Thiết lập cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn trên Sapo Omni

Để giúp bạn tuân thủ quy định về thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2022/NĐ-CP, Sapo Invoice mang đến tính năng tự động tạo và phát hành hóa đơn. Tính năng này giúp hóa đơn điện tử được phát hành ngay khi đơn hàng trên Sapo Omni thỏa mãn điều kiện, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán.

Bước 1: Truy cập Cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn qua Sapo Invoice

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị Sapo Omni, bạn chọn mục Cấu hình.
• Tại mục Thiết lập bán hàng, bạn nhấn chọn nút Hóa đơn điện tử, hệ thống hiển thị màn hình Cấu hình Hóa đơn điện tử.
• Tại mục Tự động tạo và phát hành hóa đơn qua Sapo Invoice, bạn nhấn nút Thêm cấu hình.

Bước 2: Thiết lập Cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn

Tại màn hình Thêm cấu hình tạo và phát hành hóa đơn tự động, bạn thiết lập các thông tin sau:

1. Cài đặt thông tin hóa đơn

Bạn thực hiện thiết lập các thông tin cơ bản sẽ hiển thị trên hóa đơn được phát hành tự động.

• Mã số thuế: Nhấn chọn MST của cửa hàng đã kết nối trong danh sách thả xuống hoặc thêm mới nếu chưa có. Xem chi tiết tại đây.
• Thông tin hóa đơn và chữ ký số: 
  • Ký hiệu: Chọn từ danh sách mẫu hóa đơn đã tạo.
  • Chi nhánh: Chọn một hoặc nhiều chi nhánh từ danh sách chi nhánh đang hoạt động trên phần mềm Sapo Omni.
  • Chữ ký số: Chọn chữ ký số đang kết nối theo mã số thuế trên Sapo Invoice phù hợp.

Ngoài ra, bạn có thể thêm nhiều thông tin hóa đơn bằng cách nhấn nút Thêm thông tin (Góc trên bên phải mục Cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn).

2. Cài đặt điều kiện cho đơn hàng

Thiết lập điều kiện để hệ thống tự động xuất hóa đơn. Hóa đơn chỉ được tạo khi đáp ứng tất cả điều kiện:

• Nguồn đơn: Chọn một hoặc nhiều nguồn kênh bán hàng (Shopee, POS, Website…).
• Trạng thái đơn hàng: Chọn một hoặc nhiều trạng thái đơn hàng (Đặt hàng, Đang giao dịch, Hoàn thành).
• Trạng thái thanh toán: Chọn một hoặc nhiều trạng thái thanh toán (Thanh toán một phần, Thanh toán toàn bộ).
• Trạng thái giao hàng: Mặc định tích chọn giá trị Đã giao hàng khi chọn điều kiện trạng thái giao hàng.

Ngoài ra, bạn có thể thêm nhiều điều kiện bằng cách nhấn nút Thêm điều kiện (Góc trên bên phải mục Cài đặt điều kiện cho đơn hàng).

3. Cài đặt nhận thông báo kết quả

Thiết lập cài đặt để nhận thông báo kết quả phát hành hóa đơn tự động:

• Tích chọn dòng Nhận thông báo kết quả tạo và phát hành hóa đơn tự động.
• Khung giờ: Chọn tối đa 5 khung giờ trong danh sách có sẵn.
• Email nhận thông báo: Nhập email nhận kết quả tạo và phát hành hóa đơn tự động.

Hệ thống sẽ gửi báo cáo kết quả tạo hóa đơn theo thời gian đã cấu hình.

Bước 6: Hoàn tất thiết lập

• Sau khi kiểm tra lại toàn bộ thông tin, nhấn Lưu để hoàn tất.
• Từ thời điểm này, hệ thống sẽ tự động theo dõi các đơn hàng mới. Khi một đơn hàng thỏa mãn tất cả các điều kiện bạn đã thiết lập, Sapo Invoice sẽ tự động tạo và phát hành hóa đơn điện tử tương ứng mà không cần bạn can thiệp thủ công.