Thiết lập cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn trên Sapo Omni

Để giúp bạn tuân thủ quy định về thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Sapo Invoice mang đến tính năng tự động tạo và phát hành hóa đơn. Tính năng này giúp hóa đơn điện tử được phát hành ngay khi đơn hàng trên Sapo Omni thỏa mãn điều kiện, đồng thời cũng giúp phát hành hóa đơn điều chỉnh khi có đơn trả hàng đủ điều kiện, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán.

Bước 1: Truy cập Cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn qua Sapo Invoice

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị Sapo Omni, bạn chọn mục Cấu hình.
• Tại khu vực Thiết lập bán hàng, bạn nhấn chọn nút cấu hình Hóa đơn điện tử, hệ thống hiển thị màn hình Cấu hình Hóa đơn điện tử.
• Trên màn hình cấu hình, bạn lướt xuống mục Tự động tạo và phát hành hóa đơn qua Sapo Invoice, bạn nhấn nút Thêm cấu hình để thiết lập cấu hình tự động cho mã số thuế/ tài khoản Sapo Invoice mới kết nối với phần mềm bán hàng, hoặc nhấn chọn cấu hình đã thiết lập sẵn để điều chỉnh.

Bước 2: Thiết lập Cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn

Tại màn hình Thêm cấu hình tạo và phát hành hóa đơn tự động, bạn thiết lập các thông tin sau:

1. Cài đặt thông tin hóa đơn

Bạn thực hiện thiết lập các thông tin cơ bản sẽ hiển thị trên hóa đơn được phát hành tự động.

• Mã số thuế: Nhấn chọn MST của cửa hàng đã kết nối trong danh sách thả xuống hoặc thêm mới nếu chưa có. Xem chi tiết tại đây.
• Thông tin hóa đơn và chữ ký số:
  • Ký hiệu: Chọn từ danh sách mẫu hóa đơn đã tạo.
  • Chi nhánh: Chọn một hoặc nhiều chi nhánh từ danh sách chi nhánh đang hoạt động trên phần mềm Sapo Omni.
  • Chữ ký số: Chọn chữ ký số đang kết nối theo mã số thuế trên Sapo Invoice phù hợp. Ngoài ra, khi chọn ký hiệu mẫu hóa đơn từ máy tính tiền, bạn có thêm tùy chọn chữ ký số là Không ký số khi phát hành.

Ngoài ra, bạn có thể thêm nhiều thông tin hóa đơn bằng cách nhấn nút Thêm thông tin (Góc trên bên phải mục Cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn).

2. Cài đặt tự động tạo và phát hành hóa đơn mới

Thiết lập "Ngày đặt hàng từ" để giới hạn các đơn hàng được tự động xuất hóa đơn phát sinh từ ngày được chọn.

• Hệ thống chỉ áp dụng cho các đơn hàng có ngày đặt hàng trên đơn hàng ≥ ngày đặt hàng được cấu hình, và đồng thời thỏa mãn các điều kiện thiết lập.
• Ví dụ: Bạn thiết lập Ngày đặt hàng từ: 13/04/2026
  • Đơn hàng có ngày đặt hàng: 12/04/2026 → đơn hàng phát sinh trước ngày thiết lập sẽ không tự động xuất hóa đơn.
  • Đơn hàng có ngày đặt hàng: 13/04/2026 trở đi → nếu thỏa mãn các điều kiện thiết lập sẽ tự động xuất hóa đơn.

Thiết lập điều kiện để hệ thống tự động xuất hóa đơn. Hóa đơn chỉ được tạo khi đáp ứng tất cả điều kiện:

• Nguồn đơn: Chọn một hoặc nhiều nguồn kênh bán hàng (Shopee, POS, Website…).
• Trạng thái đơn hàng: Chọn một hoặc nhiều trạng thái đơn hàng (Đặt hàng, Đang giao dịch, Hoàn thành).
• Trạng thái thanh toán: Chọn một hoặc nhiều trạng thái thanh toán (Thanh toán một phần, Thanh toán toàn bộ).
• Trạng thái giao hàng: Mặc định tích chọn giá trị Đã giao hàng khi chọn điều kiện trạng thái giao hàng.

Ngoài ra, bạn có thể thêm nhiều điều kiện bằng cách nhấn nút Thêm điều kiện (Góc trên bên phải mục Cài đặt điều kiện cho đơn hàng).

3. Cài đặt tự động tạo và phát hành hóa đơn điều chỉnh

Tại mục Cài đặt tự động tạo và phát hành hóa đơn điều chỉnh, bạn bật trạng thái cấu hình để bắt đầu thiết lập. Khi đơn hàng đã xuất hóa đơn phát sinh hủy hàng, trả hàng toàn bộ hoặc khách trả lại một phần hàng, Sapo Invoice có thể tự động tạo và phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm tương ứng (đối với đơn hoàn trả một phần, hệ thống điều chỉnh giảm cho đúng phần hàng khách trả, bạn không cần lập thủ công cho từng lần trả).

