Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Tạo phiếu yêu cầu bảo hành cho sản phẩm hết bảo hành hoặc không kinh doanh

Tính năng Quản lý phiếu yêu cầu bảo hành trên Sapo giúp cửa hàng theo dõi và xử lý bảo hành, sửa chữa sản phẩm. Tính năng này áp dụng cho:

  • Hết thời gian bảo hành.
  • Không thuộc danh mục sản phẩm được bán bởi cửa hàng.

Điều này giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo hành hiệu quả hơn, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.

Điều kiện tiên quyết:
  • Phải thêm mới thông tin khách hàng trước khi tạo phiếu yêu cầu.
  • Tài khoản cần được phân quyền Chính sách bảo hành và cấu hình, Phiếu bảo hành, và Phiếu yêu cầu bảo hành. Xem thêm hướng dẫn phân quyền nhân viên

1. Thêm thông tin khách hàng

2. Tạo phiếu yêu cầu bảo hành

  1. Bước 1: Tại menu bên trái màn hình quản trị, chọn Bảo hành > chọn Yêu cầu bảo hành.

  2. Bước 2: Tại góc trên bên phải màn hình, chọn Tạo phiếu yêu cầu bảo hành

  3. Bước 3: Hệ thống tự chuyển đến màn hình Tạo phiếu yêu cầu bảo hành

3. Thêm thông tin vào phiếu yêu cầu bảo hành

Bước 1: Tại khối Thông tin khách hàng, nhập tên khách hàng đã tạo vào ô tìm kiếm (hoặc có thể click chọn trong danh sách sổ xuống)

Bước 2: Tại khối Thông tin sản phẩm, thêm thông tin sản phẩm cần sửa chữa:

  • Chọn sản phẩm: có thể thao tác bằng 1 trong 3 cách sau:
Trường thông tin Mô tả
Tìm kiếm và chọn sản phẩm Nhấp vào ô tìm kiếm để nhập tên sản phẩm cần chọn.
Quét mã sản phẩm Bấm nút có hình máy quét (F10), chọn Scan mã barcode hoặc Scan serial để thêm nhanh sản phẩm.
Chọn sản phẩm từ phiếu bảo hành có sẵn

Bấm nút Chọn sản phẩm từ phiếu bảo hành

Màn hình xuất hiện pop up Chọn sản phẩm từ phiếu bảo hành

Nhập mã phiếu bảo hành vào ô tìm kiếm hoặc tick chọn vào ô vuông trước mã phiếu bảo hành cần chọn trong danh sách trên màn hình

Bấm Xác nhận để hoàn tất thao tác
  • Số lượng sản phẩm bảo hành: Nhập số lượng sản phẩm cần bảo hành vào ô tương ứng
  • Ngày hẹn trả: Chọn ngày dự kiến trả sản phẩm cho khách hàng từ lịch hiển thị.
  • Phí dịch vụ (nếu có): Nếu có chi phí dịch vụ phát sinh, bấm nút (+) Thêm dịch vụ khác > Nhập:
    • Tên dịch vụ: Mô tả ngắn gọn (Ví dụ: Sửa lỗi màn hình, thay pin,...).
    • Chi phí dịch vụ: Nhập số tiền tương ứng.

Bước 3: Tại khối Thông tin phiếu yêu cầu, tùy chỉnh các thông tin cần thiết, bao gồm:

Trường thông tin Mô tả thao tác
Chọn Chi nhánh Chọn chi nhánh phụ trách xử lý bảo hành từ danh sách thả xuống.
Chọn Nhân viên phụ trách Chọn nhân viên chịu trách nhiệm bảo hành/sửa chữa sản phẩm.
Nhập Ghi chú (nếu có) Ghi chú thêm các thông tin quan trọng liên quan đến yêu cầu bảo hành (Ví dụ: Tình trạng sản phẩm, thông báo cho khách hàng,...).
Nhập Tag (nếu có) Thêm từ khóa hoặc tag để dễ dàng quản lý và tìm kiếm phiếu bảo hành sau này.

Bước 4: Nhấn Tạo phiếu yêu cầu bảo hành (F1) ở góc trên bên phải màn hình để hoàn tất.

Bước 5: Hệ thống hiển thị pop up thông báo Thêm mới phiếu yêu cầu bảo hành thành công.

4. Cập nhật phiếu yêu cầu bảo hành

Sau khi tạo Phiếu yêu cầu bảo hành, hệ thống chuyển đến màn hình chi tiết yêu cầu bảo hành

  • Trong trường hợp phiếu yêu cầu bảo hành có phí dịch vụ, tại mục Xác nhận thanh toán

  1. Bước 1: Bấm Xác nhận thanh toán nếu khách hàng đã thanh toán phí dịch vụ

  2. Bước 2: Màn hình xuất hiện hộp thoại Thanh toán cho phiếu yêu cầu bảo hành > chọn Phương thức thanh toán từ danh sách sổ xuống, điền Số tiền thanh toán, điền Tham chiếu (nếu cần) (Ví dụ: mã giao dịch ngân hàng, số biên lai,...)

  3. Bước 3: Bấm Áp dụng để hoàn tất thao tác

  4. Bước 4: Màn hình xuất hiện hộp thoại thông báo Thanh toán thành công

Bạn có thể bỏ qua bước này nếu khách hàng chưa sẵn sàng thanh toán.

  • Để cập nhật trạng thái hoặc bổ sung chi phí dịch vụ

  1. Bước 1: Chọn Xử lý yêu cầu ở góc trên hoặc góc dưới bên phải màn hình

  2. Bước 2: Hệ thống chuyển sang màn hình Sửa phiếu yêu cầu bảo hành

  3. Bước 3: Sửa đổi các thông tin cần thiết tại giao diện Sửa phiếu yêu cầu bảo hành: Số lượng, Hẹn trả khách, Trạng thái, Phí dịch vụ, Nhân viên phụ trách, Ghi chú, Tag

  4. Bước 4: Nhấn Lưu (F1) ở góc trên hoặc dưới bên phải màn hình để hoàn tất cập nhật > Hệ thống hiển thị pop up thông báo Sửa bảo hành thành công

Trong trường hợp không muốn điều chỉnh thông tin tại màn hình Sửa phiếu yêu cầu bảo hành > Bấm Hủy (kế bên nút Lưu)

Đóng