn lô trả → nhập số lượng hoàn cho từng lô → Áp dụng.

2. Kiểm tra và cập nhật giá trị hoàn trả

• Các trường Chi phí, VAT, Tổng giá trị hàng trả được hiển thị nếu phiếu nhập hàng trước đó có thông tin chi phí/thuế.

3. Nhập thông tin hoàn tiền (nếu có)

• Mục Nhận tiền hoàn lại từ nhà cung cấp, nhập số tiền và chọn Phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử…).
• Nếu chưa có phương thức thanh toán mong muốn → tạo mới theo hướng dẫn tại phần Cấu hình phương thức thanh toán.

4. Nhập lý do hoàn trả (ví dụ: “Hàng lỗi bao bì”, “Không đúng số lượng”, “Không đạt chất lượng”...).

Bước 4: Nhấn Hoàn trả để hoàn tất.
→ Hệ thống tạo phiếu hoàn trả NCC tương ứng.
→ Vào chi tiết đơn nhập hàng, phần Thông tin hoàn trả để xem lại lịch sử.

Cách 2: Tạo đơn hoàn trả nhanh theo nhà cung cấp

Bước 1: Truy cập Sản phẩm > Nhập hàng > Quản lý trả hàng NCC.

Bước 2: Nhấn Tạo đơn trả nhanh.

Bước 3: Chọn nhà cung cấp cần hoàn trả
→ Nhập lý do hoàn hàng (nếu có).

Bước 4: Thêm sản phẩm cần trả

• Nhập tên/mã sản phẩm hoặc chọn nhanh nhiều sản phẩm cùng lúc.
• Kiểm tra đơn giá, thuế, chiết khấu (nếu có).

Bước 5: Chọn phương thức thanh toán nhận lại tiền (nếu NCC hoàn tiền).
→ Sau đó nhấn Tạo đơn hoàn trả để hoàn tất.

Cách 3: Hoàn trả từ danh sách đơn nhập hàng

Bước 1: Vào Sản phẩm > Nhập hàng > Quản lý trả hàng NCC.

Bước 2: Nhấn Chọn đơn nhập để trả.

Bước 3: Tìm và chọn đơn nhập hàng cần hoàn trả.

Bước 4: Thực hiện các bước tương tự như Cách 1 để hoàn tất quá trình.

🔹 4. Kiểm tra và quản lý đơn hoàn trả

Sau khi hoàn trả:

• Truy cập Sản phẩm > Nhập hàng > Quản lý trả hàng NCC.
• Xem danh sách các phiếu hoàn trả (PRN...) và trạng thái tương ứng:
• Hoàn thành – Đơn hoàn trả đã được xử lý.
• Đang giao dịch – Đơn đang trong quá trình hoàn.

Người dùng có thể lọc theo ngày, trạng thái, nhà cung cấp, giá trị đơn để theo dõi và xuất file báo cáo chi tiết.

🔹 5. Lưu ý quan trọng

• Với sản phẩm có Serial/Lô/HSD, khi sao chép hoặc hoàn trả phải chọn lại mã serial/lô mới, vì serial cũ đã nằm trong kho hoặc hết hạn.
• Nếu nhà cung cấp đã bị xóa, hệ thống không cho phép lưu đơn hoàn trả.
• Các thông tin line item bị xóa hoặc ngừng kinh doanh cũng sẽ không thể hoàn trả.
• Khi hoàn tiền, hãy đảm bảo phương thức thanh toán trùng với hình thức NCC hoàn lại tiền thực tế để khớp công nợ.

Phụ lục: Nội dung kỹ thuật/đặc tả

• Hoàn trả NCC

Điều kiện :

• Đơn nhập hàng đã có thanh toán hoặc nhập kho
• Được hoàn trả hàng khi số lượng nhập kho - số lượng đã hoàn trả >0
• Được hoàn trả tiền khi số tiền đã thanh toán với NCC - số tiền đã nhận hoàn lại >0
• Khi tạo một refund dưới API có thể truyền thông tin một trong hai tham số về line_item hoặc transaction, hoặc cả hai :
• Line_item : Tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng , đơn giá
• Số lượng sản phẩm trả luôn nhỏ hơn hoặc bằng số lượng hàng nhập kho trên các purchase_receives
• Trong trường hợp đơn nhập chưa có phiếu nhập kho ( số lượng receives = 0) thì POST một refund kể cả có truyền thông tin line_item cũng sẽ không ghi nhận
• Khi Line_item được hoàn lại, sẽ giảm số lượng onhand của sản phẩm
• Transaction : Thông tin tiền được hoàn lại từ nhà cung cấp
• Số tiền hoàn luôn nhỏ hơn hoặc tối đa = số tiền nhà bán hàng đã thanh toán cho nhà cung cấp trên đơn nhập hàng
• Các thông tin của transaction bao gồm : Phương thức thanh toán, số tiền thanh toán, ngày thanh toán
• Khi một refund có transaction được tạo ra, dưới hệ thống sẽ tạo ra một phiếu thu tự động, sẽ làm tăng công nợ phải trả nhà cung cấp theo giá trị ghi nhận trên phiếu thu

Bước 1: Truy cập màn hình Nhập hàng

1. Trên thanh menu dưới cùng của ứng dụng, bạn chọn biểu tượng Sản phẩm.
2. Tại màn hình Sản phẩm, bạn nhấn chọn mục Nhập hàng.

Bước 2: Chọn đơn nhập hàng cần hoàn trả

Tại màn hình danh sách các đơn nhập hàng, bạn tìm và chọn đơn nhập hàng cần hoàn trả để vào màn hình chi tiết.

Bước 3: Thao tác hoàn trả theo trạng thái thanh toán

Bạn thực hiện theo 1 trong 2 trường hợp sau tùy thuộc vào trạng thái thanh toán của đơn hàng:

Trường hợp 1: Đơn nhập hàng chưa trả tiền nhà cung cấp

• Tại màn hình chi tiết đơn nhập chưa thanh toán, bạn nhấn vào biểu tượng ba chấm (...) ở góc phải bên dưới màn hình.
• Một menu tùy chọn hiện lên, bạn nhấp chọn Hoàn trả nhà cung cấp.
• Hệ thống chuyển sang giao diện Hoàn trả NCC. Tại đây, bạn chọn sản phẩm cần hoàn trả (có thể tích chọn ô Tất cả sản phẩm) và điều chỉnh số lượng hoàn trả phù hợp.
• Tại giao diện này, bạn không thể chọn phương thức thanh toán do đơn hàng ban đầu chưa thanh toán cho nhà cung cấp.

Trường hợp 2: Đơn nhập hàng đã thanh toán nhà cung cấp

• Tại màn hình chi tiết đơn nhập đã thanh toán toàn bộ, bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên quay lại (Hoàn trả) ở góc trên cùng bên phải màn hình.
• Tại màn hình Hoàn trả NCC, bạn tiến hành chọn sản phẩm cần hoàn trả hoặc tích chọn ô Tất cả sản phẩm.
• Tại mục Nhận tiền hoàn từ nhà cung cấp, bạn nhấp chọn các phương thức hoàn tiền theo nhu cầu thực tế.

Bước 4: Hoàn tất đơn hoàn trả

Sau khi kiểm tra kỹ các thông tin về sản phẩm, số lượng và số tiền, bạn nhấn nút Hoàn trả ở dưới cùng màn hình để hoàn tất quy trình.