Hóa đơn điều chỉnh chỉ được tạo khi đáp ứng tất cả các điều kiện thiết lập dưới đây:

3.1. Điều kiện

• Nguồn đơn:
  • Chọn các giá trị kênh bán hàng tương ứng với điều kiện sẽ áp dụng tự động xuất hóa đơn điều chỉnh.
  • Tích chọn ô vuông bên trái kênh để chọn 1 hoặc nhiều kênh hoặc tích Chọn tất cả kênh bán hàng hiển thị.
• Trạng thái đơn hàng:
  • Chọn giá trị tương ứng với điều kiện trạng thái của đơn hàng, bao gồm:
    • Đã hủy
    • Trả hàng toàn bộ (tức đơn trả hàng mà cửa hàng đã xác nhận nhận hàng toàn bộ sản phẩm trong đơn)
    • Đã hoàn trả toàn bộ và 1 phần (áp dụng cho cả trường hợp khách trả hàng toàn bộ hoặc trả lại một phần hàng của đơn đã xuất hóa đơn)
  • Tích chọn ô vuông bên trái trạng thái để chọn 1 hoặc nhiều giá trị hoặc tích Chọn tất cả để chọn tất cả giá trị hiển thị.

3.2. Ngày tạo đơn trả hàng từ

• Nếu bạn chọn trạng thái đơn hàng là Trả hàng toàn bộ hoặc Đã hoàn trả toàn bộ và 1 phần, hệ thống sẽ hiển thị thêm trường thông tin Ngày tạo đơn trả hàng từ để giới hạn các đơn trả hàng được tự động xuất hóa đơn điều chỉnh phát sinh từ ngày được chọn.
• Hệ thống tự điền ngày hiện tại khi tạo mới. Chỉ những đơn trả hàng có ngày tạo đơn trả hàng lớn hơn hoặc bằng (≥) ngày được cấu hình mới được xuất tự động.
• Ví dụ: Cấu hình “15/10/2026” → đơn trả tạo ngày 14/10/2026 sẽ không tự động xuất hóa đơn; đơn trả tạo từ ngày 15/10/2026 trở đi (nếu thỏa điều kiện) sẽ được hệ thống xử lý và xuất tự động.

3.3. Lý do điều chỉnh

• Thiết lập Lý do điều chỉnh để hệ thống ghi nhận lý do trên hóa đơn điều chỉnh tự động tạo và phát hành.
• Nhập lý do điều chỉnh (tối đa 255 ký tự), ví dụ: “Khách trả hàng toàn bộ” hoặc “Khách trả lại một phần hàng”.

3.4. Tự động điều chỉnh phí giao hàng (tùy chọn)

Nếu hóa đơn của bạn có dòng phí giao hàng và bạn muốn hệ thống điều chỉnh luôn phí này khi khách trả hết hàng:

• Tại Thiết lập hiển thị phí giao hàng, chọn Hiển thị 1 dòng phí giao hàng.
• Tích chọn Tự động điều chỉnh phí giao hàng.

Với đơn hoàn trả một phần, dòng phí giao hàng chỉ được điều chỉnh ở lần trả cuối cùng, tức lần trả làm toàn bộ hàng của đơn đã được trả hết. Các lần trả trước đó không điều chỉnh phí giao hàng. Nếu bạn chọn Không hiển thị phí giao hàng hoặc không tích Tự động điều chỉnh phí giao hàng, phí giao hàng không được điều chỉnh.

4. Cài đặt nhận thông báo kết quả

Thiết lập cài đặt để nhận thông báo kết quả phát hành hóa đơn tự động:

• Tích chọn dòng Nhận thông báo kết quả tạo và phát hành hóa đơn tự động.
• Khung giờ: Chọn tối đa 5 khung giờ trong danh sách có sẵn.
• Email nhận thông báo: Nhập email nhận kết quả tạo và phát hành hóa đơn tự động.

Hệ thống sẽ gửi báo cáo kết quả tạo hóa đơn theo thời gian đã cấu hình.

Bước 3: Hoàn tất thiết lập

• Sau khi kiểm tra lại toàn bộ thông tin, nhấn Lưu để hoàn tất.
• Từ thời điểm này, hệ thống sẽ tự động theo dõi các đơn hàng mới. Khi một đơn hàng thỏa mãn tất cả các điều kiện bạn đã thiết lập, Sapo Invoice sẽ tự động tạo và phát hành hóa đơn điện tử tương ứng mà không cần bạn can thiệp thủ công.