Việc đồng bộ đơn hàng giữa Shopee và Sapo cho phép nhà bán hàng quản lý tập trung toàn bộ thông tin đơn hàng từ các gian hàng Shopee trên phần mềm Sapo. Bài viết này sẽ giải thích cách theo dõi thông tin đơn hàng đồng bộ và ý nghĩa các trạng thái đơn hàng giữa Shopee và Sapo.
Điều kiện
- Chỉ tài khoản chủ cửa hàng mới có thể kết nối lần đầu.
- Tài khoản thao tác phải được phân quyền tại:
- Cấu hình > Kênh bán hàng > Sàn Thương mại điện tử
- Sàn TMĐT > Cấu hình
1. Xem thông tin đồng bộ đơn hàng từ Shopee
Bước 1: Truy cập thông tin đơn hàng
- Đăng nhập vào trang quản trị Sapo.
- Truy cập vào Kênh Sàn TMĐT > Đơn hàng.
- Chọn Sàn Shopee và lựa chọn gian hàng cần xem thông tin đơn hàng.
Bước 2: Xem chi tiết thông tin đơn hàng
- Màn hình hiển thị danh sách các đơn hàng từ Shopee, bao gồm thông tin từ tất cả các gian hàng đã liên kết.
- Các trạng thái đơn hàng trên Shopee được hiển thị rõ ràng, bao gồm:
| Trạng thái trên Shopee | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chờ xác nhận | Đơn hàng mới chờ Shopee duyệt. |
| Chờ lấy hàng (Chưa xử lý) | Đơn hàng đã được Shopee duyệt, chờ người bán xác nhận và chuẩn bị hàng. |
| Chờ lấy hàng (Đã xử lý) | Người bán đã chuẩn bị hàng xong, đẩy đơn cho đơn vị vận chuyển, có thể in mã vận đơn. |
| Đang giao | Đơn hàng đang được đơn vị vận chuyển giao đến người mua. |
| Đã giao | Đơn hàng đã giao thành công và được người mua xác nhận (hoặc tự động cập nhật sau khi người mua xác nhận đã nhận hàng). |
| Đã hủy | Đơn hàng bị hủy. |
| Đang hủy (Chờ phản hồi) | Người mua yêu cầu hủy đơn, chờ người bán xác nhận (nếu quá 0h00 cùng ngày mà chưa phản hồi, đơn sẽ hủy). |
| Hoàn thành | Đơn hàng đã hoàn tất (không phát sinh trả hàng hoặc người mua xác nhận nhận hàng). |
| Trả hàng | Người mua yêu cầu trả hàng. |
| Chờ người mua trả hàng | Người mua yêu cầu trả hàng và Shopee đã xử lý, chờ người mua gửi lại hàng. |
2. Các trạng thái đơn hàng đồng bộ giữa Shopee và Sapo
Trạng thái đơn hàng trên Shopee được tự động đồng bộ về Sapo với các quy ước sau:
| Shopee | Sapo |
|---|---|
| Chờ xác nhận | Đang giao dịch - Duyệt |
| Chờ lấy hàng (Chưa xử lý) | Đang giao dịch - Đóng gói |
| Chờ lấy hàng (Đã xử lý) | Đang giao dịch - Xuất kho |
| Đang giao | Đang giao dịch - Xuất kho |
| Đã giao | Hoàn thành |
| Đơn hủy | Đã hủy |
| Yêu cầu hoàn trả | Đang giao dịch - Xuất kho |
| Hoàn thành | Hoàn thành |
| Yêu cầu hủy đơn (chờ phản hồi) | Đang giao dịch - Xuất kho |
3. Cập nhật và đồng bộ đơn hàng
3.1 Cập nhật đơn hàng
- Sau khi kết nối gian hàng Shopee với Sapo, hệ thống sẽ tự động lấy danh sách đơn hàng mới phát sinh từ thời điểm kết nối.
- Bạn có thể chọn thời gian cập nhật (hôm nay, hôm qua, tuần này, tuần trước...) và gian hàng để cập nhật đơn hàng.
3.2 Đồng bộ đơn hàng
Tính năng này giúp đồng bộ trạng thái đơn hàng từ Shopee về Sapo.
Cách thực hiện:
- Đồng bộ từng đơn hàng thông qua biểu tượng đồng bộ.
- Đồng bộ nhiều đơn hàng cùng lúc bằng cách tick chọn nhiều đơn hàng > Chọn thao tác > Đồng bộ lại.
Trong quá trình đồng bộ, hệ thống hiển thị tiến trình xử lý để bạn theo dõi.
4. Xác nhận và in đơn hàng
4.1 Xác nhận đơn hàng
Xác nhận đơn hàng theo 2 cách:
- Xác nhận từng đơn: Nhấp vào đơn hàng cần xử lý và chọn "Chuẩn bị hàng".
- Xác nhận hàng loạt: Chọn nhiều đơn hàng cùng lúc và nhấn "Chuẩn bị hàng".
Shopee yêu cầu chọn phương thức giao hàng trước khi xác nhận đơn.
Quy định thời gian xử lý đơn hàng trên Shopee:
| Hành động | Thời gian xử lý |
|---|---|
| Nhấn chuẩn bị hàng | Trong 2 ngày (không tính Chủ nhật, ngày lễ) |
| Giao hàng cho đơn vị vận chuyển (ĐVVC) | Trong 4 ngày (kể từ khi đơn phát sinh) |
Thời gian xác nhận lấy hàng của Đơn vị vận chuyển:
- VN Post: 12H trưa
- J&T, Ninja Van: 4H chiều
- Các đơn vị vận chuyển còn lại: 3H chiều
Nếu Shop không kịp bấm xác nhận đơn trước thời gian này, Người bán vẫn có thể nhấn xác nhận đến 24H cùng ngày nhưng với hình thức tự mang hàng tới bưu cục.
4.2 In đơn hàng
Hệ thống hỗ trợ in đơn hàng cho một hoặc nhiều đơn của cùng một sàn.
Điều kiện: Cần có mã vận đơn để thực hiện in.
5. Xuất file đơn hàng
Tính năng này giúp bạn xuất dữ liệu đơn hàng để xử lý và theo dõi thông tin đóng gói.
Cách thực hiện:
- Lọc hoặc chọn các đơn hàng cần xuất file.
- Nhấp vào biểu tượng Xuất file đơn hàng.
- File xuất ra sẽ được gửi về email của cửa hàng.
6. Xem chi tiết đơn hàng
Nhấp vào mã đơn hàng trong danh sách để xem chi tiết thông tin bao gồm:
| Mục | Mô tả |
|---|---|
| Chi tiết đơn hàng | Bao gồm tên khách hàng, địa chỉ giao hàng, lịch sử giao hàng, sản phẩm trong đơn hàng. |
| Liên kết sản phẩm | Hiển thị thông tin trạng thái liên kết giữa sản phẩm trên Sapo và Shopee. |
| Liên kết đơn hàng | Thể hiện mối quan hệ giữa đơn hàng trên Shopee và Sapo (mã đơn, trạng thái đơn, tổng tiền). |
Mọi thắc mắc chưa được giải quyết vui lòng tạo ticket hoặc liên hệ tổng đài 1900 6750 để được tư vấn và giải đáp.
